المجلس

مقدمة

1 - تستكمل هذه الوثيقة المعلومات الواردة في الوثيقة CL 116/8 - Sup.1 المتعلقة بترشيحي غواتيمالا وكندا اللتين عرضتا استضافة المؤتمر العالمي للغابات في عام 2003. وقد قام مدير قسم المؤتمر والمجلس وشؤون المراسم بجمع المعلومات الواردة أدناه أثناء بعثة لتقصي الحقائق أوفدت الى كلا البلدين المرشحين. وكان الغرض من هذه البعثة، التي نفذت في الفترة من 18 - 28 مايو/ أيار 1999، هو دراسة الترتيبات اللوجستية مع السلطات المعنية وتقييم مدى توافر البنى الأساسية الملائمة لانعقاد المؤتمر (مرافق الاجتماعات والفنادق، والنقل، وما إلى ذلك).

2 - وقد استرشدت البعثة أدائها لهذه المهمة، بما يلي:

· المبادئ التي تنظم مؤتمرات الغابات العالمية، بصيغتها التي أقرها المجلس في دورته الرابعة والستين في عام 1974 ثم حدثها في دورته الخامسة عشرة بعد المائة في عام 1998.

· الخطوط التوجيهية الفنية والتنفيذية لتنظيم المؤتمرات العالمية للغابات التي أعدتها مصلحة الغابات في المنظمة (يوليو/ تموز 1998).

· المحاضر الموجزة للخبرة المكتسبة من المؤتمر الأخير الذي عقد في أنتاليا (تركيا) في أكتوبر/ تشرين الأول 1997، بصيغتها المقدمة من مصلحة الغابات في المنظمة.

3 - ويتضمن المرفق 1 المعايير والبارمترات المستخدمة. ويتضمن المرفق 2 جدولا يلخص الاحتياجات والظروف في كل موقع من الموقعين.

غواتيمالا (مدينة غواتيمالا)

الهيكل التنظيمي

4 - تعتزم الحكومة إنشاء لجنة تنظيمية تترأسها وزارة الزراعة وتشارك فيها الوزارات المعنية الأخرى (الخارجية، والداخلية)، والوكالات الحكومية (المعهد القطري للسياحة)، والقطاع الخاص، والمنظمات غير الحكومية. وسيتم إنشاء ست لجان فرعية تغطي الجوانب التنظيمية الرئيسية (المرافق اللوجستية، والبنى الأساسية، والبرنامج، والتمويل، والترويج، والاتصالات). وستتولى الأمانة الاتصال بالمنظمة وتقديم التقارير إلى اللجنة التنظيمية.

5 - وتود الحكومة إعطاء المؤتمر بعدا إقليميا عن طريق إشراك بلدان ومؤسسات أخرى من أمريكا الوسطى (مثل مركز التدريب والبحث في مجال الزراعة الاستوائية) في تنظيمه وتنفيذه.

6 - ويتولى "مكتب المؤتمرات" المشكّل والمساند من غرفة السياحة، والمعهد القطري للسياحة، ومؤسسة التنمية، توفير خدمات اتصال مجانية مع صناعة السياحة (الفنادق، وشركات الطيران والشركات السياحية، ووسائل الإعلام).

مرافق المؤتمرات والمعارض

7 - المراكز الرئيسية للمؤتمرات هي:مركز مؤتمرات "الهيات ريغنسي"، ومركز مؤتمرات "الماريوت"، ومركز مؤتمرات "ريال كامينو". والمراكز الثلاثة ملحقة جميعها بفنادق خمس نجوم.

8 - ويضم مركز مؤتمرات "الهيات ريغنسي" 12 قاعة اجتماع متباينة الحجم. وتصل الطاقة الاستيعابية لأكبر هذه القاعات (Salon de la Paz) إلى 000 6 مشترك، وهي مرتبة على هيئة قاعة مسرح (600 3 متر مربع). غير أن هذه القاعة هي أكثر ملاءمة لإقامة المعارض أو الاحتفالات الاجتماعية الكبرى عنها لعقد الاجتماعات.

9 - ويمكن تحويل قاعة Salon Tikal (1003 مقعد، 1402 مترا مربعا) إلى خمس قاعات أصغر حجما تتألف من: المبنى الرئيسي ( Tikal، 2001 مقعد)، وقاعتين للجان (600 مقعد لكل قاعــة)، وقاعتيــن أصـغر مسـاحة (250 مقعدا لكل قاعة). ويمكن تقسيم هذه القاعات جميعا إلى وحدات أصغر حجما. وبالإضافة إلى ذلك، يمكن استخدام خمس قاعات تتراوح مساحاتها بين 40 و92 مترا مربعا كقاعات للمجموعات المختلفة أو كأماكن لمكاتب هيئة المكتب أو الأمانة. كما يمكن استخدام الأماكن الفسيحة الأخرى مثل الردهات والأروقة في هذه الأغراض. وتتوافر المساحة الكلية المطلوبة للمكاتب (200 1 متر مربع).

10 - ويضم مركز مؤتمرات الماريوت، الذي أنشئ مؤخرا، قاعة للمؤتمرات تبلغ مساحتها 010 2 أمتار مربعة بها 100 2 مقعد (مرتبة على هيئة قاعة مسرح)، ويمكن تحويلها أيضا إلى مساحات أصغر حجما. ويشمل المركز تسع قاعات اجتماع إضافية، تضم أكبرها (Los Reyes) 000 1 مقعد ويمكن تقسيمها أيضا إلى مساحات مختلفة. وتتراوح الطاقة الاستيعابية لقاعات الاجتماع الثماني الأخرى بين 70 و 325 مقعدا. وهناك 10 مكاتب للإدارة العليا يمكن أن يستوعب كل منها عددا يصل إلى 35 شخصا، و11 قاعة استقبال توفر مساحة ملائمة لاستيعاب مكاتب الإدارة العليا أو السكرتارية. ويمكن استخدام الأروقة والردهات في الخدمات المساندة (آلات التصوير، والاتصالات، والوثائق، وما إلى ذلك). وتتوافر أيضا المساحة المطلوبة لهذه الأغراض، بما في ذلك مرافق وسائل الإعلام.

11 - أما مركز مؤتمرات رويال كامينو فيشمل قاعة Gran Salon Real (896 1 مترا مربعا، 100 2 مقعد) التي يمكن تقسيمها إلى ثلاث وحدات تضم كل منها نحو 700 مقعد، وثلاث قاعات اجتماعات (تضم عددا يتراوح بين 270 و330 مقعدا)، وأربع قاعات إضافية في الطابق العلوي تبلغ مساحتها الإجمالية 355 مترا مربعا يمكن استخدامها كقاعات للمجموعات المختلفة أو كأماكن للمكاتب. والمساحة المتوافرة للمكاتب أقل ملاءمة عن نظيرتيها في المركزين الآخرين.

تحت الإنشاء

12 - فندق إنتركونتيننتال:يشمل 14 قاعة اجتماع (تبلغ مساحتها نحو 000 2 متر مربع)، وتضم أكبر قاعة منها 860 مقعدا مرتبا على هيئة قاعة مسرح. وسيفتتح الفندق في أكتوبر/ تشرين الأول 1999.

13 - مبني قاعة غواتيمالا Salon Guatemala، برحبة الصناعة Parque de la Industria (اللجنة الدائمة لمعارض غواتيمالا COPEREX). وهو مبنى متعدد الأغراض تعلوه قبة واسعة (لا توجد به أعمدة داخلية) يسع 000 6 مقعد مترتب على هيئة مسرح عند استخدامه في الاجتماعات. وسيفتتح لإقامة معرض أول فيه في يوليو/ تموز 1999، وينتظر أن ينتهي العمل به في أكتوبر/ تشرين الأول 1999.

المعارض

14 - يوفر كل من مركز الهيات ريغنسي ومبنى COPEREX مساحة كافية وتسهيلات إضافية لسهولة وصول النقل الثقيل، وأرصفة لتحميل وتفريغ البضائع... ). ورحبة الصناعة Parque de la Industria مكان مخصص لإقامة المعارض يقع على مقربة من وسط المدينة، وقد دخل حيز التشغيل الكامل باستثناء قاعة غواتيمالا Salon Guatemala.

المعدات

15 - تتوافر في مراكز المؤتمرات الثلاثة المعدات الملائمة للاتصالات (من فاكس وتلكس وهاتف)، واستنساخ الوثائق، وأجهزة الحاسوب، والوصلات بشبكة الانترنت، وقد أفادت هيئة الإشراف على الاتصالات أنه لا توجد مشكلة تحول دون زيادة الطاقة الحالية (وذلك مثلا بإضافة خطوط هاتفية أخرى) قبل المؤتمر، تبعا للحاجة. وجميع قاعات الاجتماع مكيفة الهواء.

16 - وسيقتضي الأمر استئجار معدات الترجمة الفورية اللازمة للمؤتمر، لأن قاعة الاجتماع ليست مزودة بمقصورات الترجمة الفورية. ويوجد في غواتيمالا عدد كاف من الشركات المختصة، مما يتيح طرح عطاءات تنافسية.

لوجستيات الاجتماع

17 - يقع إثنان من مراكز المؤتمرات الثلاثة، هما الماريوت وكامينو ريال، على مقربة من أحدهما الآخر في وسط المدينة (zona viva) حيث توجد أيضا معظم الفنادق الفاخرة الأخرى. أما مركز الهيات ريغنسي فيبعد بنحو ثمانية كيلومترات عن المركزين الآخرين (20 دقيقة مع مراعاة حالة المرور).

18 - ويمكن عقد الجلسات العامة لدى افتتاح واختتام المؤتمر، تبعا لعدد المشتركين، إما في فندق الهيات وإما في القاعة الجديدة الجاري إنشاؤها في رحبة الصناعة Parque de la Industria ،القريبة من وسط المدينة. ويمكن عقد جلسات اللجان في كل من الماريوت و/أو كامينو رويال، تبعا للحاجة. وإذا لم يتجاوز العدد الأقصى للجلسات التي تعقد في وقت واحد ثلاث جلسات، يمكن عقدها في أي من هذين المركزين بسبب إمكانية تقسيم قاعتيهما الرئيسيتين. ويمكن أن تتخذ الأمانة مقرا لها في الماريوت حيث تعد الأماكن المخصصة للمكاتب أكثر ملاءمة.

19 - وعملا على تفادي استخدام مكبرات الصوت المحمولة، سيقتضي الأمر ترتيب قاعات اللجان على هيئة الفصول الدراسية بدلا من ترتيبها على هيئة قاعة المسرح، وتزويدها بمكبرات صوت كابلية وسماعات محمولة للاستماع إلى الترجمة الفورية. وسيؤدي هذا إلى تخفيض عدد المقاعد بنحو 25 في المائة، ولكن هذا العدد سيظل كافيا لاستيعاب احتياجات المؤتمر.

20 - وتتوافر خدمات الترجمة والترجمة الفورية، وخاصة من وإلى الإنجليزية والأسبانية. أما بالنسبة للغات الأخرى فقد يتطلب الأمر مساعدة من المنظمة.

الطاقة الفندقية

21 - فيما يلي مجموع الغرف والأسرة المتاحة في مدينة غواتيمالا ومدينة أنتيغوا (على مبعدة 35 كيلو مترا من مدينة غواتيمالا). وسيضيف فندق إنتركونتيننتال، وهو فندق خمس نجوم 237 غرفة أخرى.

22 - وتتفق مستويات الفنادق مع المعايير الدولية. وتوفر الفنادق التي تندرج في الفئات الأدنى (من نجمتين إلى ثلاث نجوم) ظروفا جيدة من حيث الراحة والنظافة بأسعار متواضعة. وفيما يلي بيان عدد الغرف في كل فئة فندقية ونطاق أسعارها (في مايو/ أيار 1999):

(يعزى الفرق بين عدد غرف الفنادق في مدينة غواتيمالا (765 4 غرفة) والعدد الكلي الوارد أعلاه (702 3 غرفة) إلى توافر غرف إضافية في بيوت الشباب، والمدن الجامعية، وأماكن الإقامة الداخلية، وما إلى ذلك).

خدمات الطعام

23 - توفر الفنادق بوجه عام خدمات الطعام الخاصة بها والتي تضم طائفة واسعة من الأطعمة الدولية والقطرية بأسعار معقولة. وبالإضافة إلى ذلك توفر المدينة طائفة من المطاعم (نحو 80 مطعما) ذات نطاق سعري واسع.

النقل الدولي

24 - يوجد بمدينة غواتيمالا مطار دولي وتربطها خطوط طيران مباشرة بكثير من المدن في الولايات المتحدة وأوروبا. كما تربطها خطوط طيران مباشرة متواترة ببلدان أمريكا الوسطى وأمريكا اللاتينية.

الأمن

25 - تحسنت ظروف الأمن تحسنا كبيرا منذ التوقيع على اتفاقات السلام في عام 1996 وإرساء السياسة المدنية الوطنية. وتبدو الحالة في المدينة عادية، وإن كانت الأمم المتحدة مازالت تطبق المرحلة الأمنية رقم 1. وستتخذ وزارة الداخلية تدابير أمنية خاصة من أجل المؤتمر.

الميزانية والتمويل

26 - استنادا إلى ميزانية تقديرية تبلغ 6 ملايين دولار، ستتخذ الحكومة الترتيبات المؤقتة التالية:

- 35 في المائة تغطيها الميزانية الإدارية للحكومة؛
- 10 في المائة توفرها بلدان أمريكا الوسطى الأخرى؛
- 15 في المائة يوفرها القطاع الخاص؛
- 25 في المائة توفرها مؤسسات متعددة الأطراف ولجان متبرعة أخرى في إطار اتفاقات معقودة مع حكومة غواتيمالا؛
- 15 في المائة تجمع من رسوم التسجيل في المؤتمر، باستثناء تسجيل البلدان النامية التي ستخضع لترتيبات خاصة.

27 - وستتخذ تدابير خاصة لدعم حضور وفود البلدان النامية.

المرافق الطبية

28 - تضم فنادق الدرجة الأولى خدمات الطوارئ الطبية الخاصة بها. وتضم هيئة Red Hospitalaria مستشفيات وعيادات (عامة وخاصة) منتشرة في جميع أنحاء البلد. وتتوافر خدمات الإسعاف الأولي والطوارئ في مراكز المؤتمرات، كما يوفرها الصليب الأحمر.

الزيارات الميدانية

29 - حددت الهيئات المعنية للغابات ست مناطق ايكولوجية تغطي أنواعا مختلفة من الغابات (من صنوبرية، ومطيرة، وشبه قاحلة، وما إلى ذلك) يسهل الوصول إليها من مدينة غواتيمالا عن طريق الجو أو البر.

موعد المؤتمر

30 - لم تقرر السلطات بعد موعد انعقاد المؤتمر، في حالة اختيار غواتيمالا مكانا له. وتعد الأحوال الجوية طيبة في معظم أوقات السنة ولكن أشير إلى أن شهري أبريل/ نيسان أو مايو/ أيار، قبل حلول موسم الأمطار، يعدان مناسبين إذ تتراوح أثناءهما درجة الحرارة بين 18 و24 درجة مئوية.

كندا (مدينة كيبيك)

الهيكل التنظيمي

31 - ستكون المؤسسة المضيفة هي وزارة الموارد الطبيعية في كيبيك، التي ستنظم المؤتمر بالاشتراك مع إدارة الموارد الطبيعية للغابات الكندية. وستعتمد المؤسسة المضيفة على تعاون جميع المؤسسات المعنية بقطاع الغابات في كندا، على نحو ما أكده المجلس الكندي لوزراء الغابات. وسيضم الشركاء الآخرون القطاع الخاص والمنظمات غير الحكومية والجامعات ومؤسسات البحوث.

32 - وسيترأس اللجنة التنظيمية نائب وزير الغابات في كيبيك والمدير العام لفرع السياسات والتخطيط والشؤون الدولية في إدارة الموارد الطبيعية الكندية. وستنشأ عدة لجان فرعية لتغطية الجوانب التنظيمية المختلفة، وتقدم تقاريرها مباشرة إلى الأمين العام، تحت إشراف اللجنة التنظيمية.

33 - وستضم الأمانة أخصائيين في المجالات التي تغطيها اللجان الفرعية تحت قيادة الأمين العام، الذي سيكون حجة معترف بها في ميدان الغابات.

34 - وستستعين المؤسسة المضيفة على نطاق واسع بشبكة الانترنت والوسائل الالكترونية في ترويج وتنظيم المؤتمر، بما في ذلك إصدار الدعوات ووثائق التسجيل. ويوفر مكتب الإسكان المركزي خدمات مركزية لحجز القاعات والغرف.

مرافق المؤتمرات والمعارض

35 - يعد مركز مؤتمرات مدينة كيبيك، الذي أنشئ في عام 1996، مركزا كبيرا وحديثا يمكنه أن يستوعب المؤتمر بأكمله داخل مبنى واحد. وهو يغطي مساحة قدرها 000 34 متر مربع ويمكنه أن يستوعب عددا يصل إلى 000 10 مشترك في أي وقت من الأوقات. والمساحة المخصصة لإقامة المعارض (في الطابق الرابع) يمكن ترتيبها على هيئة قاعة مسرح بحيث تستوعب 500 7 مشترك إذا استخدمت في الاجتماعات.

36 - ويمكن أن تضم قاعة المؤتمر 500 3 مقعد ويمكن تقسيمها إلى ثلاثة أجزاء، تغطي 50 و25 و25 في المائة من المساحة الكلية على التوالي. ويمكن الجمع بين هذه الأجزاء بطرق مختلفة. كما يضم المركز قاعة متعددة الأغراض تضم 300 2 مقعد (مرتبة على هيئة قاعة مسرح) ويمكن تقسيمها إلى أربعة قطاعات متساوية تقريبا ويمكن الجمع بينها أيضا بتوليفات شتى. وتوجد قاعات أخرى في الطابق نفسه تتراوح طاقاتها الاستيعابية بين 50 و440 مقعدا. ويمكن تنفيذ تقسيمات متعددة للمساحات المتاحة باستخدام حواجز عازلة للصوت. وتعد القاعات الأربع الموجودة في الطابق الثالث أصغر حجما (يتراوح عدد مقاعدها بين 200 مقعد و350 مقعدا) ويمكن أيضا تقسيمها والجمع بين أجزائها المختلفة بطرق عدة.

37 - وكل قاعات الاجتماعات ملحق بها بهو ومساحة خدمات تستخدم في توزيع الوثائق أو تقديم المرطبات والوجبات الخفيفة.

38 - وسيرتب المركز، تبعا للخطط التفصيلية للمؤتمر، بما يسمح بتوفير مساحة كافية للأمانة بجوار قاعات الاجتماع. كما تتوافر قاعات اجتماع إضافية في فندقين مجاورين تربطهما بالمركز عدة ممرات. غير أن الأمر لن يستلزم استخدام هذه المرافق بالنظر الى طاقة مركز المؤتمرات ذاته.

39 - وستعقد حكومة كندا الاجتماع الوزاري، لأسباب تاريخية، في قصر فرونتناك وهو فندق خاص من فنادق الدرجة الأولى شهد إنشاء المنظمة في عام 1945 والاحتفال بعيدها الخمسيني.

المعدات

40 - المركز مجهز بأحدث ما وصلت إليه التكنولوجيا. فكل قاعات الاجتماعات مزودة بشاشات فيديو خاصة داخلية وخارجية، كما يمكن التحكم إلكترونيا في دخول القاعات. وتربط شبكات سمعية وبصرية قاعات الاجتماع جميعا. كما يضم المركز مساحة مخصصة للوسائط المتعددة تضم مرافق للمؤتمرات التليفزيونية وقاعات لوسائل الإعلام. كما يضم المركز مرافق خاصة به لتقديم خدمات الطعام لنحو 000 5 شخص. وتضم المساحة المخصصة لتسجيل المشتركين في مدخل المركز ثمانية مواقع.

41 - وقاعة المؤتمرات الرئيسية مزودة بثماني مقصورات للترجمة الفورية يمكن أن تنقسم إلى مجموعتين من أربع مقصورات في حالة تقسيم القاعة. وهي مزودة أيضا بمرافق مخصصة لدخول المعوقين إلى قاعات الاجتماع والمقاصف ودورات المياه.

لوجستيات الاجتماع

42 - سيعقد المؤتمر بأكمله، كما سلف الذكر، في مركز المؤتمرات (وفي قصر فرونتيناك). ويقع المركز على مسافة يمكن قطعها سيرا على الأقدام من كثير من الفنادق والمناطق التجارية والمطاعم.

43 - وتتوافر خدمات الترجمة والترجمة الفورية، وخاصة من وإلى الإنجليزية والفرنسية. أما بالنسبة للغات الأخرى فقد يقتضي الأمر مساعدة من المنظمة.

المعارض

44 - يضم المركز قاعة معارض في الطابق الرابع يمكن أن تستوعب 500 منصة متوسطة الحجم. والمركز مزود بقاعات تخزين كبيرة وأرصفة وممرات لتحميل وتفريغ البضائع يسهل الوصول إليها من الشارع. وإذا أقيم معرض في المركز فإن المركز يستطيع أن يرتب أمر إنهاء الإجراءات الجمركية على السلع المخصصة للمعرض.

الطاقة الفندقية

45 - تصل الطاقة الفندقية الكلية في مدينة كيبيك إلى 438 6 غرفة موزعة على النحو التالي:

46 - وبالإضافة إلى ذلك، تستطيع جامعة لافال توفير 000 2 غرفة أخرى من غرف الطلاب، تبعا لموعد انعقاد المؤتمر، ويتوافر على مقربة من وسط المدينة عدد آخر من الفنادق وأماكن الإقامة الداخلية (بنظام السرير ووجبة الإفطار).

47 - ويشمل سعر الفندق بوجه عام وجبة إفطار كونتننتال، وتسترد الضرائب لدى مغادرة البلد.

خدمات الطعام

48 - مدينة كيبيك مدينة سياحية تضم طائفة واسعة من المطاعم ذات أسعار معقولة تقدم أساسا وجبات فرنسية وأمريكية. وتوفر معظم الفنادق خدمات الطعام.

المرافق الطبية

49 - توجد ستة مراكز طبية في كيبيك. وهناك إدارة مركزية للطوارئ الطبية، كما تضم الفنادق الكبرى وحدات للطوارئ.

الميزانية والتمويل

50 - تقبل المؤسسة المضيفة الميزانية الإرشادية البالغة 6 ملايين دولار وتتصور التوزيع المؤقت لمصادر التمويل على النحو التالي:

- المؤسسة المضيفة: 35 في المائة
- الجهات الراعية للمؤتمر: 25 في المائة
- رسوم التسجيل: 25 في المائة
- مصادر أخرى: 15 في المائة

51 - وسينشأ حساب خاص لضمان مشاركة البلدان النامية، والشخصيات المدعوة للتحدث في المؤتمر، والضيوف الخاصين.

الأمن

52 - تعتبر مدينة كيبيك مدينة آمنة للغاية. ولا تعتزم السلطات اتخاذ أي ترتيبات أمنية خاصة بمناسبة المؤتمر.

الاتصالات الجوية الدولية

53 - تمر معظم خطوط الطيران من مدينة كيبيك وإليها عبر مونتريال أو تورنتو. وهناك رحلات جوية مباشرة إلى نيويورك ومدن أخرى في الولايات المتحدة وأوروبا.

الزيارات الميدانية

54 - سيحدد برنامج الزيارات أثناء الإعمال التحضيرية للمؤتمر. وقد وقع الاختيار بصورة أولية على منطقتين هما: محطات التجارب التي تديرها جامعة لافال بالقرب من مدينة كيبيك، وواحدة أو أكثر من مناطق الغابات النموذجية التي تتولى مسؤوليتها إدارة الغابات الكندية، وتعد أيضا موضوعا لبرنامج تعاون دولي.

موعد المؤتمر

55 - تخطط المؤسسة المضيفة لعقد المؤتمر في أواخر سبتمبر/ أيلول وبداية أكتوبر/ تشرين الأول 2003. وتتطلب الأحوال الجوية أثناء الخريف أن يرتدي المشاركون ملابس ثقيلة.

الاستنتاجات

56 - يتمتع الموقعان المحتملان كلاهما، من زاوية المرافق اللوجستية والبنى الأساسية، بطاقة كافية لعقد المؤتمر. وإن كانت مدينة كيبيك تتمتع بميزة وجود مركز كبير للمؤتمرات يمكن أن يعقد فيه المؤتمر بأكمله مما يبسط من ثم لوجستيات الاجتماع.

57 - ومن جهة أخرى، تعد الأسعار أكثر انخفاضا بوجه عام في غواتيمالا كما تعتبر الأحوال الجوية فيها أكثر مواتاة. كما أن البنى الأساسية كافية وتتطور بوتيرة سريعة.

58 - وفي كلا الموقعين، قد يستلزم الأمر تعاون المنظمة فيما يخص ترتيبات الترجمة والترجمة الفورية، وخاصة إذا أصبحت اللغات غير الأوروبية لغات عمل كاملة للمؤتمر.

59 - ولم يسبق لأي من الموقعين استضافة أي حدث دولي بحجم المؤتمر العالمي للغابات.

المرفق 1

الهيكل التنظيمي في البلد المضيف

· لجنة تنظيمية يترأسها مسؤول حكومي كبير وتمثل فيها على نطاق واسع الوزارات المعنية (الزراعة، والسياحة، والخارجية، تبعا لهيكل الحكومة المعنية) والقطاع الخاص، ومؤسسات البحوث، والمؤسسات الأكاديمية، والرابطات المهنية، والمنظمات غير الحكومية.

· لجان فرعية تعنى بالجوانب التنظيمية المختلفة للمؤتمر، مثل الوثائق، والدعاية، والمرافق اللوجستية، والبنى الأساسية، والاتصالات، وخدمات الاجتماعات، والزيارات الميدانية.

· أمانة تتمتع بمسوؤليات إدارية واستقلال إداري، يترأسها مسؤول حكومي كبير يستطيع الاتصال بالمستويات المسؤولة عن تقرير السياسات واتخاذ القرارات في الحكومة المعنية. وسيكون أعضاء الأمانة ذوي خبرة متخصصة في الجوانب التنظيمية المذكورة أعلاه وسيتمتعون بمعرفة كافية باللغة الإنجليزية.

المرافق اللوجستية

العدد المتوقع للمشتركين:500 4

المؤتمر والمعارض

· قاعة رئيسية (واحدة) تستوعب مقاعد من أجل 500 2 مشترك.
· قاعات للجان (ثلاث): 300 مقعد لكل قاعة.
· قاعات اجتماع (ثلاث): 150 مقعدا - 200 مقعد لكل قاعة.

وينبغي أن تكون كل القاعات في الفئات الواردة أعلاه مجهزة بمعدات الترجمة الفورية تغطي أربع لغات. وينبغي أن تكون مقصورة الترجمة الفورية متسقة مع معايير الرابطة الدولية للمترجمين الفوريين.

· قاعات للمجموعات المختلفة (4): 20 - 30 مقعدا لكل قاعة.
· قاعات للاجتماعات الإعلامية مع وسائل الإعلام (1): 50 -60 مقعدا.
· العدد الأقصى للجلسات المعقودة في وقت واحد: 3.

أماكن المكاتب

· أربعة مكاتب للإدارة العليا تخصص لهيئة مكتب المؤتمر.
· الأمانة: نحو 200 1 متر مربع يمكن تقسيمها إلى وحدات مرنة.
· مساحة للمعارض تستوعب نحو 200 منصة.
· مناطق مخصصة لاستخدامات محددة: وسائل الإعلام، توزيع الوثائق، تسجيل المشتركين.

المعدات

أجهزة عرض في قاعة الاجتماع؛ ودوائر تليفزيونية مغلقة؛ وصلات لأجهزة الحاسوب، ومرافق لاستنساخ الوثائق، ووصلات لشبكة الانترنت، واتصالات دولية عن طريق الفاكس والتلكس والهاتف.

الطاقة الفندقية

· توافر نحو 000 5 غرفة طوال فترة المؤتمر (منها 300 قبل موعد المؤتمر بشهر).
· طائفة واسعة من فئات الفنادق والأسعار المخفضة.
· توافر شركات متخصصة في حجز الفنادق.

النقل

· مطار دولي يوفر اتصالات جوية جيدة.
· النقل المحلي بما في ذلك بالحافلات من الفنادق إلى أماكن الاجتماع.
· عدد كاف من الشركات المحلية الخاصة، مما يتيح طرح عطاءات تنافسية فيما يتعلق بالخدمات المطلوبة.

الميزانية والتمويل

· المستوى الإرشادي: 6 ملايين دولار أمريكي، تغطي الفترة التحضيرية وعقد المؤتمر.
· ينبغي أن تشمل الميزانية اعتمادا لتمويل حضور المشتركين من البلدان النامية.
· رسوم تسجيل بأسعار مخفضة للمشتركين من البلدان النامية.

الخدمات والمرافق الأخرى

· المستشفيات وعيادات الطوارئ.
· ترتيبات أمنية خاصة قبل وأثناء المؤتمر.
· زيارات ميدانية تتعلق بموضوع المؤتمر.

المرفق 2