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RÉUNION CONJOINTE DE LA
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Rome, 5 mai 1999 |
MODIFICATION DU SYSTÈME DE DISTRIBUTION DES PRODUITS D'INFORMATION PAR QUOTA |
1. La Conférence de la FAO, lorsqu'elle a approuvé le Rapport d'évaluation du Programme 1996-97 à sa vingt-neuvième session du 7 au 18 novembre 1997, a fait siennes les recommandations du Conseil concernant les publications de la FAO et a décidé, en particulier, de lui déléguer le pouvoir de prendre les décisions requises pour mettre en _uvre le changement proposé dans la distribution des publications qui, au lieu d'être distribuées par quota, le seraient en fonction de "comptes de publications par pays", conformément à la recommandation figurant dans le rapport. Le Conseil, lors d'une étude effectuée à sa cent quinzième session en novembre 1998, a été invité à prendre note du fait qu'un certain nombre de questions pratiques et financières devaient être réglées et qu'une solution devait être trouvée pour mettre en _uvre le système de "comptes de publications par pays".
2. La diffusion de l'information est une des principales fonctions de la FAO comme le
stipulent les dispositions de l'Article I.1 de l'Acte constitutif. Depuis la Conférence
de 1949, l'Organisation distribue gratuitement aux Etats Membres des publications, des
périodiques et des documents importants qui sont en vente. Cette distribution gratuite
est actuellement régie par une formule qui a été approuvée par la Conférence en 1963.
Chaque pays membre est autorisé à recevoir gratuitement un nombre - ou quota -
d'exemplaires de publications et de périodiques mis en vente, qui est déterminé sur la
base de sa contribution au budget de l'Organisation. Le tableau ci-après présente cette
formule plus en détail.
Tableau 1. Distribution par quota selon le niveau de contribution
| Contribution du pays membre | Quota d'exemplaires des publications |
| Jusqu'à 0,25% du budget total | 12 |
| 0,26% à 0,50% | 18 |
| 0,51% à 1,00% | 24 |
| 1,01% à 1,50% | 30 |
| 1,51% à 2,00% | 36 |
| 2,01% et plus | 36 + 9 exemplaires par tranche supplémentaire de 1% de contributions au-delà de 2,01% |
3. En pratique, cela signifie que pour les 40 publications et périodiques en vente produits en 1998, le nombre d'exemplaires reçus s'échelonne entre un minimum de 12, pour un pays membre dont la contribution représente 0,25 pour cent du budget total, à un maximum de 243 exemplaires pour le pays membre qui apporte la plus grande contribution au budget. De plus, les Etats Membres ont reçu un exemplaire de chacun des 296 principaux documents publiés et, depuis 1990, un exemplaire de toutes les publications dans les séries informatisées (disquettes, CD-ROM). La diffusion dans chaque pays incombe aux gouvernements eux-mêmes.
4. L'incidence de cette distribution sur le nombre d'exemplaires d'une publication imprimée est présentée au tableau 2 ci-dessous. Les chiffres incluent les quotas de distribution à tous les Etats Membres et les exemplaires envoyés aux bureaux régionaux de la FAO, aux bibliothèques dépositaires et aux institutions des Nations Unies liées à la FAO par des accords d'échange de publications.
Tableau 2. Distribution par catégorie et par langue
| Catégorie | Anglais | Français | Espagnol | Arabe | Trilingue |
| P | 2 276 | 730 | 459 | 291 | 2 742 |
| M | 533 | 168 | 129 | 66 | 798 |
5. D'autres distributions gratuites de publications et documents de la FAO se font également par d'autres moyens, comme les listes de distribution spécialisées des divisions, qui sont tenues à jour par les départements techniques. Toute une gamme d'informations textuelles et photographiques, ainsi que des données et recueils statistiques, sont également disponibles sur le site Web de la FAO.
6. La diffusion des produits d'information de la FAO au sein des Etats Membres relève de la responsabilité des gouvernements eux-mêmes, par l'intermédiaire des Comités FAO dans les pays ou d'autres moyens choisis par les gouvernements. L'Organisation s'efforce aussi pour sa part d'assurer la diffusion par l'intermédiaire des agents de vente, du personnel de terrain et des instituts, spécialistes et techniciens nationaux.
7. En 1997, une étude des activités relatives aux publications à la FAO a été soumise à la Conférence dans le Rapport d'évaluation du Programme [REP] 1996-97 (C 97/4) Chapitre 5. Cette étude indique que bien souvent les quotas de publications ne sont pas bien utilisés et que parfois les publications ne sont même pas distribuées dans le pays. Même lorsque le pays fait tout ce qu'il peut pour assurer une bonne distribution, le système ne permet pas toujours d'envoyer les publications à ceux qui en ont vraiment besoin. Le REP a conclu que le système actuel n'est pas satisfaisant car il ne repose pas sur une demande et qu'en général il entraîne une perte considérable de matériel imprimé et une discordance entre le matériel envoyé régulièrement aux pays membres et leurs besoins réels. Avec le système de quotas actuel, les Etats Membres reçoivent des exemplaires de publications et de documents quel que soit l'intérêt du pays pour ce matériel. La distribution selon les listes des divisions est beaucoup mieux ciblée et le matériel envoyé aux bibliothèques dépositaires touche également une plus vaste audience. De plus, le système actuel favorise les Etats Membres dont la contribution financière au budget de l'Organisation est élevée. Par conséquent, les pays à faible revenu qui ont le plus besoin de données statistiques et d'informations agricoles techniques de base, sont ceux qui reçoivent le moins de matériel.
8. Le REP a recommandé d'instaurer un système de "comptes de publications par pays" pour remplacer le système actuel. A sa vingt-neuvième session, en 1997, la Conférence a accepté de modifier le système de quotas conformément aux recommandations du Conseil et a "décidé en particulier de lui déléguer le pouvoir de prendre les décisions requises pour mettre en _uvre le changement proposé dans la distribution des publications qui, au lieu d'être distribuées par quota, le seraient en fonction de "comptes de publications par pays"."
9. Le concept de "comptes de publications par pays" repose sur l'idée de mettre à la disposition de chaque Etat Membre un compte permettant au pays de commander des publications gratuites jusqu'à concurrence du montant maximum de ce compte. A sa réunion de novembre 1998, le Conseil a été informé que, pour que ce système fonctionne bien, il faudrait trouver des solutions à plusieurs problèmes financiers et pratiques.
10. En examinant de plus près la question, on a estimé que ce système serait trop
bureaucratique et coûteux, d'autant plus que le volume de publications disponibles pour
chaque pays avec ce nouveau système serait relativement faible et ne justifierait pas
l'établissement et l'entretien des mécanismes administratifs nécessaires. Les
principaux problèmes de ce système seraient les suivants:
11. Par ailleurs, pour examiner les questions pratiques et financières qu'entraîne la création d'un système de "comptes de publications par pays", l'Organisation a passé en revue les procédures suivies par les autres organisations des Nations Unies. La FAO est la seule organisation du système des Nations Unies à appliquer une formule de distribution officielle des publications qui soit déterminée par la contribution au budget. Les organisations adoptent des méthodes de distribution officielle différentes mais tous les Etats Membres sont traités sur un pied d'égalité. Elles distribuent gratuitement de 1 à 5 exemplaires par bénéficiaire et des copies supplémentaires peuvent être achetées, à tarif réduit ou à plein tarif, et peuvent même être obtenues gratuitement, la préférence étant accordée aux pays les moins avancés. Dans une organisation, chaque département est libre de décider la politique à suivre, publication par publication, sur la base de considérations administratives et budgétaires.
12. Sur la base de cette étude et compte tenu des difficultés bureaucratiques et des coûts élevés que représente la surveillance d'un système de "comptes de publications par pays", l'Organisation propose la procédure simplifiée ci-après.
13. Chaque Etat Membre recevra gratuitement un exemplaire des publications, périodiques, principaux documents et produits d'information informatisés mis en vente, publiés par la FAO dans la langue officielle du pays. Par conséquent, la FAO continuera à fournir un exemplaire des principaux documents et un exemplaire des produits d'information informatisés, mais le nombre de publications et périodiques en vente qui seront distribués gratuitement sera limité à un exemplaire par pays. Les frais de distribution et de livraison connexes seront imputés au budget ordinaire de l'Organisation.
14. Outre ces exemplaires imprimés, la FAO distribuera régulièrement, à titre gracieux, aux Etats Membres un CD-ROM contenant une version à jour pouvant être consultée du catalogue de la bibliothèque de la FAO, avec le texte complet des publications produites durant les 12 derniers mois. Ce CD-ROM complétera les distributions gratuites tout en permettant à chaque pays de constituer un centre de conservation de toutes les publications et de tous les documents de la FAO.
15. Pour s'assurer que tous les pays membres connaissent les nouveaux produits d'information de la FAO, l'Organisation continuera à annoncer les nouvelles publications sur son site Web et à publier son catalogue annuel énumérant toutes les publications de la FAO en cours d'impression.
16. Outre les exemplaires qu'ils recevront gratuitement, les gouvernements pourront acheter des exemplaires supplémentaires de toutes les publications avec 40 pour cent de réduction sur le prix figurant sur la couverture pour les pays développés et 60 pour cent pour les pays en développement.1 Pour s'abonner ou pour acheter des exemplaires des périodiques de la FAO, la remise proposée est de 25 pour cent et 35 pour cent respectivement pour les pays développés et les pays en développement. Pour toutes les commandes passées par les départements et les instituts gouvernementaux, le Groupe des ventes et de la commercialisation, GII, appliquera automatiquement les remises ci-dessus, dans le cadre du système de facturation habituel. Les frais de livraison pour ces commandes, à l'exclusion des abonnements aux périodiques qui incluent le coût de la livraison par avion, seront imputés sur la base des dépenses effectives selon le moyen de livraison choisi.
17. Il est indispensable de désigner un correspondant dans chaque pays pour identifier le/les bénéficiaire/s d'exemplaires gratuits dans leur pays et pour aider à acheminer vers les organismes appropriés les renseignements préliminaires concernant les produits d'information. D'un point de vue pratique, l'Organisation pense que, lorsqu'ils existent, les bureaux des représentants permanents à Rome seraient les correspondants les plus appropriés, mais il serait possible aussi de choisir un correspondant dans chaque pays.
18. L'assistance des représentants de la FAO serait également nécessaire. Outre la liaison avec GIII et avec les correspondants nationaux, s'ils sont désignés dans les différents pays, les représentants de la FAO faciliteraient les contacts avec les hauts fonctionnaires, aideraient à diffuser les renseignements préliminaires, à trouver des moyens de livraison fiables et peu coûteux et à envoyer des publications si nécessaire. Parallèlement, les bureaux des représentants de la FAO continueraient comme ils le font actuellement à s'occuper des ventes et des paiements en monnaie locale si nécessaire.
19. Les propositions contenues dans le présent document visent à rationaliser, à mieux cibler et à rendre équitable la distribution plutôt qu'à faire des économies importantes. L'envoi automatique d'un exemplaire des publications, périodiques, principaux documents et séries d'informations informatisées mis en vente, permettrait de distribuer aux Etats Membres tous les produits d'information de la FAO.
20. L'approche proposée diffère quelque peu de celle qui a été recommandée dans le REP, mais son objectif est le même, à savoir, modifier la base de diffusion des produits d'information, qui ne doit plus être orientée sur l'offre mais doit reposer sur la demande. Le Conseil est donc invité à approuver la proposition visant à abolir le système de quotas actuel et à introduire un système de distribution gratuite limitée et de vente à prix réduit qui permette de distribuer de façon plus efficace, ciblée et équitable les produits d'information de la FAO.
1 La définition des pays en développement et des pays développés repose sur le Rapport sur le développement dans le monde 1998/99, de la Banque mondiale. Le critère pour classer l'économie est le PNB par habitant et, en ce qui concerne le système de distribution proposé, les pays en développement sont ceux dont le PNB par habitant est de 785 dollars E.-U. ou moins.
