Índice

INTRODUCCIÓN

SISTEMA ACTUAL DE DISTRIBUCIÓN DE CUPOS

NECESIDAD DE UN CAMBIO

CONSIDERACIONES

PROPUESTAS

VENTAJAS DEL NUEVO SISTEMA PROPUESTO

Distribución equitativa

CONCLUSIÓN

INTRODUCCIÓN

1. Al aprobar el Informe sobre la Evaluación del Programa de 1996-97 en su 29º período de sesiones, celebrado del 7 al 18 de noviembre de 1997, la Conferencia de la FAO se mostró de acuerdo con las recomendaciones del Consejo por lo que respecta a las publicaciones de la FAO y, en particular, decidió delegar en el Consejo las facultades para tomar las decisiones pertinentes en aplicación de los cambios propuestos para la distribución de publicaciones pasando del sistema de distribución por cupos a un sistema basado en una "cuenta nacional de publicaciones", según se recomendaba en el Informe. En un examen presentado en su 115º período de sesiones de noviembre de 1998, se invitó al Consejo a que tomara nota de que, para poder aplicar el sistema de "cuentas nacionales de publicaciones", era necesario abordar varias cuestiones prácticas y financieras y buscar soluciones eficaces.

SISTEMA ACTUAL DE DISTRIBUCIÓN DE CUPOS

2. La difusión de información es una de las principales tareas de la Organización, según se estipula en el Artículo I.1 de la Constitución. Desde la Conferencia de 1949, la Organización ha distribuido gratuitamente a los Estados Miembros publicaciones, revistas y documentos principales de precio fijo. Esta distribución gratuita se rige actualmente por una fórmula que fue aprobada por la Conferencia en 1963. En virtud de esta fórmula, cada miembro tiene derecho a cierto número, o cupo, de ejemplares gratuitos de publicaciones y revistas de precio fijo, calculado con arreglo a su contribución al presupuesto de la Organización. En el Cuadro 1 que figura a continuación se ofrecen más detalles de la fórmula.

Cuadro 1. Distribución de cupos en función de la contribución

3. En la práctica, esto significa que, de los 40 documentos y revistas de precio fijo publicados en 1998, el número de ejemplares recibidos varió de un mínimo de 12, en el caso de los Estados Miembros cuya cuota representaba hasta un 0,25 por ciento del presupuesto total, a un máximo de 243 ejemplares recibidos por el Estado Miembro que efectuó la mayor contribución. Además, los Estados Miembros recibieron un ejemplar de la totalidad de los 296 documentos principales y, desde 1990, un ejemplar de todos los títulos de la serie informática (disquetes, CD-ROM). La distribución dentro de cada uno de los Estados Miembros incumbe a los propios gobiernos.

4. En el Cuadro 2 infra puede observarse el efecto que tiene esta distribución sobre el número de ejemplares de cada título impreso. Las cifras que figuran en el cuadro incluyen la distribución de cupos a todos los Estados Miembros y los ejemplares enviados a las Oficinas Regionales de la FAO, a las bibliotecas depositarias y a otros organismos de las Naciones Unidas con los que la FAO ha concertado acuerdos de intercambio de publicaciones.

Cuadro 2. Distribución por categorías e idiomas

5. Además, se distribuyen gratuitamente publicaciones y documentos de la FAO por varios otros medios, entre ellos las listas especializadas de destinatarios que mantienen los departamentos técnicos. Actualmente puede accederse también en el sitio Web de la FAO a una amplia variedad de información textual y fotográfica, así como a datos y compendios estadísticos.

6. La distribución apropiada de los productos informativos de la FAO dentro de los Estados Miembros incumbe primordialmente a los propios gobiernos, a través de los Comités Nacionales de la FAO o de otros canales que decidan los gobiernos. Por su parte, la Organización hace también todo lo posible para asegurar una difusión adecuada, mediante agentes de venta, personal de campo e institutos, especialistas y técnicos nacionales.

NECESIDAD DE UN CAMBIO

7. En el Informe sobre la Evaluación del Programa, 1996-1997 (C 97/4) _PER], Capítulo 5, se presentó a la Conferencia de 1997 un examen de las actividades de la FAO relacionadas con las publicaciones. Este examen puso de manifiesto que en muchos casos no se utilizaban adecuadamente las publicaciones del cupo y que podía incluso ocurrir que no se distribuyeran dentro de un país. Aun cuando los países hagan todo lo posible para asegurar una distribución efectiva, el sistema no se presta a orientar las publicaciones hacia los principales usuarios. El PER llegó a la conclusión de que el sistema actual de cupos no era satisfactorio, ya que no se basaba en la demanda y, en consecuencia, se estimó en general que daba lugar a un despilfarro considerable de material impreso y a una disparidad entre los materiales que se enviaban habitualmente a los Estados Miembros y las necesidades reales de éstos. Con arreglo al sistema actual de cupos, los Estados Miembros reciben ejemplares de las publicaciones y documentos independientemente del valor que tengan estos títulos para los países en cuestión. La distribución conforme a las listas de las direcciones está mucho mejor orientada y los materiales que se envían a las bibliotecas depositarias llegan también a un número mayor de lectores. Además, se considera que el sistema actual de cupos favorece a los Estados Miembros cuyas contribuciones financieras al presupuesto de la FAO son elevadas. Por consiguiente, los países con bajos ingresos, en los que son más necesarios los datos estadísticos y la información técnica de la Organización sobre el sector agrícola, reciben la proporción menor de materiales.

8. El PER recomendó que se iniciara un sistema de "cuentas nacionales de publicaciones" que sustituyera al sistema actual. En su 29º período de sesiones, la Conferencia de la FAO de 1997 convino en modificar el sistema de cupos de conformidad con las recomendaciones del Consejo y "decidió delegar en el Consejo las facultades para tomar las decisiones pertinentes en aplicación de los cambios propuestos para la distribución de publicaciones pasando del sistema de distribución por cupos a un sistema basado en una "cuenta nacional de publicaciones"".

CONSIDERACIONES

9. El concepto de "cuentas nacionales de publicaciones" se basó en la idea de poner a disposición de cada Estado Miembro una cuenta que le permitiera encargar publicaciones gratuitas hasta el límite máximo de dicha cuenta. En su período de sesiones de noviembre de 1998, el Consejo fue informado de que, para que este sistema funcionara debidamente, era necesario buscar soluciones a varias cuestiones prácticas y financieras.

10. Tras un examen ulterior, se ha considerado que este sistema sería excesivamente burocrático y costoso. Esto sucedería en particular porque el volumen de las publicaciones que se pondrían a disposición de cada país con arreglo a este plan sería relativamente pequeño y no justificaría el establecimiento y mantenimiento del mecanismo administrativo necesario. Los problemas principales de un plan de este tipo consistirían en:

• establecer un sistema de "cuentas nacionales de publicaciones" y velar porque cada gobierno designara un punto de contacto en representación de todos los ministerios interesados;
• capacitar a los puntos de contacto en los procedimientos que habrían de seguirse;
• asegurar que todas las peticiones con cargo a la "cuenta nacional de publicaciones" hubieran sido aprobadas por el gobierno y se hubieran canalizado correctamente a través del punto de contacto;
• justificar todas las peticiones, mantener correspondencia con los países en relación con el saldo de la cuenta, facilitar a los puntos de contacto información sobre el saldo disponible y asegurarse de que los gobiernos aprovecharan su cupo gratuito;
• cobrar las cantidades correspondientes al pago de los pedidos que excedieran del límite máximo de la "cuenta nacional de publicaciones".

11. Además, al examinar las cuestiones prácticas y financieras que entraña el establecimiento de un sistema de "cuentas nacionales de publicaciones", la Organización ha estudiado los procedimientos que siguen otros organismos de las Naciones Unidas. La FAO es el único organismo especializado del sistema de las Naciones Unidas que aplica una fórmula relacionada con la cuota para la distribución oficial de sus publicaciones. Los criterios de otros organismos en relación con la distribución oficial varían, pero todos los gobiernos de los Estados Miembros son tratados por igual. Los organismos proveen a la distribución gratuita de un número limitado de ejemplares que varían de uno a cinco por destinatario, y es posible comprar ejemplares adicionales, por lo general con un descuento o al precio íntegro, y en ocasiones gratuitamente, dándose preferencia a los países menos adelantados. En un solo caso, cada departamento podía tomar sus propias decisiones en cuanto a la distribución gratuita en función de cada título y con sujeción a consideraciones presupuestarias y administrativas.

PROPUESTAS

12. Habida cuenta de esta investigación, y teniendo presentes las complicaciones burocráticas y los altos costos que lleva consigo la vigilancia de un sistema de "cuentas nacionales de publicaciones", la Organización propone el procedimiento simplificado siguiente:

13. Cada Estado Miembro recibirá gratuitamente un ejemplar de todas las publicaciones, revistas, documentos principales y productos informáticos de precio fijo publicados por la FAO en el idioma oficial de trabajo del país. En otras palabras, aunque se mantiene el suministro de un ejemplar de todos los documentos principales, así como de los productos informáticos, el número de publicaciones y revistas de precio fijo se limitará a un ejemplar gratuito por país. Los costos de esta distribución y los gastos de envío conexos serán sufragados por la Organización con cargo al presupuesto ordinario.

14. Además de los ejemplares impresos que se envían a los gobiernos, la disponibilidad de los títulos de la FAO se complementaría con la distribución gratuita sistemática a los Estados Miembros de un CD-ROM que contendría una versión actualizada y consultable del catálogo de la Biblioteca de la FAO, con el texto completo de los títulos publicados durante los 12 meses anteriores. El envío del CD-ROM no sólo complementaría la distribución gratuita sino que además permitiría a cada país crear un depósito de todas las publicaciones y documentos de la FAO.

15. Para garantizar que todos los Estados Miembros estén al corriente de los nuevos productos informativos de la FAO, la Organización persistirá en su práctica actual de anunciar las nuevas publicaciones a través de su sitio Web y de publicar un catálogo anual en el que se recojan todos los títulos impresos de la FAO.

16. Además de su asignación gratuita, los gobiernos podrán adquirir ejemplares adicionales de cualesquiera títulos que deseen con un descuento del 40 por ciento sobre el precio de venta al público para los países desarrollados y del 60 por ciento para los países en desarrollo¹. En lo que respecta a las subscripciones a revistas de la FAO, o a la compra de ejemplares sueltos de éstas, el descuento propuesto es del 25 por ciento y 30 por ciento respectivamente para los países desarrollados y en desarrollo. El Grupo de Ventas y Comercialización (GIII) tramitaría automáticamente, a través de su sistema normal de facturación, todos los pedidos que recibiera de departamentos e instituciones gubernamentales con los descuentos antes mencionados. Los gastos de envío de esos pedidos, con excepción de los correspondientes a las subscripciones a revistas que incluyen ya la entrega por correo aéreo, se cargarían con arreglo a los gastos efectivamente realizados de conformidad con el método de envío elegido.

17. Es fundamental que se designe un punto de contacto/persona para cada Estado Miembro con el fin de determinar el destinatario o destinatarios de los ejemplares gratuitos en el país y facilitar la canalización de información preliminar relacionada con los productos informativos a los organismos apropiados dentro de ese país. Desde un punto de vista práctico, la Organización estima que las Representaciones Permanentes en Roma, cuando las hubiere, serían los puntos de contacto más apropiados para cuestiones de esta índole, aunque sería aceptable un punto de contacto identificado en cada país.

18. Al mismo tiempo, se necesitaría la ayuda de los Representantes de la FAO. Además de mantener las relaciones con el GIII y con los puntos de contacto nacionales, en caso de que estuvieran situados en los países, los Representantes de la FAO facilitarían las relaciones con los funcionarios gubernamentales, colaborarían en la difusión de información preliminar, contribuirían a determinar métodos de envío prácticos y fiables y colaborarían en el envío de los títulos, cuando fuera necesario. Al mismo tiempo, las Oficinas de los Representantes de la FAO seguirían desempeñando su función actual como puntos de venta alternativos y ocupándose de los pagos en moneda local en caso necesario.

VENTAJAS DEL NUEVO SISTEMA PROPUESTO

Distribución equitativa

19. Las propuestas que se presentan en este documento tienen por objeto lograr una distribución simplificada, mejor orientada y más equitativa, y no obtener economías importantes. El envío automático de un ejemplar de todas las publicaciones, revistas, documentos principales y series informáticas de precio aseguraría la plena distribución de los productos informativos de la FAO a los Estados Miembros.

CONCLUSIÓN

20. El método propuesto es algo diferente del que se recomendó originalmente en el PER, pero comparte el mismo objetivo básico de modificar la base de la difusión de los productos informativos, sustituyendo su actual orientación basada en la oferta por una orientación basada en la demanda. Por consiguiente, se pide al Consejo que apruebe la propuesta de supresión del sistema actual de cupos y la introducción de un sistema de distribución gratuita limitada y de ventas con descuento con miras a una difusión más eficiente, mejor orientada y más equitativa de los productos informativos de la FAO.

1   La definición de países en desarrollo y desarrollados se basa en el Informe sobre el Desarrollo Mundial 1998/99 del Banco Mundial. El criterio para clasificar las economías es el PNB per cápita y, a los efectos del sistema de distribución propuesto, los países en desarrollo se definen como los países con un PNB per cápita de 785 dólares EE.UU. o menos.