Comité de Finanzas

Antecedentes y finalidad

1. El origen de los estudios en que se basa el denominado sistema de determinación de costos se remonta al comienzo del decenio de 1970, cuando el sistema de las Naciones Unidas estaba tratando de establecer una tasa razonable para los gastos de apoyo a proyectos que habían de adeudar los organismos que ejecutaban proyectos en nombre del PNUD.

2. Durante los primeros años del decenio de 1990, los criterios y la metodología aplicados se examinaron y revisaron en su totalidad, atendiendo a la petición formulada por el Consejo de Administración del PNUD, en consulta con los cinco denominados "grandes" organismos de ejecución de proyectos (a saber la FAO, la OIT, la UNESCO, la ONUDI y el DSGAD, antes UNTCDC). También se realizaron estudios para la UNOPS, la UIT y la OMS. La metodología actual de la FAO se basa en los resultados de esas negociaciones.

3. Sin embargo, la FAO ha proseguido la encuesta de mediación del trabajo y el estudio de determinación de los costos consiguientes por una serie de razones, a saber:

• hasta hace poco, ha sido la fuente de datos para distribuir el tiempo del personal entre subprogramas en las cuentas financieras;
• proporciona los datos básicos para determinar los gastos de apoyo administrativo y operacional (AAO) y el costo de los servicios de apoyo técnico (SAT) para los correspondientes servicios prestados al Programa de Campo;
• indica los resultados del estudio de determinación de los costos que se utilizan en los informes presentados a los Órganos Rectores sobre la cuantía del apoyo del Programa Ordinario al Programa de Campo;
• permite reconocer los gastos de apoyo indirectos recuperables y variables y comparar esas cantidades con los reembolsos efectivamente recibidos;
• proporciona una serie cronológica de datos, preparados teniendo en cuenta la contabilidad del costo total, que se utilizan en estudios internos de costos, actividades encaminadas a lograr economías y comparaciones con puntos de referencia.
  

4. En resumen, el objetivo de la encuesta de medición del trabajo y el sistema de determinación de los costos es mantener, ampliar y mejorar la serie cronológica de datos sobre gastos que se ha elaborado para responder al principio de la contabilidad de costos en virtud del cual tanto los gastos generales fijos como los indirectos variables se distribuyen entre las actividades productivas de la Organización.

Metodología actual

5. La metodología consta de varios elementos importantes que se indican a continuación:

6. Una encuesta anual de medición del trabajo, realizada al final de cada año, en la que todo el personal de las categorías D-1 a G-5 (G-4 en las oficinas regionales y en los países) de los departamentos técnicos, dependencias operativas, oficinas regionales y oficinas de la FAO en los países completa un cuestionario. Además, también completa un cuestionario el personal de ciertas dependencias que prestan apoyo técnico y AAO, como por ejemplo:

• AUD, la Oficina del Inspector General, cuando realiza auditorías de proyectos de campo;
• LEG, la Oficina del Asesor Jurídico, cuando presta apoyo técnico a proyectos;
• GIL, la Dirección de la Biblioteca y Sistemas de Documentación, cuando presta apoyo a sistemas nacionales y a los proyectos que contribuyen a su desarrollo;
• AFSP, el Servicio de Compras, cuando adquiere insumos para proyectos que requieren la participación de la Sede; y
• PBEE, el Servicio de Evaluación, cuando presta servicios de evaluación a proyectos.
  

7. El personal utiliza el cuestionario para estimar el porcentaje de su tiempo que dedica a:

• actividades del Programa Ordinario;;
• servicios de apoyo técnico a proyectos (detallados por tipo y fuente de financiación de los servicios);
• servicios de apoyo administrativo y operacional a proyectos (detallados por componentes presupuestarios); y
• servicios prestados al Programa Mundial de Alimentos.

8. El trabajo de cada funcionario se mide teniendo en cuenta el costo estándar de su puesto (costos efectivos de los Servicios Generales en las oficinas en los países) y se agrupa por dependencias para obtener unos porcentajes que indiquen el trabajo de cada dependencia. Estos porcentajes se aplican a continuación a los gastos reales de personal y de otro tipo efectuados por la dependencia para determinar:

• los gastos directos efectuados por cada dependencia para las actividades del Programa Ordinario; y
• la parte de los gastos de la dependencia que es atribuible a actividades de AAO y SAT.

9. Hay que señalar que el número de funcionarios que completan el cuestionario para la encuesta de la FAO ha sido siempre muy superior al necesario para garantizar la fiabilidad estadística.

10. Una distribución de los costos de los departamentos administrativos (AF, PBE) asigna los costos de cada servicio a los departamentos técnicos y operacionales de la FAO sobre la base de la unidad o unidades estadísticas que mejor miden el trabajo ocasionado por los servicios. Por ejemplo, para cada una de las dependencias de AFF se utilizan las transacciones contables pertinentes, para el servicio de administración de edificios de AFSI los metros cuadrados de espacio ocupados en la Sede, etc.

11. Una reasignación de la parte de los costos administrativos asignados a cada dependencia técnica en el párrafo 9, basada en los porcentajes calculados en la encuesta de medición del trabajo

12. Una vez terminados estos cálculos, el costo total estimado para los servicios de AAO y SAT se divide por la cuantía total de los proyectos de campo ejecutados (Fondos Fiduciarios, PNUD y PCT) para obtener las tasas de AAO y SAT.

13. Cabe señalar que, como en el estudio PNUD/CCQA, y de conformidad con los acuerdos alcanzados entre los organismos y aprobados por el Consejo de Administración del PNUD, se han excluido ciertos costos y servicios; por ejemplo:

• se han excluido los gastos de viajes, traducciones, reuniones y consultores, adeudados a los presupuestos ordinarios de los departamentos técnicos, teniendo en cuenta que, si esos gastos fueran imputables a proyectos, se cargarían directamente a los presupuestos de dichos proyectos;
• se han excluido los gastos de la Oficina del Director General (ODG), Relaciones Exteriores, etc. en SAD y en las Oficinas de Enlace y Gobierno, aunque prestan apoyo indirecto al Programa de Campo, habida cuenta de que esas funciones deberían ser financiadas en su totalidad por el Programa Ordinario.

14. Estos gastos suelen excluirse también de las tasas calculadas para los organismos e instituciones de investigación privados. Por consiguiente, el producto está constituido por el costo total de todas las actividades, basado en los principios de contabilidad de los costos completos. Por consiguiente, al determinar el costo del apoyo al Programa de Campo se incluye la asignación de los costos fijos, como lo exige la metodología empleada.

Resultados, excluidos los gastos generales fijos

15. Aunque la metodología mencionada es apropiada para medir el costo completo de los servicios prestados a proyectos, por distintas razones es evidente que no es la ideal para la recuperación de los costos. La primera razón se relaciona con las consecuencias para la estructura financiera de la Organización, en caso de que se adoptara una política de recuperación total de costos. Dicha política supone que parte de la financiación de los gastos fijos (por ejemplo, la estructura de la administración superior) debería obtenerse de las recuperaciones de gastos de apoyo. Sin embargo, esto podría poner en peligro la viabilidad financiera de la Organización en caso de que se redujeran sensiblemente los programas de fondos extrapresupuestarios (de los que dependen dichas recuperaciones). Disminuirían los ingresos, mientras que no lo harían los gastos fijos, lo que provocaría un déficit que debería colmarse con otras fuentes de fondos. Por esta razón, los consultores que han asesorado a la FAO y a muchas otra organizaciones de las Naciones Unidas sobre esta cuestión no recomiendan la recuperación de los gastos fijos, a menos que sea inevitable porque la Organización depende totalmente de las recuperaciones de gastos de apoyo para obtener sus ingresos.

16. En segundo lugar, los donantes han expresado claramente que no están dispuestos a pagar el personal básico, que deberá financiarse con cargo al presupuesto ordinario, y de hecho este método da lugar a un elemento de doble presupuestación. Por ejemplo, si el puesto de un ADG ha de incluirse en el presupuesto ordinario y, después, cargarse también como costo indirecto de apoyo, es evidente que se asignaría la cantidad dos veces.

17. La metodología de exclusión de los gastos generales fijos elimina los siguientes elementos de los costos para calcular los gastos indirectos de AAO a proyectos. Esta metodología es la misma que la aplicada en los estudios de costos del PNUD.

18. Los gastos fijos excluidos son los siguientes:

• todos los costos relacionados con las Oficinas de ADG [AFD, AGD, ESD, FID, FOD, GID, SDD, TCD], con exclusión de las Dependencias de Apoyo a la Gestión (MSU), que se asignan a los gastos indirectos de apoyo a proyectos utilizando el cuestionario de medición del trabajo;
• todos los gastos generales fijos relacionados con el funcionamiento y mantenimiento de la infraestructura de tecnología de la información en AFI;
• todos los costos del funcionamiento del sistema financiero, salvo las Dependencias de AFF directamente responsables de la contabilidad del PNUD y Fondos Fiduciarios, que se tratan como gastos indirectos de apoyo a proyectos;
• todos los costos de la administración de la función central de personal en AFP;
• costos de espacio, seguridad, comunicaciones (salvo los que se adeudan directamente a proyectos), servicios de mensajería, registros centrales y compras para las actividades con cargo al Programa Ordinario administradas por AFS, aunque los costos de AFSP relacionados con compras para proyectos se tratan como gastos indirectos de apoyo a proyectos;
• los costos de preparación, control y evaluación de presupuestos ordinarios en PBE, si bien los costos del control y evaluación presupuestarios de proyectos se tratan como gastos indirectos de apoyo a proyectos o, en el caso de misiones de evaluación, como gastos directos de proyectos;
• los costos de los servicios jurídicos prestados por LEG, con exclusión de los servicios técnicos a proyectos que se tratan como gastos directos de proyectos (véase más adelante SAT); y
• los costos de la Auditoría Interna y Externa, excluidos los servicios directos a proyectos.

Conclusión

19. La FAO aplica los procedimientos utilizados en estudios similares realizados para gobiernos locales de los Estados Unidos, universidades y ONG internacionales. Estos procedimientos se rigen por principios aceptados de contabilidad internacional y han sido examinados y aceptados por auditores externos del PNUD y de otros organismos de las Naciones Unidas y de OING como por ejemplo la Federación Internacional de Sociedades de la Cruz Roja y de la Media Luna Roja. Todos los costos y las cifras relativas a proyectos ejecutados se concilian con los estados financieros anuales.

20. La encuesta de medición del trabajo y el sistema de determinación de los costos proporcionan a la Organización un instrumento valioso para conocer los costos de sus actividades. Esto permite determinar las esferas que resultan costosas en comparación con otras organizaciones y conocer los costos reales de sus actividades de manera que puedan fijarse sus precios en consonancia y, en general, facilita una gestión financiera de la Organización bien documentada.