Comité financier

Contexte et objet

1. Les origines des études qui ont abouti à ce qu'on appelle le système de comptabilité des prix de revient remontent au début des années 70, époque à laquelle les organisations des Nations Unies s'efforçaient d'établir un montant raisonnable des dépenses d'appui aux projets remboursables aux agents d'exécution de projets pour le compte du PNUD.

2. Au début des années 90, l'approche et les méthodes ont été entièrement revues et remaniées à la demande du Conseil d'administration du PNUD, en accord avec les cinq principaux agents d'exécution de projets (FAO, OIT, UNESCO, ONUDI et Département de l'appui au développement et des services de gestion, ex-Groupe spécial de la coopération technique entre pays en développement). Des études ont également été effectuées pour l'UNOPS, l'UIT et l'OMS. Les méthodes actuelles de la FAO s'appuient sur les résultats de ces négociations.

3. Cependant, l'Organisation a maintenu l'enquête d'évaluation de la charge de travail, qui est le fondement de l'étude d'évaluation des coûts, et ce, pour diverses raisons:

• elle a, jusqu'à une époque récente, fourni les données nécessaires à la répartition du temps de travail des fonctionnaires entre les sous-programmes dans les états financiers;
• elle fournit les données fondamentales qui permettent de calculer le coût du soutien administratif et opérationnel (SAO) et des services d'appui technique (SAT) pour les services correspondants fournis au Programme de terrain;
• elle fournit à l'étude d'évaluation des coûts des résultats à l'appui des rapports adressés aux organes directeurs sur l'importance du soutien du Programme ordinaire au Programme de terrain;
• elle permet d'identifier les coûts variables de soutien indirect recouvrables et de comparer ces montants avec les sommes effectivement remboursées;
• elle fournit une série chronologique de données préparée sur la base de la comptabilité des prix de revient intégraux, destinée à servir pour les études internes des coûts, les opérations devant aboutir à des économies et les comparaisons avec des bases de référence.

4. En résumé, on peut dire que l'enquête d'évaluation de la charge de travail et du système de comptabilité des prix de revient vise à maintenir, étoffer et améliorer la série chronologique des données relatives aux dépenses qui a été traitée pour tenir compte de la comptabilité des prix de revient, par laquelle les frais généraux indirects, tant fixes que variables, sont répartis entre les activités productives de l'Organisation.

Méthode actuelle

5. La méthode repose sur plusieurs éléments importants:

6. Une étude d'évaluation de la charge de travail menée à la fin de chaque année, dans le cadre de laquelle des questionnaires sont remplis par des fonctionnaires de toutes les classes (D-1 à G-5) (G-4 dans les bureaux de terrain et les bureaux régionaux) des départements techniques, unités opérationnelles, bureaux régionaux et bureaux de la FAO dans les pays. En outre, des questionnaires sont également remplis par les fonctionnaires de certaines unités qui fournissent un soutien SAO ou technique, notamment:

• Le Bureau de l'inspecteur général (AUD), qui réalise des vérifications des comptes des projets de terrain;
• Le Bureau du Conseiller juridique (LEG), qui fournit un appui technique aux projets;
• La Division de la bibliothèque et des systèmes documentaires (GIL), qui fournit un appui aux systèmes nationaux et aux projets en faveur du développement de ceux-ci;
• Le Service des contrats et achats (AFSP), qui achète des apports aux projets pour lesquels le siège doit intervenir; et
• Le Service de l'évaluation (PBEE), qui fournit des services d'évaluation des projets.

7. Les fonctionnaires utilisent le questionnaire pour estimer le pourcentage de leur temps consacré à:

• des activités du Programme ordinaire;
• des services d'appui technique aux projets (ventilés par type et par source de financement des services);
• des services administratifs et opérationnels aux projets (ventilés par élément de budget);
• des services fournis au Programme alimentaire mondial.

8. Les efforts individuels de travail des fonctionnaires sont évalués sur la base du coût normalisé de leur poste (coûts effectifs des fonctionnaires des services généraux dans les bureaux des représentants de la FAO dans les pays) et regroupés par unité pour calculer des pourcentages correspondant à l'effort de travail de chaque unité administrative. Ces pourcentages sont ensuite appliqués aux coûts effectifs de personnel et aux autres coûts engagés par l'unité pour établir:

• les coûts directs engagés par chaque unité pour des activités du Programme ordinaire; et
• la proportion des coûts de l'unité imputable aux activités de SAO et de SAT.

9. Il est à noter que le nombre de fonctionnaires ayant rempli les questionnaires de l'enquête de la FAO a toujours été bien supérieur au minimum nécessaire pour assurer la fiabilité statistique.

10. Une répartition des coûts des départements administratifs (AF, PBE) affecte les coûts de chaque service aux départements techniques et opérationnels de la FAO sur la base de l'unité ou des unités statistique(s) permettant d'évaluer mieux l'effort de travail créé par les services. Par exemple, on utilise les opérations comptables pertinentes pour chaque unité administrative d'AFF, la superficie utilisable occupée au siège pour le service de gestion des bâtiments à AFSI, etc.

11. Une réaffectation de la part des coûts administratifs attribués à chaque unité technique visée au paragraphe 9 est effectuée sur la base des pourcentages calculés dans le cadre de l'enquête sur la charge de travail.

12. Une fois ces calculs terminés, le coût total calculé pour les services de SAO et de SAT est divisé par le nombre total de projets de terrain exécutés (fonds fiduciaires, PNUD et PCT), ce qui permet d'obtenir les montants de SAO et de SAT.

13. Il est à noter que, comme dans l'étude PNUD/CCQA, certains coûts et services sont exclus, conformément aux accords conclus entre les institutions et approuvés par le Conseil d'administration du PNUD, à savoir;

• les coûts des voyages, traductions, réunions et experts imputés sur le budget ordinaire des départements techniques sont exclus, car si ces coûts sont imputables aux projets, ils sont directement inscrits au budget de ceux-ci;
• les coûts de la Direction générale (ODG), des relations extérieures, etc, des conseillers spéciaux auprès du Directeur général, des bureaux de liaison et les coûts afférents à la gouvernance sont exclus, bien qu'ils correspondent à un appui indirect au Programme de terrain, car ces fonctions doivent être intégralement financées par le Programme ordinaire.

14. Ces coûts sont aussi en général exclus des montants calculés pour les institutions privées et les instituts de recherche. On obtient donc le coût total de l'ensemble des activités sur la base des principes de comptabilisation du coût intégral. Le coût de l'appui au Programme de terrain est donc identifié compte tenu de l'affectation de coûts fixes, comme le nécessite cette méthode.

Résultats - non compris les frais généraux fixes

15. Si la méthode ci-dessus est appropriée pour calculer le coût intégral des services fournis aux projets, ce n'est pas un bon moyen pour le recouvrement des coûts, pour plusieurs raisons. La première est liée aux incidences qu'aurait une politique de recouvrement intégral des coûts sur la structure financière de l'Organisation. Une telle politique suppose qu'une partie des frais fixes (par exemple, la structure du personnel de direction) soit financée par des remboursements de dépenses d'appui. Cela pourrait mettre en péril la solidité financière de l'Organisation si les activités extrabudgétaires (sur lesquelles reposent ces remboursements) diminuaient de façon sensible. En effet, les recettes baisseraient alors que les frais fixes resteraient par définition inchangés - d'où un déficit qui devrait être comblé par d'autres sources de financement. C'est pourquoi les consultants qui ont donné des avis à ce sujet à la FAO et à de nombreuses autres organisations du système des Nations Unies ne recommandent pas le recouvrement des frais fixes, sauf si cela est inévitable parce que l'organisation tire la totalité de ses recettes du recouvrement des dépenses d'appui.

16. La deuxième raison est que les donateurs ont clairement spécifié qu'ils n'étaient pas disposés à payer pour le personnel de base qui devrait être financé par le Programme ordinaire et, de fait, une telle approche aboutirait à une double imputation au budget. Par exemple, si le poste d'un Sous-Directeur général est inscrit au budget ordinaire, et si, dans un deuxième temps, ce poste est imputé au titre des dépenses d'appui indirect, il est évident que le montant serait crédité deux fois.

17. La méthode employée pour exclure les frais généraux fixes consiste à éliminer les éléments suivants pour obtenir le coût de l'appui indirect aux projets au titre du SAO. Cette méthode est la même que celle appliquée dans les évaluations des coûts du PNUD.

18. Sont exclus les frais fixes suivants:

• tous les coûts liés aux bureaux des sous-directeurs généraux [AFD, AGD, ESD, FID, FOD, GID, SDD, TCD], à l'exclusion de ceux afférents aux unités administratives de soutien, qui sont imputés sur les dépenses d'appui indirect aux projets, à l'aide du questionnaire d'évaluation de la charge de travail;
• tous les frais généraux fixes correspondant au fonctionnement et à la maintenance de l'infrastructure de technologie de l'information par AFI;
• tous les coûts de fonctionnement du système financier, à l'exclusion de ceux des unités de la Division des finances (AFF) directement responsables de la comptabilité du PNUD et des fonds fiduciaires, qui sont traités comme des dépenses d'appui indirect aux projets;
• toutes les dépenses d'administration de la fonction centrale Personnel, par la Division du personnel (AFP).
• les dépenses afférentes aux locaux, à la sécurité, aux communications (à l'exception de celles qui sont imputées directement aux projets), au service de plantons, aux services centraux des dossiers et des achats pour les activités du Programme ordinaire administrées par la Division des services administratifs (AFS), mais les dépenses du Service des contrats et achats (AFSP) relatives aux achats des projets sont traitées comme des dépenses d'appui indirect aux projets;
• les coûts de la préparation, du contrôle et de l'évaluation du budget ordinaire par le Bureau du programme, du budget et de l'évaluation (PBE), même si les coûts du contrôle et de l'évaluation des budgets des projets sont traités comme des dépenses d'appui indirect aux projets ou, dans le cas de missions d'évaluation, comme des coûts directs des projets;
• les coûts des services du Bureau juridique (LEG), à l'exclusion des services techniques aux projets qui sont traités comme des coûts directs des projets (voir SAT ci-dessous);
• les coûts de la vérification intérieure et extérieure des comptes, à l'exclusion des services directs fournis aux projets.

Conclusion

19. La FAO suit les procédures utilisées dans des études analogues effectuées pour des autorités locales aux États-Unis, des universités et des ONG internationales. Les procédures sont conformes à des principes agréés de comptabilité internationale et ont été examinées et acceptées par les commissaires aux comptes au PNUD et dans d'autres institutions des Nations Unies et pour des OING telles que la Fédération internationale des sociétés de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge. Tous les coûts et les chiffres relatifs à l'exécution sont apurés dans les états financiers annuels.

20. L'enquête d'évaluation de la charge de travail et le système de comptabilité des prix de revient fournissent à l'Organisation un moyen utile de calculer le coût de ses activités. Ils l'aident à identifier les secteurs qui sont plus onéreux que dans d'autres organisations, à identifier les coûts réels de ses activités de manière à fixer en conséquence le prix de ses services, et en général, à appuyer une gestion financière judicieuse de l'Organisation.