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94º período de sesiones |
Roma, 8-12 de mayo de 2000 |
Informe sobre las actividades anuales de la Oficina del Inspector General en 1999 |
Se adjunta para información de los miembros del Comité de Finanzas el informe sobre las actividades anuales de la Oficina del Inspector General en 1999.
2 Asuntos de especial importancia
a) Actividades de la Sede
b) Actividades descentralizadas
c) Funciones especiales de gestión4 Operaciones del Grupo de Bancos Licitantes
Anexo A - Informes sobre la auditoría interna
i) Actividades de la Sede y misiones especiales de gestión
ii) Actividades descentralizadasAnexo B - Estructura de la Oficina
En principio, la finalidad del presente informe fue simplemente refundir los informes trimestrales presentados al Director General sobre el trabajo de la Oficina del Inspector General. En él se presenta de una forma familiar un resumen práctico de los principales temas que ha abordado la Oficina, junto con observaciones sobre las medidas adoptadas por la Organización en respuesta a ellos. Se indican asimismo los diversos asuntos de los que se ocupa la Oficina y el alcance de la actividad del año precedente.
De acuerdo con la decisión adoptada por el Director General de poner este informe sobre las actividades anuales a disposición de los miembros del Comité de Finanzas, éste es el cuarto de dichos informes al que se dará una mayor difusión y se distribuirá con fines de información antes del próximo período de sesiones del Comité de mayo de 2000. El informe de 1998 suscitó un amplio debate en la última reunión y se presentaron varias propuestas que habrían de tenerse en cuenta en informes futuros. A este respecto, se ha tratado de indicar el grado de aceptación de las recomendaciones de la auditoría por parte de la administración y en los informes que presentaremos en el próximo bienio se ofrecerá aún más información sobre este asunto. También se ha incluido una breve sección sobre la "divulgación de la auditoría" para demostrar la amplitud de la cooperación con otros sistemas de supervisión, tanto de organismos con sede en Roma como de otras entidades internacionales. En este informe se ofrece también un anexo en el que se enumeran todos los informes de auditoría publicados a lo largo del año, en lugar del resumen numérico y la lista detallada de auditorías de proyectos facilitados en años anteriores.
En esta sección se exponen algunos de los asuntos más importantes planteados en los informes de auditoría o como consecuencia de otras actividades importantes de la Oficina a lo largo del año. Cuando es posible, se resumen las medidas adoptadas en diversos niveles de la administración como respuesta a los problemas observados.
En mayo de 1999, el Director General informó a los Comités del Programa y de Finanzas de que se elaboraría una Carta para la Oficina del Inspector General que se pondría a disposición del Comité de Finanzas. En su reunión de septiembre de 1999, el Comité de Finanzas examinó la Carta e hizo varias propuestas relativas a su contenido. La Carta es ahora parte integrante del marco reglamentario de la Organización en forma de anexo a la Sección 107 del Manual de la FAO.
Hemos contribuido a la aplicación de los nuevos arreglos de gestión financiera con los conocimientos especializados de dos Auditores Superiores y hemos seguido de cerca la elaboración e introducción de los nuevos sistemas. Cabe señalar también que el auditor regional en El Cairo llevó a cabo una importante labor relacionada con la introducción de los sistemas Oracle/Atlas. Aunque no se trató de una auditoría en el sentido estricto de la palabra, se preparó un informe detallado y se prestó asistencia "sobre el terreno". Esta labor fue muy apreciada por el Subdirector General de la RNE y el equipo de Oracle en la Sede.
En el curso del año nuestro interés se centró en varias anomalías que exigían una atención especial. Entre ellas se incluyeron el uso indebido del acceso a las computadoras que se tradujo en pagos abusivos, la pérdida de cheques en blanco que dio lugar a falsificaciones evidentes, la pérdida de dinero en efectivo como resultado de un accidente automovilístico mientras se transportaban fondos, un gasto excesivo no autorizado en un determinado proyecto y el uso indebido de las prerrogativas relacionadas con las llamadas telefónicas. Se están indagando minuciosamente todos los casos, algunos de los cuales podrían dar lugar a la formulación de cargos o a medidas disciplinarias apropiadas, según los resultados de las pesquisas.
En el curso del año, hemos participado activamente en el seguimiento de las respuestas de la administración a cuestiones relacionadas con los principales contratos en la Sede. Estas cuestiones fueron, entre otras, los acuerdos bancarios (tanto para la Organización como para el personal), la selección de los administradores de la cartera de inversiones de la FAO y la organización de los viajes tanto oficiales como personales. La participación de la Oficina en esas actividades no sólo añade valor a los resultados, sino que además nos proporciona conocimientos, comprensión y experiencia útiles para la labor sustantiva de auditoría en el futuro.
Hemos continuado el seguimiento de este programa, que es probablemente el proyecto más amplio jamás emprendido por la Organización. En 1999 publicamos dos informes específicos y un tercero estaba en preparación a finales de año. En esencia, llegamos a la conclusión de que las dificultades para fiscalizar el dinero en efectivo se habían reducido considerablemente, y que los controles internos eran en general satisfactorios (aunque hicimos varias propuestas para mejorarlos). Además, tuvimos el placer de señalar que la administración en la Sede y en el campo estaba tomando medidas adecuadas para aplicar las recomendaciones que habíamos hecho con respecto a los procedimientos de adquisición, ciertas cuestiones relativas al personal y a los idiomas y el establecimiento de criterios viables y prácticos de medición de los resultados.
La Oficina del Inspector General contribuyó a garantizar la presencia de mecanismos apropiados para resolver cualesquiera dificultades informáticas derivadas del problema del año 2000. El esfuerzo general, que se había iniciado en el verano de 1997, concluyó a tiempo y culminó en un plan de fin de año destinado a reducir al mínimo los posibles problemas de repetición de fechas. Durante el período en que las fechas se repitieron efectivamente, el equipo encargado del tema estuvo de servicio o disponible y tuvo que ocuparse únicamente de algunos pequeños fallos secundarios, como por ejemplo la falta de enlace por correo electrónico con dos oficinas de campo que no habían aplicado correctamente las instrucciones para corregir el problema del año 2000. La vigilancia proseguirá, pero la FAO puede estar ya satisfecha del proyecto, cuyo legado será, además de la solución del problema 2000, una infraestructura de TI y un sistema informático más actualizados, eficientes y confiables.
Nuestro plan de auditoría para 1999 preveía un examen minucioso de las MSU tanto en la Sede como en las oficinas regionales. En el curso del año, se anunció un cambio de política en virtud del cual las MSU de los departamentos, con la excepción de las ubicadas en las oficinas regionales (y, por consiguiente, la ubicada en la OCD), se fusionarían en un único Servicio de Apoyo a la Gestión para toda la Organización, que se situaría en el Departamento AF. No obstante, completamos los exámenes ya iniciados, y muchas de nuestras conclusiones y recomendaciones han sido ya adoptadas o se están estudiando en relación con las nuevas disposiciones.
Llevamos a cabo una comprobación de las cuentas bancarias de TeleFood y de las transacciones conexas desde el comienzo de este programa, y publicamos nuestro informe en julio de 1999. Formulamos recomendaciones para actualizar el registro de las transacciones e intensificar el control interno de las cuentas bancarias. Hicimos observaciones sobre diversos aspectos de la gestión del dinero en efectivo y formulamos recomendaciones para mejorarla. Presentamos propuestas sobre cómo podía agilizarse la gestión de las cuentas bancarias de TeleFood. La administración está examinando las operaciones relativas a la contabilidad financiera de TeleFood con el fin de responder a nuestras preocupaciones y mejorar la gestión global de las cuentas de TeleFood. También se ha realizado un examen de las operaciones de TeleFood y se publicará un informe al comienzo del año 2000.
Como parte de nuestro amplio enfoque de la auditoría, examinamos la petición de una planificación más estratégica dentro de los Departamentos, en la que habían insistido el Director General y los Órganos Rectores. En particular, abordamos la cuestión en relación con el Programa Monedas y Medallas y el Fondo Rotatorio de Productos de Información. En ambos casos, estudiamos los planes de actuación para determinar si los métodos de financiación y contabilidad utilizados hasta entonces seguían siendo válidos e hicimos propuestas para cambiarlos y mejorarlos. La administración ha afrontado decididamente estas cuestiones y ha elaborado planes prácticos de actuación para los años venideros.
En el último año nos ocupamos de dos elementos distintos de la cobertura de idiomas. Uno se refirió a la necesidad de aumentar el conocimiento del idioma árabe entre el personal contratado para el programa de petróleo por alimentos en Iraq, y el otro al funcionamiento de los cinco grupos de traducción en la Sede. Hicimos varias recomendaciones concretas con respecto a ambos aspectos y nos satisface informar de que la administración ha tomado una serie de medidas positivas para abordar las cuestiones que planteábamos en nuestros informes.
Llevamos a cabo un examen de determinadas operaciones de la Cooperativa de Crédito y publicamos nuestro informe en octubre de 1999. Llegamos a la conclusión de que los controles y procedimientos aplicados a los sectores seleccionados funcionaban satisfactoriamente, por lo que el núcleo de nuestro informe se centró en la gestión o la eficacia en el uso de los recursos en relación con cuestiones monetarias, haciendo recomendaciones para mejorar el rendimiento y presentando un informe a la Junta Directiva. El informe fue bien acogido por la dirección de la Cooperativa de Crédito, que adoptó las medidas oportunas respecto de nuestras propuestas.
El Inspector General continuó participando activamente en la reunión anual de jefes de servicios de auditoría interna de las Naciones Unidas, organismos especializados, la OIEA y otras organizaciones internacionales, así como instituciones de Bretton Woods y otras entidades bancarias multilaterales. También representó a la Oficina en una conferencia internacional sobre prácticas idóneas de auditoría interna. En 1999 se celebraron varias reuniones con los jefes de los servicios de auditoría de otros organismos con sede en Roma, y se mantuvieron reuniones conjuntas con el Servicio de Evaluación. El personal superior de la Oficina participó también con representantes permanentes de los Estados Miembros en una sesión informativa sobre el tema de las medidas de supervisión en la FAO. Además, a lo largo del año se celebraron varias reuniones con los Auditores Externos y representantes de la Dependencia Común de Inspección.
Las actividades de auditoría de la Oficina se organizan, administran y notifican en virtud de un elemento del programa de conformidad con el plan de trabajo de auditoría. El plan de auditoría se concibe de arriba abajo, haciendo referencia al Marco Estratégico, el Plan a Plazo Medio, el Programa de Labores y Presupuesto, las decisiones y resoluciones de la Conferencia y el Consejo, los debates de los Comités del Programa y de Finanzas y diversas declaraciones sobre políticas e iniciativas del Director General. Posteriormente el plan se elabora de abajo arriba con mayor detalle en la Oficina y se presenta al Director General para que lo apruebe.
Si bien las actividades de auditoría están representadas fundamentalmente por informes de auditoría específicos, éstos no reflejan en modo alguno el cuadro completo de la contribución de la Oficina del Inspector General al proceso general de control de la gestión en la Organización. En las secciones que siguen se resume brevemente el carácter y el alcance del trabajo realizado a lo largo del año, y en el Anexo A se indican los informes específicos publicados en 1999.
La dependencia de la Sede alberga a la mayor parte de los expertos en funciones financieras, contables y de tesorería de la Oficina. También sirve como centro de coordinación para la tecnología de oficina y otros sectores de los sistemas de información y la elaboración de datos electrónicos. Su tarea primordial es realizar auditorías generales en la Sede y asesorar a todos los niveles de la administración en los asuntos de su competencia. También lleva a cabo diversas auditorías para el PMA, de conformidad con un acuerdo que se negocia cada dos años.
Esta dependencia se encarga también de examinar los estados de cuentas periódicos y los pronósticos del flujo de caja presentados al Director General, y de emitir un dictamen al respecto.
Durante el año se realizaron auditorías específicas y se publicaron informes sobre siete sectores, como se señala en el Anexo A al presente informe.
b) Actividades descentralizadas
Esta dependencia se encarga de todas las auditorías, exámenes especiales, inspecciones e investigaciones en las oficinas fuera de la Sede y de las actividades correspondientes que se llevan a cabo desde la Sede. Se incluyen aquí no sólo las Oficinas Regionales, Subregionales y de Enlace, sino también las Representaciones de la FAO y determinados proyectos de campo. Además, es una fuente importante de conocimientos prácticos sobre temas de descentralización y regionalización, así como sobre el trabajo asociado con la utilización de empresas de auditoría locales. Es el principal centro de coordinación para los auditores de las cuatro oficinas regionales principales, que no sólo llevan a cabo una amplia variedad de auditorías en sus regiones, sino que también asesoran sobre asuntos de gestión, como la plantilla, la contratación y la selección, así como sobre asuntos relativos a la organización y el control interno que surgen de cuando en cuando.
La dependencia participa también activamente en el programa de información y orientación para los Representantes de la FAO recién nombrados, contribuye a la evaluación de su rendimiento y participa en los procedimientos de transferencia al terminar su nombramiento.
En el curso del año, esta dependencia preparó 14 informes relacionados con diversos aspectos de las Oficinas Regionales y Subregionales, 12 informes sobre las Representaciones y Oficinas de Enlace de la FAO y 11 informes sobre proyectos concretos. En el Anexo A se indica el carácter de esos informes.
c) Funciones especiales de gestión
Este grupo se ocupa de la mayoría de las solicitudes de informaciones, inspecciones e investigaciones procedentes de la Oficina del Director General o de otros miembros de la administración superior, o en ocasiones de algún funcionario en particular. Estas actividades, sobre todo las investigaciones especiales, no siempre dan lugar a informes oficiales de auditoría, sino que con mayor frecuencia se concluyen con informaciones extraoficiales o memorandos confidenciales. Este grupo reúne a los expertos jurídicos de la Oficina y también interviene en asuntos relativos a las compras (en particular el examen de las solicitudes de dispensa del proceso de licitación y las operaciones del Grupo de Bancos Licitantes), las comunicaciones, los viajes, el seguro de enfermedad y las prestaciones a los empleados. También representa a la Oficina del Director General en el Comité de Apelación de la FAO.
Asimismo, examina los gastos mensuales de la Oficina inmediata del Director General (incluidos sus informes de gastos) y los gastos conexos efectuados con cargo a los presupuestos de los departamentos, y formula observaciones al respecto. A lo largo del año se prepararon siete informes de auditoría específicos, que se indican en el Anexo A.
La adquisición de equipo, suministros y servicios se rige por los principios y procedimientos establecidos en el Manual de la FAO. En éste se asigna a la Oficina del Inspector General la responsabilidad de recibir, abrir, registrar y mantener en condiciones seguras todas las ofertas recibidas en respuesta a invitaciones a licitar. De esta manera se garantiza la independencia, objetividad, seguridad y transparencia del proceso de licitación.
El pasado año el "Grupo de Bancos Licitantes" se reunió en 97 ocasiones y se ocupó de 279 licitaciones. Se invitó a 3 652 empresas a que presentaran ofertas para estas licitaciones, y se recibieron 1 519 ofertas. El nivel de actividad, por lo que respecta a las reuniones del Grupo y al número de licitaciones, concuerda razonablemente con el de años anteriores, pero se registró un notable aumento en el número de empresas invitadas a licitar y por consiguiente en el de las ofertas recibidas.
La Oficina participa de manera activa o en calidad de observadora en varios de los principales "comités permanentes" de la Organización: la Junta Consultiva de Programas y Políticas, el Comité de Gestión y Tecnología de la Información (y sus Subcomités), el Comité del WAICENT, el Comité de Compras, el Comité Asesor Mixto sobre Seguro Médico, el Comité de Inversiones y su Comité Asesor, el Comité Consultivo sobre Préstamos, el Comité Directivo de Aplicación de Oracle, el Comité Mixto de Servicios de Comedores y la Junta de la Cooperativa de Crédito. También se solicitó nuestra participación en grupos especiales de examen interno, grupos de acción, grupos de evaluación, etc. Además, seguimos de cerca las deliberaciones de los Comités del Programa y de Finanzas, el Consejo y la Conferencia y nos reunimos de cuando en cuando con oficiales superiores y representantes de los Estados Miembros.
En lo que concierne a su personal, la Oficina fue objeto de una importante racionalización de la que se derivó una reorganización interna como respuesta a la necesidad de prestar mayor atención a las actividades descentralizadas y de centrarse en mayor medida en las auditorías de la Sede y en las misiones especiales de gestión. Estos cambios se ilustran gráficamente en el Anexo B al presente informe. Con las dos vacantes que subsisten en la categoría profesional, la plantilla está ahora prácticamente al completo, con un grupo bien equilibrado de personal muy calificado y experimentado, tanto profesional como de servicios generales. Sin embargo, en el curso de 1999 sufrimos una notable escasez de personal, especialmente al nivel superior en la Sede, pero conseguimos hacer frente a la situación recurriendo a diversos programas de asociación, a consultorías de breve duración y a la reorganización del trabajo, según los casos. En el Anexo B al presente informe se dan detalles sobre la situación del personal, así como información demográfica resumida.
La capacitación y perfeccionamiento es un aspecto importante de las actividades de gestión de la AUD. Esta labor consta de tres elementos: capacitación en auditoría profesional; capacitación en idiomas; y capacitación en el uso de tecnología de oficina. En el aspecto profesional, celebramos un seminario in situ sobre detección e investigación de fraudes (impartido por uno de los principales expertos mundiales en este sector). Participaron varias organizaciones del sistema, compartiendo los gastos. Se ha organizado un programa interno de capacitación en idiomas para el personal de la AUD que la necesita y hemos aprovechado de manera adecuada las instalaciones disponibles en la FAO para nuestras necesidades de capacitación en tecnología de oficina. Un auditor está inscrito en un programa de enseñanza a distancia en una universidad del Reino Unido y participamos también en otros programas de capacitación en gestión superior organizados a través de la Dirección de Personal.
Estamos ultimando nuestro sitio Web en Internet y seguimos manteniendo reuniones periódicas centradas en temas concretos, en las que expertos de la FAO se dirigen al personal de auditoría para informarle de las novedades en curso en sus ámbitos de competencia y se examinan cuestiones administrativas (incluido el seguimiento del presupuesto) y de auditoría.
Para concluir, la Oficina desea expresar su agradecimiento a la administración superior y, naturalmente, al personal de todos los niveles, por su respuesta positiva, su cooperación y su asistencia en el desempeño de nuestras diversas funciones a lo largo del año.
Lista de informes de auditoría publicados en 1999
Actividades de la Sede
Funciones especiales de gestión
Lista de informes de auditoría interna publicados en 1999
Actividades descentralizadas
i) Correspondientes a Oficinas Regionales y Subregionales
ii) Correspondientes a las Representaciones (y Oficinas de Enlace) de la FAO
iii) Correspondientes a proyectos concretos
- Programa de petróleo por alimentos en Iraq
Oficina del Inspector General
Organización de las Naciones Unidas para la Agricultura y la Alimentación
G. Peter Wilson (D-2) |
| Apoyo de Secretaría |
|
Apoyo administrativo |
| V. Brooke G-3 K. Travers (80% G-4) (1) G-3 |
C. Bricknell G-6 M. T. Baiani (Registro) G-4 |
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ACTIVIDADES DESCENTRALIZADAS |
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| ACTIVIDADES DE LA SEDE |
O.C. Khanna D-1 Y.
Ogino (RAP) P-4 |
FUNCIONES ESPECIALES DE GESTIÓN | ||
L. Elliott P-5 Vacante P-4 |
A. Lo Faso P-5 A. Jansson P-4 |
Notas:
(1) El Sr. Ciocca sustituye a la Sra.Travers durante su licencia
prolongada.
(2) Se ha aprobado la selección, pero todavía no se ha efectuado el
nombramiento.
Cuadro del personal de la Oficina del Inspector General
Enero de 2000
| Grado | Hombres | Mujeres | Vacantes | Total | |
| Puestos profesionales de auditoría | 15 | ||||
| 1 Director | D2 | 1 | |||
| 1 Auditor Principal | D1 | 1 | |||
| 2 Auditores Superiores | P5 | 2 | |||
| 4 Auditores Regionales | P4 | 3 | 1 | ||
| 2 Auditores | P4 | 1 | 1 | ||
| 3 Auditores | P3 | 2 | 1 | ||
| 2 Auditores | P2 | 1 | 1 | ||
| Puestos paraprofesionales de auditoría | 3 | ||||
| 1 Auxiliar de auditoría | G6 | 1 | |||
| 1 Empleado de auditoría | G5 | 1 | |||
| 1 Empleado de auditoría | G4 | 1 | |||
| Apoyo de secretaría a la auditoría | 3 | ||||
| 1 Secretario del Director | G6 | 1 | |||
| 1 Mecanógrafo bilingüe (80%) | G3 | 1 | |||
| 1Estenógrafo | G3 | 1 | |||
| Otro personal de apoyo | 1 | ||||
| 1 Empleado de registros | G4 | 1 | |||
| 9 | 11 | 2 | 22 |
En esos puestos están representados los siguientes países
| País | Profesionales |
Servicios Generales | Total | |
| Sede | Región | |||
| Antigua | 1 | 1 | ||
| Canadá | 2 | 1 (RNE) | 3 | |
| India | 1 | 1 | ||
| Italia | 1 | 4 | 5 | |
| Jamaica | 1 (RAF) | 1 | ||
| Japón | 1 (RAP) | 1 | ||
| Pakistán | 1 | 1 | ||
| Suecia | 1 | 1 | ||
| Reino Unido | 1 | 3 | 4 | |
| EE.UU. | 1 | 1 (RLC) | 2 | |
| Vacantes | 2 | 2 | ||
| 11 | 4 | 7 | 22 | |
Nota: La edad media de todo el personal es de 45 años.
