المرفقات الخاصة بهذا البند من بنود جدول الأعمال تشمل آراء مراجع الحسابات الخارجي عن المرحلة التحضيرية ومرحلة التنفيذ في المشروع الطارئ لإعادة إحياء المزارع في كوسوفو عــن الفترة المنتهية في 31/12/2000، وتقارير المراجع الخارجي المرتبطة بالموضوع، وذلك على النحو التالي:

1. الجزء الأول رأي المراجع الخارجي عن المرحلة التحضيرية من المشروع الطارئ لإعادة إحياء المزارع في كوسوفو المنتهية في 31/12/2000
2. الجزء الثاني رأي المراجع الخارجي عن مرحلة التنفيذ في المشروع الطارئ لإعادة إحياء المزارع في كوسوفو المنتهية في 31/12/2000
3. الجزء الثالث رأي المراجع الخارجي عن المراجعة الخاصة في المشروع الطارئ لإعادة إحياء المزارع في كوسوفو عن الفترة المنتهية في 31/12/2000 (الصفحات 1-55)

وفقاً لمصطلحات البنك الدولي تُسمى آراء المراجع الخارجي باسم "تقرير مراجع الحسابات الخارجي" ويُسمى تقرير المراجع الخارجي باسم "خطاب إلى الإدارة".

الجمهورية الفرنسية
محكمة المحاسبات
الجزء الأول
الكشوف المالية عن المشروع الطارئ لإعادة إحياء المزارع في كوسوفو
في مرحلة التنفيذ عن الفترة المنتهية في 31/12/2000
تقرير مراجع الحسابات الخارجي

راجع موظفو مكتبي الكشوف المالية المرفقة عن مرحلة تنفيذ المشروع الطارئ لإعادة إحياء المزارع في كوسوفو (الممول من كل من رابطة التنمية الدولية من حساب أمانة بموجب اتفاق منحة رقم TF 023448 بتاريخ 16/4/2000) وذلك حتى 31/12/2000، عن السنة المنتهية في ذلك التاريخ. والكشوف المالية هي مسؤولية المدير العام لمنظمة الأغذية والزراعة التي نفذت المشروع. ومسؤوليتي هي إبداء الرأي في هذه الكشوف المالية اعتماداً على مراجعة الحسابات.

وقد أُجريت مراجعة الحسابات وفقاً لقواعد مراجعة الحسابات المشترك عند فريق المراجعين الخارجيين في الأمم المتحدة وفي الوكالات المتخصصة وفي الوكالة الدولية للطاقة الذرية، ووفقاً لشروط مراجعة حسابات المشروع المذكور. وتتطلب هذه القواعد تخطيط عملية مراجعة الحسابات وتنفيذها للتأكد بصورة معقولة من أن الكشوف المالية خالية من أي أخطاء مادية. وتشمل عملية المراجعة فحص نماذج من الأدلة التي تؤيد المبالغ والمعلومات الواردة في الكشوف المالية. كما تشمل مراجعة الحسابات تقييم المبادئ المحاسبية المستخدمة وتقييم طريقة عرض الكشوف المالية بصفة عامة. وفي رأيي أن مراجعة الحسابات توفر أساساً معقولاً لتكوين رأيي.

وفي رأيي أن الكشوف المالية تعطي صورة حقيقية وصحيحة عن مصادر الأموال وطرق استخدامها في المرحلة التنفيذية الأولى من المشروع في كوسوفو حتى 31/12/2000 بالنسبة للسنة المنتهية في ذلك التاريخ وفقاً للقواعد المحاسبية المطبقة كما جاءت في الفقرتين 15 و16 من الخطاب المرفق الموجه إلى الإدارة ومع مراعاة الإلغاء الجزئي الذي أقره البنك الدولي في رسالته المرفقة المؤرخة 29/8/2001 (أنظر الفقرات 23 إلى 25 من رسالة الإدارة المرفقة للإطلاع على مزيد من التفاصيل).

وكما جاء في الفقرة 4 من شروط اختصاص عملية مراجعة الحسابات بالنسبة للمشروع المذكور راجع موظفو مكتبي أيضاً كشوف الصرف التي استُخدمت أساساً لتقديم طلبات السحب. وقد قُدِّم كشفان بتاريخ 7/2/2001 و22/1/2001 بمبلغ 570 491 دولاراً و930 50دولاراً على التوالي. وتضمن الاختبارات وعمليات الرقابة التي نُفذت فحص المستندات المؤيدة لهذين الكشفين وتوفيقهما مع الكشوف المالية. وتبين أن جميع المصروفات كانت مستحقة.

هناك مبلغ قدره 312 5 دولارا، مقابل 11 معاملة، والذي لم يضمن في المبلغ المدرج تحت "استخدام الأموال" في الكشوف المالية، لم يبلغ عنه البتة في كشوف المصروفات التي قدمت للبنك الدولي. وكما ظهر في الكشف ألف، فإن هذا هو سبب الاختلافات بين "مصادر الأموال" (باستثناء إيرادات الفائدة بمبلغ 500 542 دولار) و "استخدام الأموال" (مبلغ 812 547 دولارا). وبإضافة إيرادات الفائدة بمبلغ 292 2 دولارا إلى "مصادر الأموال" خفض الفرق إلى (020 3 دولارا) حسبما ظهر تحت "الأرصدة الختامية" في الكشف ألف.

وكشوف المصروفات التي قدمت لم تعد استنادا فقط إلى المصروفات التي دفعتها المنظمة، بل شملت أيضا المصروفات التي لم ينجز مقابلها إنفاق خلال الفترة التي يغطيها هذا الكشف. وإدراج مصروفات لم تدفع لا يتفق مع الفقرة GC 6-4(d) من الاتفاق بين بعثة الأمم المتحدة في كوسوفو (UNMIK) ومنظمة الأغذية والزراعة التي تنص على أن المنظمة ستقوم "دوريا بإعداد كشوف توضح المصروفات التي دفعت خلال الفترة التي يغطيها الكشف، وأن تكون بالصيغة المحددة في المرفق 9 [كشوف المصروفات المعيارية] مصحوبة بالتوثيق المؤيد ذي الصلة، حسب المقتضى".

François LOGEROT
الرئيس الأول لمحكمة المحاسبات
في الجمهورية الفرنسية
مراجع الحسابات الخارجي

14/11/2001

rue Carnbon,13 -75100 PARIS SP --Téléphone:+33.1.42.98.95.00. --Télécopie :+33.1.42.60.01.59

مجموعة البنك الدولي
المقر: واشنطن D.C
20433، الولايات المتحدة
هاتف رقم: 202-4771234 فاكس 202-4776391-- تليكس رقم: RCA 248423

الموضوع:المشروع الطارئ لإعادة إحياء المزارع في كوسوفو - مراجعة صندوق الأمانة

الرسالة:

فيما يتصل بطلبكم لتأكيد قبول المصروفات المتعلقة بالمشروع الطارئ لإعادة إحياء المزارع في كوسوفو، صندوق الأمانة رقم 23448 ومبلغها 826.10 16 دولار حسبما أدرج في الملحق (1) لرسالة الفاكسيملي من قبلكم والمؤرخة 28/8/2001، والتي دفعتها منظمة الأغذية والزراعة بعد فترة السماح التي انتهت في 31/1/2001. يؤكد البنك الدولي، على أساس ألا تعتبر سابقة، أنه يجوز اعتبار هذه المصروفات مقبولة بافتراض أن هذه الخدمات قد حصل المشروع (وليست فقط تحملها) قبل تاريخ القفل في 30/9/2000. بيد أنه يرجى ملاحظة أن المصروفات التي سددت بعد فترة السماح التي منحها البنك الدولي عند اختتام المشروع لا تعتبر عادة مصروفات مقبولة، وبالتالي يرجى ألا يتكرر ذلك فيما يتصل بمنحة التنفيذ الرئيسية أو المنح الأخرى المتعلقة بهذا المشروع.

تحياتي

Ranjan Ganguli

كوسوفو، جمهورية يوغوسلافيا الاتحادية (صربيا والجبل الأسود)
    المشروع الطارئ لإعادة إحياء المزارع في كوسوفو - المرحلة التمهيدية
IDA Grant No. 023907 and TF023822/Project No. P069325

الكشوف المالية عن الفترة المنتهية في 31/12/2000
بيان المحتويات

التقرير المالي

• 1 ألف - كشف مصادر الأموال واستخداماتها عن الفترة المنتهية في 31/12/2000 بآلاف الدولارات الأمريكية
• باء - ملخص المصروفات في الفترة المنتهية في 31/12/2000 بآلاف الدولارات
• الملحق الأول: التوفيق بين المبالغ التي ذكر المشروع أنه تلقاها من البنك الدولي وتلك التي ذكر البنك الدولي أنها صُرفت في الفترة المنتهية في 31/12/2000 بالدولارات الأمريكية
• الملحق الثاني: جدول بمختلف كشوف المصروفات وطلبات السحب بحسب الإشارات الخاصة بكل عملية والمبلغ بالدولار الأمريكي عن الفترة المنتهية في 31/12/2000

من إعداد:		بتأييد من:
استشاري/ المدير المؤقت، قسم الشؤون المالية		المسؤول التنفيذي، إدارة عمليات الإغاثة الخاصة

كوسوفو، جمهورية يوغوسلافيا الاتحادية (الصرب والجبل الأسود)
المشروع الطارئ لإعادة إحياء المزارع في كوسوفو - المرحلة التمهيدية
منحة المساعدة الإنمائية الرسمية رقم 023448

التقرير المالي 1 - ألف

كشف المصادر واستخدام الأموال للفترة المنتهية في 31/12/2000
(بالدولارات)

تذييل: يظهر الكشف المالي جميع الأموال المتحصلة بما في ذلك الفائدة التي قيدت لحساب هذا المشروع خلال عام 2001، ولكنها مستحقة الآن.

ضمنت كل المصروفات المحملة حتى 30/9/2000، بغض النظر عن موعد دفعها، وسجلت في السجلات المحاسبية للمنظمة.

كوسوفو، جمهورية يوغوسلافيا الاتحادية (الصرب والجبل الأسود)
المشروع الطارئ لإعادة إحياء المزارع في كوسوفو - المرحلة التمهيدية
منحة المساعدة الإنمائية الرسمية رقم 023448

التقرير المالي 1- باء

موجز المصروفات للفترة المنتهية في 31/12/2000
(بالدولارات)

كوسوفو، جمهورية يوغوسلافيا الاتحادية (الصرب والجبل الأسود)
المشروع الطارئ لإعادة إحياء المزارع في كوسوفو - المرحلة التمهيدية
منحة المساعدة الإنمائية الرسمية رقم 023448

الملحق 1 التسوية بين المبالغ المبينة باعتبار أن المشروع حصل عليها من البنك الدولي وتلك التي تظهر باعتبار أن البنك الدولي أفرج عنها للفترة المنتهية في 31/12/2000 (بالدولارات)

كوسوفو، جمهورية يوغوسلافيا الاتحادية (الصرب والجبل الأسود)
المشروع الطارئ لإعادة إحياء المزارع في كوسوفو - المرحلة التمهيدية
منحة المساعدة الإنمائية الرسمية رقم 023448

الملحق 2 جدول سرد مفردات استخدام السحب في كشف المصروفات حسب رقم مرجعي محدد والمبالغ بالدولار للفترة المنتهية في 31/12/2000

الجمهورية الفرنسية
محكمة المحاسبات
الجزء الثاني
الكشوف المالية عن المشروع الطارئ لإعادة إحياء المزارع في كوسوفو
في مرحلة التنفيذ عن الفترة المنتهية في 31/12/2000
تقرير مراجع الحسابات الخارجي

راجع موظفو مكتبي الكشوف المالية المرفقة عن مرحلة تنفيذ المشروع الطارئ لإعادة إحياء المزارع في كوسوفو (الممول من كل من رابطة التنمية الدولية من حساب أمانة بموجب اتفاق منحة رقم TF 023907 بتاريخ 25/7/2000 بمبلغ 10 ملايين دولار، والحكومة الهولندية بموجب اتفاق منحة رقم TF 023822 بتاريخ 23/6/2000 بمبلغ 1.8 مليون دولار) وذلك حتى 31/12/2000 عن السنة المنتهية في ذلك التاريخ. والكشوف المالية هي مسؤولية المدير العام لمنظمة الأغذية والزراعة التي نفذت المشروع. ومسؤوليتي هي إبداء الرأي في هذه الكشوف المالية اعتماداً على مراجعة الحسابات.

وقد أُجريت مراجعة الحسابات وفقاً لقواعد مراجعة الحسابات المشترك عند فريق المراجعين الخارجيين في الأمم المتحدة وفي الوكالات المتخصصة وفي الوكالة الدولية للطاقة الذرية، ووفقاً لشروط مراجعة حسابات المشروع المذكور. وتتطلب هذه القواعد تخطيط عملية مراجعة الحسابات وتنفيذها للتأكد بصورة معقولة من أن الكشوف المالية خالية من أي أخطاء مادية. وتشمل عملية المراجعة فحص نماذج من الأدلة التي تؤيد المبالغ والمعلومات الواردة في الكشوف المالية. كما تشمل مراجعة الحسابات تقييم المبادئ المحاسبية المستخدمة وتقييم طريقة عرض الكشوف المالية بصفة عامة. وفي رأيي أن مراجعة الحسابات توفر أساساً معقولاً لتكوين رأيي.

وفي رأيي أن الكشوف المالية تعطي صورة حقيقية وصحيحة عن مصادر الأموال وطرق استخدامها في المرحلة التنفيذية الأولى من المشروع في كوسوفو حتى 31/12/2000 بالنسبة للسنة المنتهية في ذلك التاريخ وفقاً للقواعد المحاسبية المطبقة كما جاءت في الفقرتين 15 و16 من الخطاب المرفق الموجه إلى الإدارة.

وكما جاء في الفقرة 4 من شروط اختصاص عملية مراجعة الحسابات بالنسبة للمشروع المذكور راجع موظفو مكتبي أيضاً كشوف الصرف التي استُخدمت أساساً لتقديم طلبات السحب. وقد قُدِّم كشفان بتاريخ 12/2/2001 و14/2/2001 بمبلغ 744 763 دولاراً و138 234 1 دولاراً على التوالي. وتضمن الاختبارات وعمليات الرقابة التي نُفذت فحص المستندات المؤيدة لهذين الكشفين وتوفيقهما مع الكشوف المالية. وتبين أن جميع المصروفات كانت مستحقة.

François LOGEROT
الرئيس الأول لمحكمة المحاسبات
في الجمهورية الفرنسية
مراجع الحسابات الخارجي

14/11/2001

rue Carnbon,13 -75100 PARIS SP --Téléphone:+33.1.42.98.95.00. --Télécopie :+33.1.42.60.01.59

كوسوفو، جمهورية يوغوسلافيا الاتحادية (صربيا والجبل الأسود)
    المشروع الطارئ لإعادة إحياء المزارع في كوسوفو - المرحلة التمهيدية
IDA Grant No. 023907 and TF023822/Project No. P069325

الكشوف المالية عن الفترة المنتهية في 31/12/2000
بيان المحتويات

التقرير المالي

• 1 - ألف : كشف مصادر الأموال واستخداماتها عن الفترة المنتهية في 31/12/2000 بآلاف الدولارات الأمريكية
• 1 - باء : ملخص المصروفات في الفترة المنتهية في 31/12/2000 بآلاف الدولارات

الملحق الأول التوفيق بين المبالغ التي ذكر المشروع أنه تلقاها من البنك الدولي وتلك التي ذكر البنك الدولي أنها صُرفت في الفترة المنتهية في 31/12/2000 بالدولارات الأمريكية

الملحق الثاني جدول بمختلف كشوف المصروفات وطلبات السحب بحسب الإشارات الخاصة بكل عملية والمبلغ بالدولار الأمريكي عن الفترة المنتهية في 31/12/2000

من إعداد:		بتأييد من:
استشاري/ المدير المؤقت، قسم الشؤون المالية		المسؤول التنفيذي، إدارة عمليات الإغاثة الخاصة

كوسوفو، جمهورية يوغوسلافيا الاتحادية (صربيا والجبل الأسود)
    المشروع الطارئ لإعادة إحياء المزارع في كوسوفو - المرحلة التمهيدية
IDA Grant No. 023907 and TF023822/Project No. P069325

الكشوف المالية عن الفترة المنتهية في 31/12/2000
بيان المحتويات

التقرير المالي

• 1 ألف - بيان مصادر الأموال واستخداماتها عن الفترة المنتهية في 31/12/2000 بآلاف الدولارات الأمريكية

ملحوظة:

1. أُخذت المبالغ من حسابات دفتر الأستاذ في المشروع.
2. حتى التاريخ المذكور
3. أرقام هذا العامود مأخوذة من وثيقة تقدير المشروع، وما جاء بعد ذلك من تحديث لها.

كوسوفو، جمهورية يوغوسلافيا الاتحادية (صربيا والجبل الأسود)
    المشروع الطارئ لإعادة إحياء المزارع في كوسوفو - المرحلة التمهيدية
Project Grant No. TF023907 and TF023822

الكشوف المالية عن الفترة المنتهية في 31/12/2000
بيان المحتويات

التقرير المالي

• 1-باء ملخص المصروفات في الفترة المنتهية في 31/12/2000 بآلاف الدولارات الأمريكية

ملاحظات

1. البنود الواردة تحت "أنشطة المشروع" هي تلك التي يتفق عليها بين المقترض والبنك الدولي وقت تقييم المشروع الذي جاء في وثيقة تقدير المشروع، وعلى النحو الذي عُدلت به فيما بعد.
2. أرقام هذا العامود مأخوذة من وثيقة تقدير المشروع، وما جاء بعد ذلك من تحديث لها.

كوسوفو، جمهورية يوغوسلافيا الاتحادية (صربيا والجبل الأسود)
    المشروع الطارئ لإعادة إحياء المزارع في كوسوفو - المرحلة التمهيدية
IDA Grant No. 023907 and TF023822/ Project No. P069325

الكشوف المالية عن الفترة المنتهية في 31/12/2000
بيان المحتويات

التقرير المالي

• الملحق الأول مضاهاة بين المبالغ التي ذكر المشروع أنه تلقاها من البنك الدولي مع تلك التي ذكر البنك الدولي أنها صُرفت في الفترة المنتهية في 31/12/2000 بآلاف الدولارات الأمريكية

قائمة الأموال الواردة

كوسوفو، جمهورية يوغوسلافيا الاتحادية (صربيا والجبل الأسود)
    المشروع الطارئ لإعادة إحياء المزارع في كوسوفو - المرحلة التمهيدية
IDA Grant No. 023907 and TF023822/ Project No. P069325

الملحق الثاني جدول بمختلف كشوف المصروفات وطلبات السحب بحسب الإشارات الخاصة بكل عملية والمبلغ بالدولار الأمريكي عن الفترة المنتهية في 31/12/2000
بيان المحتويات

قائمة الأموال المقبوضة

ملحوظة:

• في 31/12/2000 لم يقدم أي طلب سحب إلى البنك الدولي نظراً لأن المبالغ المدفوعة مقدماً كانت كافية لتغطية المصروفات.

الجزء الثالث
خطاب إلى الإدارة بشأن مراجعة حسابات المشروع الطارئ لإعادة إحياء المزارع في كوسوفو عن الفترة المنتهية في 31/12/2000
في مرحلة التنفيذ عن الفترة المنتهية في 31/12/2000

عموميات
مقدمة

1- هذا الخطاب موجه إلى الإدارة بشأن نتائج مراجعة حسابات المشروع الطارئ لإعادة إحياء المزارع في كوسوفو في المدة المنتهية في 31/12/2000. وكان تمويل هذا المشروع يأتي من البنك الدولي، وتنفذه منظمة الأغذية والزراعة نيابة عن بعثة الأمم المتحدة المؤقتة في كوسوفو (انظر الملحق الأول للاطلاع على المعلومات عن المشروع). وقد طلبت لجنة المالية مراجعة حسابات هذا المشروع في شهر مايو/أيار 2000 (في الدورة 94) استنادا إلى المادة 12-6 من اللائحة المالية في منظمة الأغذية والزراعة. وتحدد نطاق هذه المراجعة بحسب ما تم الاتفاق عليه مع بعثة الأمم المتحدة المؤقتة ومنظمة الأغذية والزراعة بتاريخ 14/8/2000 وبحسب شروط الاختصاص المتفق عليها بين البنك الدولي ومنظمة الأغذية والزراعة. ونُفذت عمليات المراجعة في مقر المنظمة الرئيسي وفي الميدان. وقد زار موظفو مكتبي أماكن المشروع في بريستينا ونفذوا عمليات فحص موضعية في بلديتين كان يجرى تنفيذ المشروع فيهما.

2- والخطاب الموجه إلى الإدارة، هو خطاب مكتوب باللغة الإنكليزية، ويتضمن الملاحظات والتوصيات التي نشأت عن مراجعة الكشوف المالية للمشروع في الفترة المنتهية في 31/12/2000 في المرحلة التحضيرية ومرحلة التنفيذ، على التوالي (الجزء الأول) كما نشأت من عمليات الفحص الخاصة التي أُجريت بناء على الطلب الوارد في الفقرة 6 من شروط الاختصاص سالفة الذكر (الجزء الثاني).

مراجعة الكشوف المالية للمشروع

3- راجع موظفو مكتبي الكشوف المالية للمشروع للفترة المنتهية في 31/12/2000، والتي كانت قد قُدمت منفصلة لكل من المرحلة التحضيرية ومرحلة التنفيذ، على التوالي. وبموجب الفقرة 7 من شروط الاختصاص، كان من الواجب تقديم مشروع الكشوف المالية قبل 31/3/2001، وتقديم الصيغة النهائية في 30/6/2001. ولكن لم يحدث ذلك، كما ورد بيانه تفصيلا في الفقرة 14. والنتيجة أنني لم أتمكن من إصدار رأيي خلال فترة ستة شهور من انتهاء الفترة المالية المعنية، وهو ما كان مطلوباً بموجب الفقرة 7 من شروط الاختصاص.

4- وقد نُفذت مراجعة الحسابات وفقاً لقواعد المراجعة المشتركة المتبعة في فريق المراجعين الخارجيين في الأمم المتحدة وفي الوكالات المتخصصة والوكالة الدولية للطاقة الذرية. وتتطلب هذه القواعد تخطيط عمليات المراجعة وتنفيذها للحصول على تأكيد معقول بأن الكشوف المالية خالية من أي خطأ مادي. ويكون المدير العام للمنظمة مسؤولاً عن إعداد هذه الكشوف المالية، في أن مسؤوليتي هي إبداء رأيي بشأنها.

5- وقد نُفذت عمليات المراجعة بما يتفق مع شروط الاختصاص سالفة الذكر. وتضمنت فحصاً اختبارياً للمستندات التي تؤيد المعلومات الواردة في الكشوف المالية. كما أنها تضمنت تقييم المبادئ المحاسبية المستخدمة والامتثال للتفويضات القانونية، إلى جانب تقييم العرض العام للكشوف المالية. وإلى جانب ذلك شملت المراجعة بيانات المصروفات التي كانت هي أساس تقديم طلبات سحب الأموال، وذلك كله استنادا إلى ما جاء في الفقرة 4 من شروط الاختصاص. وكانت قواعد منظمة الأغذية والزراعة وإجراءاتها هي المطبقة على المشروع باستثناء أي إجراءات أو قواعد أو ممارسات أفضل أوصت بها الجهات المتبرعة أو أشارت بإتباعها باعتبارها شرطا للاتفاق على تقديم المنحة. والواقع أن المشتريات كان يجب إجراؤها وفقاً لقواعد وإجراءات البنك الدولي، كما أن البنك هو الذي حدد شكل تقديم التقارير المالية وتقارير العمليات.

6- وبعد هذه المراجعة استطعت أن أصدر رأياً محاسبياً صريحاً بشأن الكشوف المالية التي تخص المرحلة التحضيرية ومرحلة التنفيذ، وهو الرأي الذي سيأتي في الجزء الأول والجزء الثاني.

عمليات الفحص الخاصة

7- وإلى جانب مراجعة الحسابات أجرى موظفو مكتبي عمليات فحص خاصة وفقاً لما جاء في الفقرة 6 من شروط الاختصاص سالفة الذكر:

• ففي مقر المنظمة الرئيسي وفي بريستينا فحصوا التنظيم وشبكة الإجراءات والنُظم الموضوعة لتنفيذ البرنامج. واستعرضوا بوجه خاص الجوانب التالية: التنظيم والعاملون (الفقرات 38 إلى 51) نُظم الدفع (الفقرات 59 إلى 72) كما رُوجعت بالنسبة للميدان العلاقات مع الوكالات المنفذة (الفقرتان 52 و53) الإجراءات الصادرة محليا (الفقرة 54) أماكن المكاتب (الفقرتين 55 و56) والجرد (الفقرتين 57 و58).
• كما خضعت عمليات الشراء للاستعراض: إذ تم فحص جميع العطاءات (باستثناء حالات التعاقد المباشر) التي كانت تتصل بشراء السلع والتي نُفذت قبل 31/12/2000 (الفقرات 73 إلى 91). وكذلك استعرضت عمليات استخدام الاستشاريين (الفقرات 92 إلى 95).
• وفي الميدان قام موظفو مكتبي بزيارات إلى المستفيدين من المشروع (المزارعين والمراكز البيطرية). كما أُجريت عمليات فحص موضعي للتحقق من تسليم السلع فعلياً. ولكن لم يمكن فحص عمليات التوزيع للأقليات بسبب الوضع الأمني. كذلك جرى استعراض نشاط واحدة من اثنتين من المنظمات غير الحكومية التي كانت لا تزال تعمل في الميدان أثناء الزيارة (الفقرات 96 إلى 98).

ملخص التوصيات

8- يلخص الجدول التالي التوصيات التي أتقدم بها. ويبين هذا الجدول، بناء على طلب لجنة المالية في سبتمبر/أيلول 2001 (الدورة 97) الأولوية النسبية لتلك التوصيات (توصيات أساسية، توصيات مهمة، توصيات تستحق الاهتمام¹) كما يبين الإطار الزمني لتنفيذها.

----------------------------------------

1 ¹⁾ فيما يلي تصنيف أولويات التوصيات:

· توصيات أساسية: أي أعمال تُعتبر لا مفر منها لضمان عدم تعرض منظمة الأغذية والزراعة لأخطار كبيرة. وعدم اتخاذ إجراءات في هذا المجال يمكن أن يؤدي إلى نتائج مالية كبيرة وإلى اختلال رئيسي في العمليات.

· توصيات مهمة: يعتبر العمل هنا ضرورياً لتفادي التعرض لأخطار كبيرة. وعدم اتخاذ إجراء هنا يمكن أن يؤدي إلى ظهور أوضاع غير سليمة أو اختلال الكفاءة أو ظهور خلافات وهي حالات يمكن أن تكون لها نتائج كبيرة، تشمل نتائج مالية، ويمكن أن تعوق بلوغ الأهداف.

· توصيات تستحق الاهتمام: وهنا يكون العمل مرغوبا فيه وستكون نتيجته تحسين الرقابة أو تحسين قيمة العمل.

----------------------------------------

مراجعة الكشوف المالية للمشروع
معلومات أساسية عن أساليب المحاسبة ووضع التقارير ومراجعة حسابات المشروع
التزامات منظمة الأغذية والزراعة

9- يقضي الشرط العام 3-4 في الاتفاق بين بعثة الأمم المتحدة المؤقتة في كوسوفو ومنظمة الأغذية والزراعة بأن على المنظمة الأخيرة التزامات بأن:

(أ) "تمسك حسابات وسجلات دقيقة ومنتظمة عن الخدمات والبنود التالية، وفقاً للائحة المالية في المنظمة وللقواعد المتبعة لديها، وبالشكل وبالتفصيل الذي يبين بوضوح جميع الأعباء والتكاليف ذات الصلة"º

(ب) "تقدم إلى العميل [بعثة الأمم المتحدة المؤقتة في كوسوفو] ونسخة للبنك الدولي أو [رابطة التنمية الدولية، حسب الأحوال]، كشفاً سنوياً للحسابات يبين استخدام الأموال المصروفة على الخدمات والبنود خلال السنة التقويمية السابقة، على النحو المبين بالتفصيل في [الشروط الخاصة]".

وتقضي الفقرة

(ج) من نفس الشرط بأن "الحسابات والسجلات والكشوف السنوية المشار إليها في الفقرتين (أ) و(ب) يجب مراجعتها حسابياً على النحو المنصوص عليه في الشروط العامة". وقد أوضحت الشروط العامة أن الحسابات والسجلات والكشوف السنوية المذكورة فيما سبق لن تخضع فحسب "لإجراءات مراجعة الحسابات الداخلية والخارجية الواردة في اللائحة والقواعد المالية لمنظمة الأغذية والزراعة"، بل نصت على أن المراجع الخارجي لحسابات المنظمة "سينفذ أيضاً عمليات فحص خاصة لهذه الحسابات والسجلات والكشوف السنوية، في حدود المدى الذي يبينه له العميل".

10- وبموجب الفقرة 33 من شروط اختصاص مراجع حسابات المشروع "يجب أن تتضمن الكشوف المالية لكل مرحلة من مراحل المشروع:

(أ) بياناً بالموارد وباستخدام الأموال أثناء السنة المالية الجارية وبالاستخدام التجميعي حتى تاريخه مع بيان المقارنة بين الأموال المدرجة في الميزانية والأموال الفعلية الواردة من البنك الدولي وأموال المشروع الواردة من جهات أخرى، والأموال النظيرة، كل واحدة على انفصال، وبيان استخدامات الأموال بحسب فئات المصروفاتº

(ب) موجز للمصروفات يبين المقارنة بين الأموال المدرجة في الميزانية والمصروفات الفعلية بحسب مختلف بنود مرحلة المشروع، وذلك بالنسبة للسنة المالية الجارية والمصروفات التجميعية حتى تاريخه".

يُضاف إلى ذلك، ["ضرورة] إعداد ملحق بالكشوف المالية لكل مرحلة من مراحل المشروع يبين العلاقة بين المبالغ المدرجة في الكشف باعتبارها واردة للمشروع من البنك الدولي" والمبالغ المبينة على أنها مفرج عنها من البنك الدولي. وكجزء من التوفيق بين هذه الكشوف يجب على المنظمة أن تبين آلية الإفراج عن المبالغ، مثل بيانات المصروفات، التعهدات الخاصة، أو الاسترداد المباشر".

11- وإلى جانب الكشوف المالية الخاصة بكل مرحلة كان على المنظمة، وفقاً للشروط العامة 3-6 من الاتفاق سالف الذكر، أن تقدم تقارير ومستندات معينة. وقد جاء في المرفق الرابع بالاتفاق تفصيل تقارير إدارة المشروع الربع سنوية الواجب تقديمها في شكل يتفق مع الملحق 6 من "مبادرة إدارة القروض" لدى رابطة التنمية الدولية على أن تتضمن بوجه خاص تقارير الإدارة المالية التالية:

طريقة إصدار الفواتير وطريقة الدفع ومراجعة بيانات المصروفات

12- بموجب الشروط العامة 6-4 في الاتفاق بين بعثة الأمم المتحدة المؤقتة في كوسوفو ومنظمة الأغذية والزراعة رخصت البعثة للمنظمة في "إعداد وتقديم طلبات الدفع إلى [رابطة التنمية الدولية] نيابة عن البعثة وذلك بالشكل المنصوص عليه في المرفق الثامن" (شكل الطلب المعتاد لسحب الأموال) وذلك لتغطية التكاليف المقدرة لتوريد الخدمات والبنود في فترة أولية. وبعد ذلك يكون على المنظمة "إعداد كشوف دورية توضح المصروفات التي دفعت أثناء فترة تلك الكشوف"، وذلك بالشكل المنصوص عليه في المرفق التاسع" (كشوف المصروفات بالشكل المعتاد) هذا إلى جانب طلب سحب الأموال.

13- وجاء في الفقرة 4 من شروط الاختصاص سالفة الذكر، إلى جانب مراجعة الكشوف المالية للمشروع، أنني يجب أن أُراجع جميع كشوف المصروفات التي تستخدم كأساس لتقديم طلب سحب الأموال وأن أُطبق عليها الفحوص والرقابة التي أراها ضرورية. وفي هذا الخصوص جاء في شروط الاختصاص:

• "يجب المقارنة بدقة بين هذه المصروفات واتفاقات التمويل التي يمكن أن يستفيد منها المشروع، ومقارنتها مع وثيقة تقدير المشروع للاستهداء بها إذا كان ذلك ضرورياً.

• إذا كانت هناك مصروفات ليس لها ما يبررها وأُدرجت في طلبات سحب الأموال أو في طلبات الاسترداد من هذه الأموال يجب على مراجع الحسابات أن يبيّن هذه المصروفات بشكل منفصل.
• يجب في الكشوف المالية للمشروع إرفاق جدول يبين طلبات سحب الأموال كل على حدة وكشف المصروفات الذي يبررها مع الإشارة بصراحة إلى العدد والمبلغ".

إصدار الكشوف المالية للمشروع وشكل هذه الكشوف

14- طبقاً للفقرة 7 من شروط الاختصاص كان من المفروض إعداد مشروع الكشوف المالية ونصها النهائي وتقديمه في 31/3 و30/6/2001، على التوالي. ولكن هذه المواعيد لم يمكن احترامها. ولم يتلق موظفو مكتبي إلا في 10/5/2001 بعض الكشوف المالية عن مرحلة التنفيذ، وهي بيانات لم تكن متفقة مع شروط الاختصاص المتفق عليها. والواقع أن المستندات المقدمة كانت هي مجرد تقارير إدارة المشروع المقدمة إلى البنك الدولي عن الربع الأخير من عام 2000، أي أنها لم تكن تتضمن الكشوف والملحقات المنصوص عليها. ثم في 17/5/2001 قُدمت إلينا نسخة منقحة من الكشوف المالية عن كل من المرحلة التحضيرية ومرحلة التنفيذ ولكنها لم تكن تتفق مع الشكل المنصوص عليه في الفقرة 3 من شروط الاختصاص التي سبق ذكرها. ثم بعد ذلك أمكن تصحيح جميع نواحي النقص عند تقديم النسخة الجديدة من المشروع وعند تقديم الكشوف المالية النهائية بتاريخ 19/10/2001 و5/11/2001 على التوالي. وإذا كانت الفقرة 3 من شروط الاختصاص تصف بوضوح نوع وعدد الوثائق الواجب تقديمها فإنني أوصي في المستقبل بضرورة الاتفاق على شكل الكشوف المالية المطلوبة اتفاقاً دقيقاً قبل بدء المشروع.

القواعد المحاسبية المطبقة

15- بموجب الفقرة 2(ج) من شروط الاختصاص، يجب أثناء مراجعة الحسابات توجيه اهتمام خاص لمعرفة "ما إذا كانت حسابات المشروع قد أُعدت وفقاً للقواعد المحاسبية الدولية المطبقة بصفة منتظمة". وربما يكون في ذلك بعض التعارض مع الشروط العامة 3-4(أ) من الاتفاق بين بعثة الأمم المتحدة المؤقتة في كوسوفو ومنظمة الأغذية والزراعة، إذ أن هذه الفقرة تنص على أن المنظمة يجب عليها "مسك حسابات وسجلات دقيقة ومنتظمة [...] وفقاً للائحتها المالية والقواعد المالية المطبقة لديها". ولما كانت المنظمة هي جزء من أسرة الأمم المتحدة، فإن عليها أن تطبق القواعد المحاسبية في الأمم المتحدة، وإذا كانت هذه القواعد تقوم إلى حد بعيد على القواعد المحاسبية المقبولة دوليا، فإن هناك فوارق بينهما ترجع أساسا إلى أن منظمات الأمم المتحدة تمارس نشاطا غير تجاري كما ترجع إلى أهمية الميزانيات المعتمدة من أجل تنفيذ عمليات تلك المنظمات. ومن الفوارق بين النظامين طريقة حساب المصروفات المستحقة. فالفقرة 37 من النظام المحاسبي في الأمم المتحدة تقضي بأن "المصروفات في أي فترة مالية هي مجموع المبالغ المنفقة والالتزامات الصحيحة التي لم تتم تصفيتها والتي يجب أن تتحملها مخصصات الفترة المعنية"، في حين أن القاعدة المحاسبية الدولية رقم 37 تقضي بأن الالتزامات التي لم تتم تصفيتها والناشئة عن سلع وخدمات حدث بالفعل تلقيها أو توريدها هي التي تعتبر وحدها من ضمن الخصوم.

16- ولكن يلاحظ أنه لا القواعد المحاسبية في الأمم المتحدة ولا القواعد المحاسبية الدولية كانت مطبقة على الكشوف المالية للمشروع. فقد كان المتفق عليه مع البنك الدولي هو تسجيل المصروفات في تلك الكشوف على أساس الصرف نقدا. ولكن وفقا للفقرة 6-4 من الاتفاق بين بعثة الأمم المتحدة المؤقتة في كوسوفو ومنظمة الأغذية والزراعة تكون "فترة وضع حسابات التكاليف النهائية هي أربعة أشهر بعد تاريخ إقفال المنحة". وفي المرحلة التحضيرية كان تاريخ إقفال المنحة هو 30/9/2000، مما يعني أن من الممكن صرف مصروفات حتى 31/1/2001. ولما كان النظام المتبع للمحاسبة ليس هو نظام تاريخ الاستحقاق فلم يكن من المطلوب إعداد ميزانية. وعلى كل حال لما كان المشروع مركزاً على توزيع سلع وخدمات، فإن الأصول كانت قاصرة على تلك التي استخدمت لإدارته محليا في وحدة التنسيق في حالات الطوارئ في المنظمة الموجودة في بريستينا. وحتى يمكن تقديم صورة أفضل عن تنفيذ المشروع وعن الخصوم التي يتحملها أوصي بإدراج ملحق أو مذكرة في الكشوف المالية المقبلة للمشروع عن مرحلة التنفيذ، بحيث يتبين مقدار المصروفات التي سبق التعهد بها ولكن لم يتم دفعها بعد.

الكشوف المالية عن المرحلة التحضيرية
مصادر الأموال

17- كان تمويل المرحلة التحضيرية يأتي من منحة قدمتها الرابطة الدولية للتنمية من أجل الأعمال التحضيرية لا تجاوز 000 565 دولار كما جاء في Grant Trust Fund Agreement 023448 بتاريخ 16/4/2000. وقد جاء في الكشف رقم "ألف" وفي الملحق الأول، أن مجموع الأموال الواردة بالفعل بلغ 500 542 دولار تتألف من مبلغ مدفوع مقدما مقداره 000 300 دولار ثم من مبلغين آخرين كانا طلبهما يستند إلى كشوف الصرف المقدمة في 7/9/2000 و22/1/2001 بمبلغي 570 191 دولاراً و930 50 دولاراً على التوالي. وبعد التعديلات التي أُجريت بناء على طلبي موظفي مكتبي أُضيفت الفوائد الصافية المتحققة على الرصيد النقدي والبالغ قدرها 292 2 دولاراً. وكانت النتيجة هي أن بند "الأموال الواردة" وصل في مجموعه إلى 792 544 دولاراً كما جاء في الكشف "ألف" وفي الملحق الأول.

18- ونظراً لعدم وجود أي نصوص عن الإيرادات من الفوائد في الاتفاق بين بعثة الأمم المتحدة المؤقتة في كوسوفو ومنظمة الأغذية والزراعة، فإن هذه الأخيرة طبقت القواعد السارية لديها. فتقضي المادة 250-253 من دليل التعليمات الإدارية والمالية في المنظمة بأن "تُحسب الفوائد على أساس نصف سنوي وبمتوسط معدل الفائدة المقبوضة أثناء الستة شهور السابقة، مع تطبيقها على أربعة أخماس الرصيد النقدي لكل حساب أمانة في نهاية كل شهر من الشهور السابقة". فإذا كان رصيد حساب الأمانة رصيدا سلبيا تُخصم الفائدة على مبلغ العجز بأكمله كما جاء في المادة 250-252 من الدليل المذكور. وبالنسبة للستة شهور الأخيرة من عام 2000، كان متوسط سعر الفائدة المقبوض 6.32 في المائة وهو السعر الذي استُخدم عندما كان المشروع في حالة عجز حسابي (في سبتمبر/أيلول وأكتوبر/تشرين الأول 2000) في حين إيراد الفوائد المقبوضة من جانب المشروع حُسب على أساس 5.056 في المائة تعادل أربعة أخماس 6.32 في المائة. وكان مبلغ الفائدة الصافية المقبوض يصل إلى 292.14 2 دولار، مع تدويره إلى أقرب دولار في الكشوف المالية للمشروع. وبالنسبة للمستقبل أوصي بأن تكون الممارسة المتبعة هي وضع نصوص تفصيلية في الاتفاقات المبرمة عن طريقة حساب الإيراد من الفوائد وطريقة استخدامه.

استخدام الأموال

19- فيما يتعلق باستخدام الأموال، حصل موظفو مكتبي على المستندات المؤيدة للمصروفات التي أُبلغت للبنك الدولي، وعلى قوائم الإنفاق على الصفقات التي حُملت على حساب المشروع وفقا لدفاتر حسابات منظمة الأغذية والزراعة. وعلى ذلك تمكنوا من مضاهاة المبالغ الواردة في الكشوف المالية للمشروع مع كشوف المصروفات المقدمة للبنك الدولي من جانب، ومع دفاتر حسابات المنظمة في 31/12/2000 من جانب آخر. وقد ذكرت الفقرة 2(د) من شروط الاختصاص ضرورة "وجود روابط واضحة بين دفاتر الحسابات والتقارير المقدمة إلى البنك الدولي" وسيتبين من الفقرات التالية أن الوضع لم يكن على هذا الحال دائماً.

20- وكان هناك 11 عملية بلغ مجموعها نحو 312 5 دولاراً أُدرجت تحت المبلغ المسمى "استخدامات الأموال" ولكنها لم ترد أبداً في كشف المصروفات المقدم إلى البنك الدولي. وقد كان ذلك هو السبب في اختلاف "مصادر الأموال" (500 542 دولار باستثناء الإيراد من الفوائد) وبند "استخدامات الأموال" (812 547 دولاراً). كما جاء في الكشف "ألف" وعند إضافة الإيراد من الفوائد البالغ 292 2 دولارا إلى بند "مصادر الأموال" ينخفض الفرق إلى (020 3) دولارا، وهو المبلغ الذي جاء في بند "الأرصدة الختامية" في الكشف المذكور.

21- وكان هناك مبلغ 262 5 دولاراً صرفه مكتب الاتصال التابع للمنظمة في واشنطن مقابل تذكرة طائرة لأحد الاستشاريين، وقد أُدرج المبلغ في بداية الأمر في كشف المصروفات المقدم إلى البنك الدولي عن المرحلة التحضيرية ولكن لم يظهر في دفاتر حسابات المنظمة ولا في الكشوف المالية للمشروع عن تلك المرحلة. وما حدث في الواقع هو تحميل هذا المبلغ على مرحلة التنفيذ. ولكن لما كان المبلغ يخص في الحقيقة المرحلة التحضيرية (إذ أن السفر حدث يوم 11/9/2000)، فقد أُدرج المبلغ، بعد أن تبين الخطأ، في الكشوف المالية الخاصة بالمرحلة التحضيرية مع تحميله على تلك المرحلة أيضاً في دفاتر حسابات منظمة الأغذية والزراعة.

22- وهناك مبلغ 154.61 8 دولار عن تسع عمليات أُدرج في عام 2001 ضمن مرحلة التنفيذ (مرتبات لموظفي الخدمات العامة)، وظهر في المرحلة التحضيرية في دفاتر حسابات منظمة الأغذية والزراعة في حين أنه جاء ضمن مرحلة التنفيذ في كل من تقارير إدارة المشروع وكشوفه المالية. وبعد ذلك أُعيد تصنيف المبلغ على الطريقة الصحيحة بناء على طلب موظفي مكتبي، وأُدرج ضمن مرحلة التنفيذ في دفاتر حسابات المنظمة.

23- وفيما يتعلق بتاريخ إقفال حسابات المشروع ينص الشرط 6-4(هـ) من الشروط العامة في الاتفاق بين البعثة الدائمة للأمم المتحدة في كوسوفو ومنظمة الأغذية والزراعة على أن "تكون فترة وضع حسابات التكاليف النهائية هي أربعة أشهر بعد تاريخ إقفال المنحة". وفي المرحلة التحضيرية كان تاريخ إقفال المنحة هو 30/9/2000، ومعنى ذلك إمكان دفع مصروفات وقيدها حسابيا حتى 31/1/2001. وبتاريخ 29/12/2000، طلبت المنظمة تأجيل هذا الموعد إلى 31/3/2001. ولكن البنك الدولي لم يوافق على ذلك على أساس أن معناه تمديد تاريخ إقفال المنحة بأثر رجعي، وإن ذلك يتطلب تقديم طلب رسمي ومبررات من جانب بعثة الأمم المتحدة المؤقتة في كوسوفو. ولم يمكن إقفال حسابات المشروع في 31/1/2001 لأن الحسابات كانت لا تزال تحت الإعداد في دفاتر حسابات المنظمة بعد هذا التاريخ. والنتيجة، هي أن موظفي مكتبي رأوا أن بعض العمليات التي يبلغ مجموعها 826.10 16 دولار، كما يجيء في الجدول 2 أدناه، وهي عمليات سُجلت بعد31/1/2001، يجب اعتبارها مصروفات غير صحيحة.

24- وعند إبلاغ هذه المسألة إلى منظمة الأغذية والزراعة كان الرد الأولي هو أن المنظمة احترمت التاريخ النهائي لأنها أرسلت آخر طلب سحب أموال قبل 31/1/2001 وأنها اضطرت من أجل ذلك إلى أن تُدرج مصروفات تعهدت بها ولكنها لم تسجل في الدفاتر الرسمية (دفتر الأستاذ العام أوراكل). ولما كان موظفو مكتبي لم يقتنعوا بسلامة هذه المصروفات، فإن البنك الدولي رد على طلب الإيضاحات الذي قدمته المنظمة بالرد التالي في تاريخ 29/8/2001، "فيما يتعلق بطلبكم تأكيد سلامة المصروفات الخاصة بمشروع كوسوفو والبالغة 826.10 16 دولار [...] التي دفعتها المنظمة بعد فترة السماح التي انتهت في 31/1/2001: يؤكد البنك جواز اعتبار هذه المصروفات سليمة نظرا لأن المشروع كان قد حصل على الخدمات (بالفعل وليس مجرد تحمل تكاليفها) قبل تاريخ الإقفال وهــو 30/9/2000، على أن يكــون مفهوما أن ذلك لا يعتبر سابقة. ولكن يجب أن يلاحظ أن المصروفات التي تدفع بعد فترة السماح التي يمنحها البنك الدولي عند تاريخ انتهاء مشروع ما لا تعتبر مصروفات سليمة كقاعدة عامة ولهذا فمن المأمول عدم العودة إلى مثل هذا السلوك في منحة التنفيذ الرئيسية وغيرها من المنح المتعلقة بهذا المشروع".

25- وبالنظر إلى هذا الرد الذي أرسله البنك، أوافق على أن تعتبر المصروفات سالفة الذكر البالغة 826.10 16 دولار مصروفات سليمة وذلك بصفة استثنائية على ألا تكون هناك سابقة بهذا الشأن. وعلى هذا الأساس أرى أن الكشوف المالية تقدم صورة حقيقية وسليمة عن الوضع المالي لمصادر الأموال وطلبات الحصول عليها في المرحلة التحضيرية من المشروع عن السنة المنتهية في 31/12/2000. ومنعاً لتكرار ظهور مثل هذا الموقف في المستقبل أوصي بأن تتخذ المنظمة جميع الخطوات الضرورية لضمان إقفال حسابات جميع المشروعات خلال مدة ثلاثة شهور.

استعراض تقارير إدارة المشروع

26- بالإضافة إلى عمليات التوفيق بين الحسابات التي سلف ذكرها كان موظفو مكتبي يريدون أيضاً عمل استعراض دقيق لتقارير إدارة المشروع التي قدمت للبنك الدولي. ولكن لما لم يحصلوا على جميع المعلومات المطلوبة كان هذا الاستعراض محدودا، وقد لاحظوا ما يلي:

وكانت إدارة المشتريات تعاون إدارة عمليات الإغاثة الخاصة في شراء السلع الواجب شراؤها بما يتفق مع قواعد ولوائح البنك الدولي. وقد لاحظ موظفو مكتبي أن الامتثال لإجراءات البنك الدولي كان يقتضي استخدام استشاري دولي لشؤون المشتريات.

تنظيم فريق إدارة المشروع في كوسوفو

40- تحت إشراف وحدة التنسيق في حالات الطوارئ التابعة للمنظمة في بريستينا أُنشئ فريق لإدارة المشروع من أجل تنفيذ أنشطة المشروع بالتعاون مع المنظمات غير الحكومية. ووفقاً لما جاء في المرفق الثالث بالاتفاق المعقود بين بعثة الأمم المتحدة المؤقتة في كوسوفو ومنظمة الأغذية والزراعة عُيِّن استشاري دولي ليكون رئيسا لفريق المشروع ونائبا لمنسق عمليات الطوارئ تحت إشراف عام من مدير إدارة عمليات الإغاثة الخاصة. وكان رئيس الفريق مسؤولا عن إدارة المشروع: تعيين الموظفين المحليينº تنسيق العمل بين كل من الاستشاريين الدوليين والمحليينº الاتصال بالسلطات المحلية وببقية منظمات الأمم المتحدة وبالمنظمات غير الحكومية والجهات المتبرعة.

41- وبموجب خطة تنفيذ المشروع المؤرخة 5/5/2000، كان المفروض أن يتألف فريق إدارة المشروع من مزيج من الموظفين المحليين والدوليين. والواقع أن الخريطة التنظيمية للمشروع في 31/12/2000، ذكرت أن هناك سبعة استشاريين دوليين يعملون تحت إشراف رئيس فريق المشروع. وقد كلفوا بوضع برنامج عمل الأخصائيين المحليين ورصد عملهم، ولكن لما كان الأخصائيون الدوليون ليسوا مقيمين بصفة دائمة في كوسوفو، فإن جزءاً كبيراً من عبء أعمال الرصد كان يقع على رئيس الفريق باعتباره الموظف الدولي الوحيد الذي يعمل طول الوقت ضمن فريق إدارة المشروع. وقد أدى هذا الوضع إلى ظهور القضايا التالية.

42- كان رئيس الفريق مثقلا بالعمل اليومي في إدارة الموظفين المحليين (22 شخصا في المجموع): وهم ثمانية من الأخصائيين المحليين، ومترجم واحد، و5 سائقو سيارات إلى جانب أربعة تقنيين من البلدية ابتداء من 1/1/2001 كانوا يعملون من قبل لدى إحدى وكالات التنفيذ، وأربعة سائقين لنقلهم إلى بلدية غلوكوفتش Gllogovc واسكندراي Skenderaj. وبفرض أن رئيس الفريق لم يكن يستطيع أن يواجه هذا التحدي فإن سير المشروع كان سيتضرر نظراً لعدم وجود نائب لرئيس الفريق، كما كان مقرراً في الأصل في خطة تنفيذ المشروع. وأثناء زيارة موظفي مكتبي كان الموظفون المحليون يستخدمون إما كاستشاريين محليين (ستة) أو ضمن فئة الخدمات العامة (سبعة). وقبل ذلك كانوا جميعا مستخدمين بصفة عرضية لمدة ثلاثة شهور. وظل الحال على ذلك بالنسبة لبقية الموظفين المحليين (تسعة): المترجم، التقنيون الأربعة للشؤون البلدية، والسائقون السالف ذكرهم كانوا جميعاً يعملون بعقود عمل مؤقتة. وقد تبين أن عدد الموظفين المحليين كان ثابتاً وأن معدل دوران الموظفين كان محدوداً في اثنين من البيطريين استقالا من العمل. وكان توصيف الوظائف متفقا مع ما جاء في خطة تنفيذ المشروع باستثناء وظيفة أخصائي المشتريات والجوانب اللوجستية. ونظراً لعدم إرسال أخصائي سوقيات دولي إلى بريستينا كان بقية الموظفين يوجهون مزيدا من الاهتمام إلى أعمال الجوانب اللوجستية (انظر الفقرتين 44 و45).

43- وفي مشروع كان نجاحه يعتمد اعتماداً كبيرا على الخبرة التقنية كان نقص الصلات اليومية بين الأخصائيين الدوليين والمحليين سبباً في صعوبة عمل رئيس الفريق، وخصوصاً في المسائل الفنية النوعية جداً. وكان الأخصائيون الدوليون يشاركون في عمليات المشروع وفي عملية اتخاذ القرارات. وكانت تقاريرهم عن نهاية مهامهم تتضمن توصيات من أجل تقدم المشروع أو للتصديق على بعض المصروفات (وخصوصا ما يتعلق بعمل المنظمات غير الحكومية). وكان على الأخصائيين الدوليين أيضاً أن يكونوا حاضرين في بعض المراحل الحرجة من تنفيذ المشروع، مثل تسلم العقاقير والآلات وتوزيعها. ولكن لما كانوا لا يعملون إلا لبعض الوقت فقط فإن غيابهم عن المشروع كان يمكن أن يكون سبباً في تأخر استجابة فريق إدارة المشروع للصعوبات غير المتوقعة. فمثلا كان لا بد من انتظار تكليف الاستشاري الدولي لشؤون الآلات بالقيام بمهمة (25/1 إلى 15/2/2001) للتفاوض مع مورِّد الآلات على خدمات ما بعد البيع التي لم تنفذ على الجرارات الجديدة المستوردة خلافاً لما نص عليه العقد. يضاف إلى ذلك، وخلافاً لما كان مفترضاً، فإن الشخصين اللذين كانا يؤديان أعمال المشتريات والجوانب اللوجستية وأعمال الإدارة المالية انتهى بهما الأمر إلى التعيين في مقر المنظمة على النحو الذي سيرد تفصيلاً فيما بعد.

إدارة سوقيات المشروع

44- كانت الجوانب اللوجستية في صلب مشروع من هذا النوع حيث كانت الحيوانات والسلع تستورد وتوزع على عدد كبير من المستفيدين. وأثناء إعداد البرنامج اتفق بين البنك الدولي ومنظمة الأغذية والزراعة على أن يكون الأخصائي الدولي الاستشاري لشؤون المشتريات هو المسؤول أيضاً عن الجوانب اللوجستية وأن يكون مقر عمله في بريستينا لكامل الوقت. ولكن الواقع أن المنظمة طلبت أن يبقى هذا الاستشاري في مقر المنظمة لإعداد وتنفيذ إجراءات المشتريات بسبب عدم التعود على إجراءات البنك الدولي وأيضا بسبب عدم توافر موظفين يمكن تخصيصهم للمشروع.

45- والنتيجة، هي أن لوجستيات استيراد وتوزيع الأبقار والعقاقير والآلات ظلت تُدار من 29/9/2000 إلى يناير/كانون الثاني 2001 دون تخصيص أخصائي لوجستيات دولي للمشروع. وقد عُين أخصائي مشتريات وسوقيات محلي ولكن الحقيقة أن معظم المشكلات كان حلها يرجع إلى الإدارة الفعالة من جانب رئيس الفريق بمساعدة من الأخصائيين الدوليين المعنيين الموجودين في بريستينا ومن مسؤول الجوانب اللوجستية والأمن في وحدة الطوارئ في المنظمة. وكان هذا الأخير مسؤولا بوجه خاص عن التخليص الجمركي على المعدات والعقاقير البيطرية، وعلى نقل الأبقار والآلات إلى جانب عمليات التوزيع للأقليات، وهي عمليات كانت تتطلب تدابير أمنية خاصة. ومقابل هذه الخدمة حُمّل المشروع بما يعادل مرتب شهرين من مرتب هذا المسؤول. فإذا حدث تمديد للمشروع (كما هو متوقع)، أوصي بالنظر في تعزيز جانب الجوانب اللوجستية لأنه كان مفتاحاً من مفاتيح التنفيذ السليم للمشروع.

إدارة مالية المشروع
المسؤوليات عن الميزانية والمتابعة

46- بموجب خطة تنفيذ المشروع المؤرخة 5/5/2000 "[تكون] المسؤولية الشاملة عن الإدارة المالية للمشروع في يد منظمة الأغذية والزراعة، وتكون المسؤولية الرئيسية في مقر المنظمة في روما، والمسؤولية الثانوية في يد [...] وحدة التنسيق في حالات الطوارئ التابعة للمنظمة في بريستينا". وقد سبق القول بأن مدير إدارة عمليات الإغاثة الخاصة، كان هو المسؤول عن ميزانية المشروع في حين أن رئيس الفريق كان مأذوناً في تحمل المصروفات المحلية بإصدار أذون صرف من الميزانية المحلية. وقد وضعت ميزانيتان للمشروعات (واحدة للمرحلة التحضيرية وواحدة لمرحلة التنفيذ) وفقاً للقواعد والإجراءات المتبعة في المنظمة والتي جاء ذكرها بوجه خاص في التعليمات رقم 2 الصادرة عن قسم الشؤون المالية والمعنونة "حسابات المشروعات". وبعد الانتهاء من إبرام الاتفاق، أنشأت مجموعة حسابات المشروعات في القسم المذكور "حسابين لهذا المشروع" (حساب لكل مرحلة) وكان كل حساب يتضمن حسابا رئيسيا يُسمى الحساب "الأم" إلى جانب حساب واحد على الأقل من مستوى أدنى يُسمى مشروع "تابع" أو "وليد". وعلى هذا المستوى الأخير كان يجري تنفيذ البنود الحسابية فكل قسم فرعي من أقسام الميزانية وكل تفويض لسلطة الصرف ضمن مشروع كان يتطلب إنشاء مشروع جديد "وليد" أو تابع، يتحمل جميع الالتزامات والمصروفات بموجب الميزانية المخصصة له. ويتضمن الجدول 1 في المرفق الثالث بيان جميع المشروعات "الوليدة" التي أُنشئت بمناسبة أذون الصرف من البرنامج الميداني بسبب مصروفات دُفعت في كوسوفو.

الموظفون والتنظيم

47- كانت خطة تنفيذ المشروع تتوخى زيادة عدد "أفرقة المحاسبين الموجودين دعماً لاحتياجات مشروعات أخرى تنفذها منظمة الأغذية والزراعة"، على أن تكون الزيادة المطلوبة للمشروع "خاصة باستخدام موظفي حسابات في وحدة التنسيق في حالات الطوارئ في المنظمة، بما في ذلك مدير مالي ومحاسب" على أن يعينا قبل نهاية أبريل/ نيسان 2000. وبموجب الملحق واو من الخطة المذكورة "يتعاقد المدير العام مع وحدة الطوارئ وتكون له المسؤولية المباشرة عن ترتيبات الإدارة المالية للمشروع ويقدم تقاريره إلى قسم الشؤون المالية في مقر المنظمة في روما". وأما المحاسب فيكون مسؤولا أمام المدير المالي.

48- وكان الاتفاق المعقود بين بعثة الأمم المتحدة المؤقتة في كوسوفو والمنظمة بتاريخ 14/8/2000 يتضمن أيضا تعيين هذين الموظفين ولكن لقب الوظيفتين تغير إلى "أخصائي الإدارة المالية" و"مساعد أخصائي الإدارة المالية (محاسب)"، على التوالي. ويقضي المرفق الثالث بالاتفاق بأن الاستشاري الدولي الذي سيُعين كأخصائي للإدارة المالية "سيكون مسؤولا عن حسابات المشروع [...] في كوسوفو وعن إدارته المالية". ويكون عليه بوجه خاص أن "يضمن إعداد الميزانيات والرقابة عليها ويتولى الإشراف المالي ووظائف الحسابات [...] في الميدان" ويكون "مسؤولا عن التنسيق العام للإدارة المالية داخل المشروع". ولكن، خلافا لما كان مقررا في خطة تنفيذ المشروع، لن يكون هذا الموظف مسؤولا أمام قسم الشؤون المالية بل يخضع للإشراف العام من جانب مدير إدارة عمليات الإغاثة الخاصة، وللإشراف الشامل من جانب منسق عمليات الطوارئ وللإشراف المباشر من جانب رئيس الفريق في كوسوفو على أن يحصل فقط "على الدعم الفني من قسم الشؤون المالية".

49- وبالفعل عُيِّن استشاري دولي بهذه الصفة وحصل على مبلغ إجمالي قدره 429 6 دولاراً رغم أن مدخلاته في المشروع كانت محدودة. وقد سبق القول بأن مراجعا داخليا حل محله على سبيل الإعارة في يوليو/ تموز 2000. وتولى الإشراف على الشؤون الإدارية والمالية في كوسوفو وكان مسؤولا عن متابعة الميزانية وتقديم التقارير إلى البنك الدولي. ولكن رغم أنه كان يزور كوسوفو بصفة منتظمة فلم يكن مقر عمله هناك بل كان في مقر المنظمة حيث كانت مهمته الرئيسية هي أن يكون مسؤول الميزانية لجميع المشروعات التي تديرها إدارة عمليات الإغاثة الخاصة. وفي رأيي أن الإدارة المالية في المشروع تثير القضايا التالية.

50- كانت كفاية عمليات إعداد التقارير المالية تعتمد في بريستينا، في التطبيق اليومي، على مهارات موظف محلي واحد فقط. كما أن موظفي مكتبي لاحظوا أثناء زياراتهم عدم وجود دليل تعليمات مالية وتشغيلية محددة للمشروع. والمفروض أن هذا الدليل كان ضروريا بالنظر إلى أن المشروع كان تحت إدارة مشتركة من منظمة الأغذية والزراعة والبنك الدولي ويسير على القواعد واللوائح المالية في كل منهما، وكان يجب الانتهاء من إعداده قبل 30/6/2000 على الأكثر وفقا لخطة التنفيذ. ولكن الواقع، أن مشروع هذا الدليل لم يظهر إلا في فبراير/شباط 2001. ورغم أن هذا المشروع تضمن معلومات جيدة خصوصا عن إجراءات الصرف في المشروع فلا يمكن اعتباره كافيا لأن نطاقه العملي كان لا يكفي لتوفير الإرشاد التفصيلي للموظفين المسؤولين عن أعمال المضاهاة وتقديم التقارير إلى البنك الدولي. وأوصي بشدة بالانتهاء من هذا الدليل، الذي كان لا يزال في مرحلة مسودة أثناء إعداد هذا الخطاب إلى الإدارة، وإصداره بأسرع ما يمكن وعلى أي حال قبل تسلم أي مساهمة جديدة من البنك الدولي.

51- وأما على مستوى مقر المنظمة فقد عانت الإدارة المالية للمشروعات من أوجه النقص التالية:

• لما كانت اشتراطات البنك الدولي تتعارض في بعض الأحيان مع القواعد واللوائح في منظمة الأغذية والزراعة فكان المطلوب الدخول في عملية توفيق تستغرق وقتاً. وتفاقمت المشكلة بالتأخر في قيد المصروفات في دفتر الأستاذ العام لدى المنظمة. وكانت النتيجة هي أن الموظف الذي يؤدي وظيفة الأخصائي الدولي للشؤون المالية في المشروع في إدارة عمليات الإغاثة الخاصة كان عليه أن يؤدي دورا حاسما في إنتاج المعلومات المالية عن المشروع، وكان يفعل ذلك أساسا بحسب الحاجة وبعملية التجربة والخطأ. وهذا الوضع قد يكون مقبولا نسبيا في المرحلة التحضيرية ولكنه كان أقل ملاءمة أثناء مرحلة التنفيذ.
• وأكثر من ذلك، وكما سبق القول، كان هذا الموظف يؤدي وظائفه سالفة الذكر كما أنه كان أيضاً هو المسؤول عن الميزانية في جميع مشروعات إدارة عمليات الإغاثة الخاصة. ولم يؤد مسؤول العمليات أي دور نشط في الإدارة المالية للمشروع نظراً لعدم وجود نظرة شاملة لكيفية إنفاق الميزانية.
• وقد سبق القول بأن قسم الشؤون المالية هو الذي كان عليه أن يوافق على كشوف المصروفات وتقارير إدارة المشروع قبل إرسالها إلى البنك الدولي. وفي مناسبات عديدة لاحظ موظفو مكتبي أن هذه الوثائق كانت تُعتمد رغم اختلافها مع حسابات منظمة الأغذية والزراعة. ولهذا فإنني أوصي أيضاً، من أجل تجنب تكرار التأخير في إصدار الكشوف المالية لعام 2000، بأن تكون المسؤولية عن تقديم تلك الكشوف بالنسبة للمشروع في يد قسم الشؤون المالية وحده.

العلاقات مع الوكالات المنفذة

52- تعاقدت منظمة الأغذية والزراعة بموجب خطابات اتفاقات مع أربع منظمات غير حكومية من أجل أداء الخدمات التالية:

• اختيار القرى والمستفيدين من المشروعº
• تنظيم دورات تدريبية للمستفيدين قبل توزيع الأبقار والآلات الزراعيةº
• المسؤولية عن الأبقار من وقت وصولها في الإقليم حتى توزيعها في المناطق الريفيةº
• تنظيم توزيع الحيوانات والآلات الزراعيةº
• تطبيق برنامج إصلاح الجرارات.

ويتبين من التفاصيل في الجدول الثاني في الملحق الثالث، أن خمس خطابات اتفاقات كانت قد أُبرمت حين تولى موظفو مكتبي عمليات المراجعة في نوفمبر/تشرين الثاني 2000: كان منها ثلاثة خطابات تخص المرحلة التحضيرية واثنان لمرحلة التنفيذ.

53- وكانت النتيجة هي أن فريق إدارة المشروع كان يعتمد بشدة على المنظمات غير الحكومية كوكالات منفذة تتولى عمليات تنفيذ المشروع في الموقع. وكان العمل الذي كُلفت به تلك المنظمات غير الحكومية هو في أغلبه اختيار المنتفعين والمشاركة في التوزيع. وأما نشاط هذه المنظمات في الرصد فكان يتألف أساسا، بحسب خطابات الاتفاقات، من جمع بيانات وليس تقديم مشورة فنية للمزارعين. وقد استعرض موظفو مكتبي هذه الخطابات ولاحظوا أن واحداً منها كان مبرما مع منظمة غير حكومية هي منظمة "العمل ضد الجوع"(Action Against Hunger AAH) لرصد المشروع في بلديتين (غلوكوفتش وإسكنداري) لمدة ثلاثة أشهر حتى 31/12/2000 ولكن التوقيع عليه لم يحدث إلا في 10/11/ و22/11/2000 من جانب المنظمة وتلك المنظمة غير الحكومية على التوالي. يضاف إلى هذا أنهم لاحظوا أن الخطاب لم يجدد بعد ذلك لأن منظمة العمل ضد الجوع أرادت أن تنسحب من كوسوفو في مارس/ آذار 2001 في حين أن أعمال الرصد كان مفروضاً استمرارها حتى يونيو/حزيران 2001. وعلى ذلك، قرر رئيس الفريق أن يتولى أعمال الرصد بصورة مباشرة في هاتين البلدتين، وعين لهذا الغرض التقنيين الذين كانت تستخدمهم منظمة العمل ضد الجوع من قبل.

الإجراءات التي أصدرها رئيس فريق المشروع

54- أصدر رئيس الفريق الإجراءات الثلاثة التالية المطبقة على تنفيذ المشروع.

• وفقاً لتعليمات بتاريخ 26/6/2000، يجب أن يجيز رئيس الفريق أي اتصالات مع رئاسة منظمة الأغذية والزراعة ومع البنك الدولي. وقد لاحظ موظفو مكتبي أن هذا الإجراء كان متبعاً بالفعل.
• بتاريخ 6/7/2000 صدرت تعليمات للاستشاريين الدوليين بأن يدرجوا في تقارير نهاية مهمتهم موجزاً للعمل الذي نفذوه أثناء المهمة وموجزاً للخطوات التي يجب اتخاذها بعد انتهاء المهمة. ولاحظ موظفو مكتبي أن الاستشاريين نفذوا هذه التعليمات بدرجة كبيرة، مما أثبت أنها كانت مفيدة لحسن متابعة العمل الواجب أداؤه من جانب الموظفين المحليين بدون وجود الاستشاريين الدوليين.
• بتاريخ 3/1/2001 صدرت تعليمات للموظفين المحليين بتقديم برنامج أسبوعي لرئيس الفريق، وخصوصا عن أنشطة الرصد في الموقع. وأثبت هذا الإجراء ضرورته بالفعل عندما تولى فريق المشروع عمليات الرصد في البلديتين سالفتي الذكر بعد انسحاب منظمة العمل ضد الجوع.

مباني المكاتب في بريستينا

55- كانت مكاتب فريق إدارة المشروع تقع ضمن مكتب إدارة عمليات الإغاثة الخاصة التابعة للمنظمة ومكاتب برنامج الأغذية العالمي في بريستينا. وكان المفترض أن البرنامج الأخير حصل على ترخيص من بعثة الأمم المتحدة المؤقتة في كوسوفو بشغل الأماكن في مبنى "كوسوفدروفو" "ex-Kosovdrvo" والسماح لموظفي منظمة الأغذية والزراعة بشغل المساحة التي تجاوز احتياجات برنامج الأغذية العالمي. ولما كان المبنى قد وضع تحت تصرف البرنامج المذكور بدون أجرة فإن المنظمة والبرنامج اتفقا على اقتسام التكاليف الخاصة باستخدام المبنى (انظر الجدول 3 في الملحق الثالث). وأبرمت المنظمتان خطابي تفاهم عن المدة من ديسمبر/كانون الأول 1999 إلى 3/4/2000 وعن المدة من أول مايو/أيار إلى 31/10/2000، على التوالي. ولما كان البرنامج يعمل على تخفيض أنشطته وموظفيه في بريستينا فكان يريد أن تدفع المنظمة حصة أكبر في تكاليف إدارة المبنى. والنتيجة هي أن خطاب التفاهم الجديد الذي يغطي المدة من 1/11/2000 إلى 30/4/2001 كان مازال موضع تفاوض عندما زار موظفو مكتبي الموقع في فبراير/شباط 2001. ونظرا لعدم وجود خطاب تفاهم جديد لم يكن المبلغ المطلوب من منظمة الأغذية والزراعة عن شهري نوفمبر/تشرين الثاني وديسمبر/ كانون الأول 2000 معروفاً في فبراير/شباط 2001.

56- وكانت المصروفات المتعلقة بمبنى "كوسوفدروفو" في بريستينا مقسمة بالتساوي أيضا على المشروعات التي تنفذها وحدة التنسيق في حالات الطوارئ التابعة لمنظمة الأغذية والزراعة، وكان هذا التقسيم في مصلحة المشروع الذي لم يتحمل إلا 4.66 في المائة من التكاليف التي تدفعها الوحدة المذكورة لبرنامج الأغذية العالمي. ولما كان فريق إدارة المشروع يشغل أكثر من 12 في المائة من مساحة المبنى فكان المفروض أن يتحمل المشروع ثلث المدفوعات التي دفعتها المنظمة لبرنامج الأغذية العالمي على أساس الأمتار المربعة المستخدمة. ولكن لم تستطع وحدة التنسيق في حالات الطوارئ أن تطبق قاعدة اقتسام تكاليف المباني تطبيقا دقيقا. ولما كانت فواتير برنامج الأغذية العالمي تصدر بعد تأخيرات كبيرة لم يمكن تحميل عدد من المشروعات في هذه المصروفات لأن المشروعات كانت قد أُغلقت بالفعل، وكان من الضروري تحميل حصتها على مشروعات أخرى. ولتجنب أي أعباء زائدة على مشروع بعينه، أوصي بأن تكرر منظمة الأغذية والزراعة طلباتها العديدة لبرنامج الأغذية العالمي بإصدار الفواتير في الوقت المطلوب.

الأصول المملوكة للمشروع في الأماكن الموجودة في بريستينا

57- استعرض موظفو مكتبي الأنظمة والإجراءات القائمة لإدارة وتنظيم جرد المعدات غير المستهلكة والإمدادات والمعدات المستهلكة. وكانوا يقصدون من ذلك إلى عمل جرد فعلي للبنود غير المستهلكة الوارد ملخص لها في قائمة الجرد في مقر المنظمة بتاريخ 31/12/2000. ولكن للأسف لم تكن هذه القائمة قد أُرسلت بعد إلى وحدة التنسيق في بريستينا. وكما لوحظ من قبل في زيارات ميدانية لممثليات أخرى لمنظمة الأغذية والزراعة لم يكن هذا الأسلوب يتفق مع لوائح المنظمة التي تنص على أن استمارة الجرد يجب تقديمها في نهاية كل سنة من مقر المنظمة إلى جميع المكاتب الميدانية للنظر فيها ومضاهاتها مع الجرد الفعلي.

58- ونظراً لعدم وجود القائمة المطلوبة من مقر المنظمة أجرى موظفو مكتبي عمليات فحص موضعية على أساس سجلات الجرد المحلية. وتبين لهم أن قائمة الجرد في 31/12/2000 بالنسبة للأصول الموجودة في وحدة الطوارئ كانت قائمة كاملة. وكان هناك نقص يخص سيارتين وسيارة نقل ولكن الملف بأكمله كان تحت الإعداد والإكمال. وتبين أن الأصول التي مولها المشروع قد وضعت عليها علامات ملصقة. ولكن فيما يتعلق بمخزن وحدة الطوارئ لم يحصل موظفو مكتبي على قائمة الجرد في 31/12/2000 بل حصلوا على جدول غير رسمي يبين أن الجرد وقع عام 2001 تحت إشراف رئيس الفريق. كما أن موظفي مكتبي لم يتمكنوا من إجراء عمليات فحص موضعي للمخزونات الموجودة (العقاقير، الأدوات البيطرية، النيتروجين السائل) لأن مالك المستودع منع الدخول إلى المستودع بعد نزاعه مع وحدة الطوارئ التابعة لمنظمة الأغذية والزراعة. وأوصي بصياغة إجراء لعمل جرد مستمر للمستودع، وخصوصاً لفحص العقاقير والأدوات البيطرية الواردة إلى المستودع والتي توزع على الجراحين البيطريين فحصا دقيقا. وأثناء كتابة هذا الخطاب للإدارة علم موظفو مكتبي بأن العمل جارٍ في صياغة هذا الإجراء.

النُظم المستخدمة في عمليات الدفع
مختلف طرق تجهيز عمليات الدفع

59- أثناء الفترة موضع الاستعراض كان تجهيز عمليات الدفع يسير على أربع طرق مختلفة: طريقتين في مقر المنظمة وطريقتين في الميدان.

• فالمصروفات التي كانت تدفع في مقر المنظمة كان يجري تجهيزها من خلال الإجراءات العادية في منظمة الأغذية والزراعة باستثناء الإفراج عن مبالغ لشراء سلع تجاوز مليون دولار في كل عقد أو في كل أمر شراء، وهذه كان يجب إجراؤها بخطابات فتح اعتماد من البنك الدولي. والطريقة الأولى لا تحتاج إلى تعليقات باستثناء تأخر بعض المدفوعات للاستشاريين الدوليين، في حين أن الطريقة الثانية كانت تختلف عن ذلك كما سيتبين تفصيلاً فيما بعد.
• أما المصروفات التي تُدفع في الميدان فكان يجري تجهيزها بنظام قسائم الصرف المكتبية لدى برنامج الأمم المتحدة الإنمائي فيما يتعلق بالمرحلة التحضيرية. وأما في مرحلة التنفيذ فكان يجري تجهيزها من خلال حساب السلفة المستديمة لدى وحدة التنسيق في حالات الطوارئ التابعة لمنظمة الأغذية والزراعة ابتداءً من 10/10/2000 كما سيأتي تفصيله فيما بعد.

خطابات فتح الاعتماد من البنك الدولي

60- فيما يلي الطريقة المتبعة في الصرف بواسطة خطاب فتح اعتماد:

• يفتح المصرف الرئيسي لمنظمة الأغذية والزراعة في مقر المنظمة خطاب اعتماد لمصرف المورِّد. ويقدم المورد لمصرفه جميع المستندات المؤيدة للعملية (بما في ذلك الإشعار بتسليم البضاعة)، وتُرسل إلى مصرف منظمة الأغذية والزراعة وتوافق عليها المنظمة نفسها.
• يصبح خطاب فتح الاعتماد نافذا بعد خطوتين أُخريين: إذ ترسل المنظمة طلبا إلى البنك الدولي تطلب منه إصدار تعهد فعلي خاص، ويصدر البنك الدولي هذا التعهد لمصرف المورد. وفي نهاية العملية يحول المبلغ النقدي مباشرة من البنك الدولي إلى مصرف المورد.

ويلاحظ أن المدفوعات بواسطة خطابات اعتماد لم تكن تغطي إلا 80 في المائة من عقود المشتريات. وأما نسبة 10 في المائة التي كانت تدفع مقدماً ونسبة 10 في المائة المتبقية للدفع بعد الموافقة النهائية من المنظمة لخدمات ما بعد البيع المتفق عليها في عقد المشتريات فكان يجري تجهيزها بإجراءات الصرف المعتادة لدى المنظمة.

61- والمفروض نظرياً أن هذا النظام يسمح للبنك الدولي بالرقابة على إجراءات الصرف ويسمح للمنظمة في نفس الوقت بالتأكد من صحة تنفيذ عقود المشتريات. ولكن الواقع أن الصرف بنظام خطابات فتح الاعتماد (الذي اتبع في حالتين طوال الفترة موضع الاستعراض بالنسبة لمبلغ 4.3 مليون دولار) تبين أنه نظام صعب لمنظمة الأغذية والزراعة وذلك للأسباب التالية:

• أولاً، لأن خطابي الاعتماد الاثنين صدرا بعد تأخيرات ترجع إلى أن المنظمة لم تكن معتادة على إصدار خطابات فتح اعتماد أي أنها لم تكن معتادة على هذا الأسلوب من أساليب الدفع. ولكن بعد عملية التعلّم ربما تصبح عملية إصدار خطابات اعتماد مقبلة أكفأ مما كان عليه الحال حتى الآن.
• وثانياً، لم يكن نظام أوراكل في منظمة الأغذية والزراعة مستعداً لإدماج مدفوعات تأتي بواسطة خطاب فتح اعتماد من البنك الدولي. وكانت النتيجة هي أن الالتزامات المتولدة عن أمر الشراء في نموذج المشتريات لم يمكن تحويلها إلى مدفوعات فعلية في حين أن المدفوعات الفعلية كانت قد دفعت فعلا من جانب البنك الدولي بنسبة 80 في المائة. وكان لهذا الوضع نتيجتان جانبيتان. فأولا كان معناه أن نظام أوراكل لا يستطيع أن يقدم المعلومات الدقيقة عن تنفيذ الميزانية لأن خطابات فتح الاعتماد كانت تسبب اختلافا بين التعهدات والمدفوعات الفعلية. كما أن إصدار الكشوف المالية للمشروع كان يتطلب إدخال تعديل يدوي على حسابات دفتر الأستاذ العام في المنظمة حتى تتوافق مع الوضع الفعلي للصرف. وأوصي بإدماج المدفوعات بواسطة خطابات فتح اعتماد ضمن نظام أوراكل حيث أن موظفي مكتبي علموا بأن من الممكن عمل ذلك بالطرق المعتادة.

62- ولهذه الأسباب انتقدت منظمة الأغذية والزراعة خطابات فتح الاعتماد لأنها وجدتها صعبة في العمليات وأيضاً لأنها قد تخيف المتقدمين للعطاءات باعتبارها وسيلة دفع غير مضمونة. بل إنها كانت ترى فيها عاملاً تضخميا في أسعار العطاءات لأن نسبة 10 في المائة المتبقية الواجبة الدفع بحسب جدول المدفوعات لم تكن تدفع إلا بعد القبول النهائي من جانب منظمة الأغذية والزراعة، وهو قبول يمكن أن يتأخر أو لا يصدر على الإطلاق بسبب احتمال انهيار الوضع الأمني في كوسوفو انهيارا مفاجئا.

المدفوعات في الميدان
القسائم المكتبية وحساب السلفة المستديمة

63- سبق القول بأن عمليات المصروفات المحلية كانت تجهز في بداية المشروع بواسطة نظام القسائم المكتبية في برنامج الأمم المتحدة الإنمائي. وبعد ذلك صدرت موافقة من رئاسة منظمة الأغذية والزراعة لوحدة التنسيق في حالات الطوارئ لتشغيل حساب سلفة مستديمة واحد وذلك في 8/8/2000 (ومنذ ذلك التاريخ لم يكن الحساب مقتصرا على المشروع بل استخدم لجميع عمليات منظمة الأغذية والزراعة في كوسوفو، وسيُشار إليه من الآن فصاعداً بعنوان "حساب السلفة المستديمة لوحدة التنسيق في حالات الطوارئ التابعة لمنظمة الأغذية والزراعة"). وبعد ذلك فُتح حساب بالمارك الألماني بتاريخ 1/10/2000 ولكن استمر تجهيز جميع مدفوعات المرحلة التحضيرية بنظام القسائم المكتبية سالف الذكر. ولم يُستخدم حساب السلفة المستديمة في وحدة التنسيق إلا لمرحلة التنفيذ، وكانت أول عملية دفع متعلقة بالمشروع مؤرخة في 10/10/2000.

64- وكان المفروض أن يسير الحساب المصرفي على أساس الاشتراك في التوقيع إذ يوقع واحد من الفريق ألف وآخر من الفريق باء. وقد حصل موظفو مكتبي على نماذج التوقيعات مؤرخة 30/7/2000، ولاحظوا أن هذه القاعدة لم تكن متبعة دائما. فبعض أوامر الدفع (ومنها مثلاً أربعة أوامر دفع نقدي بتاريخ 29/11/2000) كانت موقعة من اثنين من أصحاب حق التوقيع من الفريق ألف. وقد قيل لموظفي مكتبي أن جميع أوامر الصرف كان يوقعها رئيس الفريق لأنه هو المسؤول عن المصروفات ولكن بالنسبة للتوقيع الثاني لم يكن من الممكن دائما، لأسباب عملية، تطبيق قاعدة الاختيار من بين الفريقين.

65- وبعد ذلك علم موظفو مكتبي من مقر المنظمة أن الممارسة المتبعة منذ إدخال قاعدة الاشتراك في التوقيع في جميع الحسابات المصرفية الميدانية لمنظمة الأغذية والزراعة هو إمكان التوقيع مرتين من الفريق ألف أو توقيع واحد من الفريق ألف وتوقيع آخر من الفريق باء. كما علموا أن سبب اختلاف التعليمات الصادرة للمصرف في كوسوفو عن القاعدة المتبعة سيكون موضع تحقيق، مع إمكانية تعديل هذه التعليمات إذا كان ذلك مناسباً. فإذا تبين للمحققين أن الترتيبات الجارية لازمة لأسباب معينة فتصدر التعليمات للأطراف المعنية بالامتثال لها عند صدورها. وأوصي بحل هذه المسألة بأسرع ما يمكن.

مسؤولو الموافقة والاعتماد والترخيص

66- فيما يتعلق بتوزيع المسؤوليات بين المسؤولين عن الموافقة والاعتماد والترخيص كان الوضع في المشروع كما يلي:

• كان رئيس الفريق هو المسؤول الوحيد عن الموافقة في المشروع. وبذلك كان له الحق في الدخول في ترتيبات تعاقدية مع أطراف ثالثة، وتحميل أموال المشروع بالتزامات مالية، ثم بعد ذلك الموافقة على المدفوعات الخاصة بهذه الالتزامات في حدود الترخيص الصادر بالصرف من الميزانية الميدانية لذلك.
• خوّل رئيس الفريق سلطة لسبعة من الأخصائيين المحليين ليتصرفوا بوصفهم "مسؤولي اعتماد": اثنان للمشتريات المحلية، واثنان للرصد، واثنان لعنصر الحيوانات والعنصر البيطري، وواحد لعنصر الميكنة ولكن لم يستطع موظفو مكتبي الحصول على نماذج التوقيعات. يضاف إلى ذلك أنه إذا كان هؤلاء الموظفون يعتمدون فعلا على أن السلع والخدمات المطلوب الدفع مقابلها قد أُكملت أو سُلمت بالفعل فإنهم لا موظفي اعتماد بموجب القواعد المالية في المنظمة. فهم لـم يكونوا يعتمـدون (1) وجود ترخيص الصرف، (2) تخصيص الأموال للغرض المقصود، (3) توافر الأموال، (4) حدوث جميع عمليات الرقابة والفحص الضرورية.
• وفيما يتعلق بمسؤولي الترخيص بالصرف فإن هذه المهام كان يؤديها برنامج الأمم المتحدة الإنمائي بالنسبة لمصروفات المرحلة التحضيرية التي كانت تدفع بنظام القسائم المكتبية أو بواسطة الصرافين المعينين لإدارة النقدية الصغيرة. وعند فتح حساب السلفة المستديمة وفتح الحساب المصرفي أصبح الموقعون على الحساب المصرفي وصرافو النقدية الصغيرة مسؤولين عن الترخيص بالصرف. ولكن موظفي مكتبي لاحظوا عدم وجود تعريف واضح لمهمة مسؤول الترخيص بالصرف ولم تكن نماذج أوامر الدفع في وحدة التنسيق في حالات الطوارئ، مثل أوامر الدفع نقدا، أو أوامر التحويل، أو أوامر التحويل المصرفي الدولي، تحمل أي إشارات لاسم مسؤول الترخيص بالصرف ووظيفته، بل إنه لم يكن يوقع على هذه الأوامر. وكانت التوقيعات الوحيدة تأتي بعد عبارة "يعتمد/ووفق عليه".

67- ولاحظ موظفو مكتبي أيضا عدم وجود فصل واضح للواجبات إذ أن رئيس فريق المشروع كان يستطيع أن يتصرف كمسؤول موافقة ومسؤول اعتماد بالنسبة لمصروفات تتعلق بالمشروع نظراً لأنه كان واحدا من أصحاب حق التوقيع المصرفي. ورغم أن هذا الوضع كان معروفا تماما في المكاتب الميدانية لمنظمة الأغذية والزراعة بسبب قلة عدد الموظفين الدوليين فإن المخاطر الناشئة عن الخلط بين وظيفة مسؤول الموافقة ومسؤول الترخيص بالصرف لا يجب التقليل من شأنها خصوصاً في حالة عدم وجود تحديد واضح لوظائف مسؤول الاعتماد، كما سبق ذكره.

إدارة النقدية الصغيرة
المرحلة التحضيرية

68- أثناء المرحلة التحضيرية كانت النقدية الصغيرة في حدود 000 1 مارك ألماني يقدمها ويستعوضها برنامج الأمم المتحدة الإنمائي. وكانت هذه النقدية في يد رئيس الفريق في حين أن الأخصائي المحلي للإدارة المالية كان هو صراف النقدية الصغيرة كما جاء في التعليمات المكتوبة التي أصدرها رئيس الفريق بتاريــخ 1/7/2000. وبهذه الصفة كان الأخصائي المذكور هو الذي يُمسك حسابات النقدية الصغيرة ويصدر أوامر استعاضة المنصرف منها. وقد لاحظ موظفي مكتبي أن رصيد بداية المدة كان 215 3 ماركاً ألمانياً في 1/7/2000، أي أنه كان يجاوز المستوى المرخص به. وقد قيل لهم بأن ذلك يرجع إلى توقع مدفوعات كبيرة لأول مرة عند بداية المشروع (وفي الواقع دُفع مبلغ 680 1 ماركاً ألمانياً للتأمين على سيارة بتاريخ 15/7/2000). وبعد ذلك كانت النقدية الصغيرة تموّل في حدود 000 1 مارك ألماني.

69- ولاحظ موظفو مكتبي أيضا أن حساب النقدية الصغيرة أُقفل بتاريخ 20/12/2000 فقط وأن مبلغ 000 1 مارك ألماني أُعيد إلى المسؤول المالي في وحدة التنسيق في حالات الطوارئ في منظمة الأغذية والزراعة ليقدمه إلى برنامج الأمم المتحدة الإنمائي. وكان تأخر إقفال هذا الحساب سببا في نشوء مشكلات في التفرقة بين المرحلة التحضيرية ومرحلة التنفيذ لأن المصروفات المتعلقة بمرحلة التنفيذ حُمّلت على حساب النقدية الصغيرة في المرحلة الأولى بين 1/10 و24/11/2000. وكان مجموعها يصل إلى 016 1 ماركاً ألمانياً كان المفروض أن تحول من المرحلة التحضيرية إلى مرحلة تنفيذ المشروع.

مرحلة التنفيذ

70- في مرحلة التنفيذ كان حساب السلفة المستديمة في وحدة التنسيق في حالات الطوارئ هو الذي يقدم مبلغ النقدية الصغيرة في 1/12/2000 ثم كان يعاد تكوينه بعد ذلك عند مستوى 000 3 مارك ألماني. وكان رئيس الفريق هو المسؤول عن هذه النقدية في المشروع. وأصدر رئيس الفريق تعليمات مكتوبة بتاريخ 1/12/2000 بأن يكون الخبير المالي المحلي هو صراف النقدية الصغيرة. وقد استعرض موظفو مكتبي دفاتر النقدية التي كان يمسكها هذا الأخصائي وأجروا فحصا موضوعيا وتبين لهم وجود فارق مقداره 5 ماركات ألمانية بين النقدية الموجودة (992 2 ماركا ألمانيا) والرصيد النقدي في دفتر النقدية (987 2 ماركا ألمانيا). وشرحت الأخصائية المالية المحلية أن ذلك ربما يرجع إلى تدوير الأرقام إذ لم يكن لديها قطع نقد صغيرة لأداء المدفوعات.

أوامر الدفع نقداً

71- إلى جانب المدفوعات من النقدية الصغيرة كان كثير من الموردين والموظفين يحصلون على مدفوعات بواسطة أوامر دفع نقدي إذ لم يكن لديهم حساب مصرفي. فكان الموردون يحصلون على أمر دفع نقدي ويسحبون المبلغ نقدا من المصرف فوراً كما كان الموظفون المحليون يحصلون على مرتباتهم من المصرف بتقديم بطاقة الهوية. ولكن لما كان كثير من مواطني كوسوفو ليست لديهم بطاقات هوية فإنهم كانوا يحصلون على النقد من مكاتب المنظمة بعد أن يكون المبلغ قد سُحب قبل ذلك من المصرف بواسطة صراف النقدية الصغيرة أو بواسطة المساعدين الإداريين المحليين في المشروع أو في وحدة التنسيق في حالات الطوارئ التابعة للمنظمة. وفي حالة الموردين كثيراً ما كانت أوامر الدفع نقداً تصدر للمساعدين الإداريين بوصفهم هم المستفيدون ومعنى هذا أن مستوى النقد الذي كان موجودا في وحدة التنسيق في حالات الطوارئ كان يجاوز في بعض الحالات المستوى المرخص به للنقدية الصغيرة (كان المعتاد على كل حال هو سحب المبلغ من المصرف في نفس يوم الدفع). يُضاف إلى ذلك أن هذا الوضع أوجد مخاطر للموظفين سواء أثناء النقل أو في مكاتب وحدة التنسيق نفسها. ويلاحظ أن سرقة المبالغ النقدية كانت شائعة في بريستينا.

72- وقد وافقت منظمة الأغذية والزراعة على ضرورة تجنب المدفوعات النقدية بقدر الإمكان، ولكنها قالت إن بعض هذه المدفوعات لا مفر منه نظراً للوضع الخاص في البلد. وقد حصل موظفو مكتبي على تأكيد بمطالبة وحدة التنسيق بالاقتصار على الحالات الضرورية تماما والاحتفاظ بأدنى مبلغ من النقد. وكانت هناك مشكلات أخرى تتعلق بتزوير أوراق النقد. فمثلاً اتهم مالك المستودعات في برويتشي Preoce وحدة التنسيق التابعة للمنظمة بأنها دفعت أجرة المستودع بأوراق نقد مزيفة. ولما كانت وحدة التنسيق في حالات الطوارئ التابعة لمنظمة الأغذية والزراعة ليست مجهزة تماما حتى الآن فإني أوصي بشراء كشاف لأوراق النقد (للمارك الألماني ثم فيما بعد لليورو).

المشتريات
المشتريات من السلع والأشغال

73- خضعت مشتريات السلع لفحص خاص لأنها كانت من بنود المصروفات الرئيسية في المشروع. كما أنها أثارت عدة قضايا تتعلق بالإدارة على النحو التالي:

• قدرة منظمة الأغذية والزراعة على الامتثال لقواعد وإجراءات المشتريات في البنك الدوليº
• مدى فتح المناقصات للمنافسة بين عدد كاف من المتنافسينº
• امتثال الموردين لاتفاقات توريد الخدمات وخصوصا مواعيد التسليم.

الامتثال لقواعد وإجراءات المشتريات في البنك الدولي
القواعد والإجراءات واجبة التطبيق

74- فيما يتعلق بمشتريات السلع كان على المنظمة، وفقا للاتفاقين مع هولندا ومع رابطة التنمية الدولية (TF 023822 and TF 023907 على التوالي) تطبيق أحكام الخطوط التوجيهية للمشتريات من اعتمادات رابطة التنمية الدولية، وهي الخطوط التوجيهية التي نشرها البنك الدولي أولا في يناير/كانون الثاني 1995 ثم أُعيد تنقيحها. فتقضي المادة الأولى من الجزء باء من التذييل الأول بملحق حساب الأمانة 023822 والجدول 3 من حساب الأمانة 023907 بالحصول على السلع والأشغال بموجب عقود تصدر وفقا لإجراءات المناقصة الدولية التنافسية. على أن الجزء جيم "إجراءات أخرى للشراء" قرر بعض الاستثناءات من هذه القاعدة على النحو التالي:

• السلع التي يوافق البنك على أنها لا يمكن أن تُشترى إلا من عدد محدود من الموردين يمكن شراؤها بموجب عقود تصدر وفقا لإجراءات المناقصات الدولية المحدودة.
• السلع (حساب الأمانة 023822) أو الخدمات الفنية (حساب الأمانة 023907) التي تقدر تكلفتها بأقل من 000 200 دولار لكل عقد، ولا تجاوز مبلغا تجميعيا قدره 000 200 (حساب الأمانة 023822) أو قدره 000 550 دولار (حساب الأمانة 023907) يمكن شرائها بموجب عقود تصدر بحسب إجراءات التسوق الدولي.
• الخدمات الفنية التي تقدر أن تكاليفها تقل عن 000 20 دولار في كل عقد، بما لا يجاوز مبلغا تجميعيا في حدود 000 500 دولار يمكن شراؤها بموجب عقود بطريقة التسوق المحلي (حساب الأمانة 023907).
• الأشغال التي تقدر تكاليفها بمبلغ 000 150 دولار (حساب الأمانة 023822) أو بما يعادل 000 50 دولار لكل عقد في حدود مبلغ تجميعي لا يجاوز 000 100 دولار (حساب الأمانة 023907) يمكن شراؤها بأسعار محددة بمبلغ مقطوع أو بموجب عقود لشراء كل وحدة تمنح على أساس الحصول على أسعار من ثلاثة متعاقدين محليين مؤهلين بعد توجيه دعوة مكتوبة إليهم.
• التعاقد المباشر كان منصوصا عليه في حساب الأمانة 023907 بالنسبة للخدمات الفنية المطلوبة بصفة عاجلة.

وتضمن الاتفاقان الخاصان بحسابي الأمانة أيضاً الجزء دال الذي أخضع قرارات الشراء لمراجعة من رابطة التنمية الدولية. وتشمل هذه المراجعة تخطيط المشتريات، ومراجعة سابقة في حالتي المناقصة الدولية التنافسية والمناقصة الدولية المحدودة، والمراجعة اللاحقة في حالة الإجراءات الأخرى.

جهود المنظمة لتطبيق لوائح البنك الدولي

75- كان هذا المشروع هو أول مرة تقرر فيها المنظمة إجراء عمليات مشتريات بموجب قواعد ولوائح منظمة أخرى. ولم تكن إدارة المشتريات في المنظمة معتادة على القواعد واللوائح التي يطبقها البنك الدولي في المشتريات. وقد سبق القول بأن أخصائيا دوليا في المشتريات عُين لتطبيق لهذه القواعد والإجراءات خصوصا بالنظر إلى أن إدارة المشتريات لم تكن لديها الموارد اللازمة. وكان هذا الاستشاري سببا في سوء تفاهم بين المنظمتين. إذ كان المفروض بحسب خطة عمليات المشروع أن يكون مسؤولا أيضا عن الجوانب اللوجستية وأن يكون مقر عمله في بريستينا حتى يستطيع فحص تسليم السلع في مكان التسليم. وقد أثيرت هذه المسالة في المذكرة التكميلية الصادر في سبتمبر/أيلول عام 2000 من جانب فريق الإشراف التابع للبنك الدولي، ووافقت إدارة عمليات الإغاثة الخاصة على أن يكون مقر عمله في بريستينا ولكن إدارة المشتريات لم توافق على ذلك. وكانت النتيجة أنه كان يعمل على الأكثر في مقر المنظمة لإعداد المناقصات في المشروع الذي يموله البنك الدولي في كوسوفو.

76- والواقع أن المنظمة أرادت منه أن يتحمل واجبه في إعداد المناقصات وطلبت من إحدى الشركات أن تتحمل مسؤولية الإشهاد بنوعية البنود المسلمة. وكانت منظمة الأغذية والزراعة تسير على إجراء معتاد هو المعاينة من جانب طرف ثالث، وهو إجراء يوفر إمكانية الطعن في حالة المنازعة. وكان هذا أمراً مقبولاً لأن الأخصائي المذكور كان مهندسا زراعيا وليس جراحاً بيطرياً، وكانت البنود الطبية هي البنود المطلوبة في كثير من الحالات. وفي نهاية الأمر رأت منظمة الأغذية والزراعة أن الشركة المختارة هي أكبر شركة تحقق فاعلية التكاليف وأنها ذات خبرة وأن لديها أفضل موظفين وممثلين إقليميين لأداء عمليات الفحص الموضعي على البنود المسلمة. وقد كانت هذه الشركة هي المكلفة بإجراء عمليات الفحص عند نقاط الإرسال باستثناء حالة واحدة (الأعلاف الحيوانية) حيث جرت المعاينة عند نقطة التسلّم. وكانت فاتورة كل مهمة تصدر بحسب التكاليف الفعلية (نحو 000 3 دولار لكل أمر شراء وكل عملية تسليم في الموقع في أي مناقصة).

المناقصات بموجب أسلوب المناقصات الدولية المحدودة

77- فحص موظفو مكتبي مناقصتين تتعلقان بآلات الجرارات وقطيع الأبقار إذ أن قيمة المشتريات فيهما كانت تصل إلى 000 923 1 دولار و376 468 3 دولاراً على التوالي (انظر الجدول 1 في الملحق الرابع). كما استعرضوا عملية طرح المناقصات لمختبر التشخيص البيطري المركزي ولكن دون استكمال هذا الفحص بسبب تأخر إصدار أمر الشراء (انظر الفقرة 84). وفي هذه العمليات الثلاثة طبقت إجراءات المناقصات الدولية المحدودة، التي تختلف أساسا عن المناقصات الدولية التنافسية في أن المشتريات كانت تتم بناء على دعوة مباشرة دون إعلان مفتوح للجميع. ورأى البنك الدولي أن أسلوب المناقصات الدولية المحدودة يعتبر أسلوبا مناسبا عندما تكون قيمة العقد صغيرة، أو عندما يكون هناك عدد محدود من الموردين، أو عند وجود أسباب استثنائية تبرر الخروج على إجراء منافسة دولية كاملة.

78- وأثناء إعداد المشروع اتفقت منظمة الأغذية والزراعة مع البنك الدولي على أن ينطبق إجراء المناقصة الدولية المحدودة أو إجراء المناقصة الدولية التنافسية بحسب مدى طبيعة الطوارئ في المشروع. فقد كان من المطلوب تسليم الأبقار والجرارات في نهاية فصل الخريف على أكثر تقدير. وعلى هذا استُبعد أسلوب المناقصة التنافسية لأنه كان يعني إضاعة الوقت إذ أنه ينطوي على عملية تأهيل أولية ويتطلب تكاليف إضافية للإعلان عن المناقصة. وكان اختيار أسلوب المناقصة الدولية المحدودة يتميز بعدم الحاجة إلى عمل إعلانات للجمهور وبالتالي يمكن إرساء المناقصة بطريقة أسرع. وعلى ذلك كانت إجراءات البنك الدولي أكثر اتفاقاً مع الممارسات المتبعة في منظمة الأغذية والزراعة. والواقع أن كلتا الدعوتين إلى تقديم عطاءات صدرت في13/7/2000 أي قبل إنهاء اتفاقات حسابات الأمانة، وانتهى البت في العطاءين خلال سبعة أسابيع.

تطبيق إجراء المناقصات الدولية المحدودة

79- بدأ العمل بنفس الإجراء الأولي في ثلاثة عطاءات بموجب المناقصات الدولية المحدودة. وكان هناك استشاري فني اختير وفقا لشروط الاختصاص الموضوعة وتولى هو تصميم المواصفات الفنية في العطاء وساعد على إدماجها في استدراج العطاءات، وبعد ذلك قدم المشورة بشأن القائمة المختصرة من الشركات التي ستُدعى للمناقصة وكان في نهاية الأمر عضوا في لجنة التقييم التي أصدرت تقريرها وتوصية بإرساء العطاء. ولتلبية طلبات البنك الدولي خضع فتح العطاءات لرصد من جانب مكتب المفتش العام (مراجعة الحسابات) وشُكلت لجنة لتقييم العطاءات كانت تجتمع في مقر المنظمة وأصدرت تقريرا بالتقييم. وقد لاحظ موظفو مكتبي أن عملية المشتريات التي جرت بأسلوب المناقصات الدولية المحدودة في الحالتين كانت منفذة بعناية وكان فيها شفافية في عملية تقديم العطاءات في مشروع ذي درجة عالية من الحساسية.

المواعيد النهائية للتسليم

80- انتهى تسليم الأبقار ضمن المواعيد النهائية المذكورة في العقد. ولكن تسليم الجرارات والأدوات تأخر حتى 8/11/2000. فأولا، استفاد المورد بالكامل من نصوص العقد المعتادة مع البنك الدولي التي تسمح بثلاثين يوما من تاريخ التوقيع على العقد. وثانياً، أعاد المورد تنظيم جدول التسليم إلى حين أن أصبح خطاب فتح الاعتماد نافذا في 3/11/2000. والنتيجة أنه أصبح من الضروري تعديل عقد المشتريات بتاريخ 2/11/2000 للنص على أن تاريخ بداية التسليم هو تاريخ نفاذ خطاب فتح الاعتماد بدلا من تاريخ التسليم الذي كان مذكوراً في الأصل في العقد.

المتقدمون بعطاءات

81- كان لنظام المناقصات الدولية المحدودة ما يبرره لأن عدد الموردين الذين استجابوا لاستدراج العطاءات كان عددا قليلا. فقد دُعيت 10 شركات للتقدم بعطاءات ولكن 4 شركات فقط هي التي تقدمت بعطاءات لتوريد الأبقار، و3 شركات فقط من أصل 10 شركات هي التي قدمت عطاءات لتوريد الجرارات والأدوات. ويرجع انخفاض نسبة المتناقصين إلى ضيق الفترة الزمنية المذكورة في استدراج العطاءات (وكان سببها أن المدخلات مطلوبة في هذا الموسم) كما يرجع أيضا إلى المواصفات الفنية. ولم يتبين لموظفي مكتبي أن الإعلان عن مناقصة تنافسية دولية كان سيسمح للمتناقصين بالدخول بأعداد أكبر مما كان مدرجا في قائمة الاستدراج.

تعليقات أخرى على العطاءات

82- لاحظ موظفو مكتبي أن العقد المبرم مع الشركة لتوريد الجرارات والأدوات لم ينص على توريد عدد كافٍ من قطع الغيار بأسعار معقولة للمستفيدين. ولهذا كان هناك احتمال حدوث ضرر للمستفيدين الذين سيتخلون عن الضمان ويشترون قطع غيار محلية رخيصة ولكنها ليست مناسبة. ولكن موظفي مكتبي علموا فيما بعد أن هذه المسألة عالجتها منظمة الأغذية والزراعة.

83- وطلب البنك الدولي عدم توجيه دعوة إلى المتناقصين في بلدان ظهر فيها بلد مرض جنون البقر. وكان هذا الشرط موضع احترام على النحو الواجب ولكن البلدان التي كانت مستبعدة وقت الاختيار هي البلدان التي أُعلن فيها رسميا عن وجود المرض. وفي حالة المورد الذي وقع عليه الاختيار لم يُعلن رسمياً عن وجود المرض في بلد منشأ بعض الأبقار إلا بعد إرساء المناقصة. ولهذا السبب لا تعتبر الأبقار المستوردة إلى كوسوفو لحساب المشروع سليمة تماما من خطر الإصابة بهذا المرض. ومع التسليم بأنه لم يكن في المستطاع ضمان خلو الأبقار من هذا المرض أكدت منظمة الأغذية والزراعة لموظفي مكتبي أنها اتخذت جميع الخطوات الممكنة، ومنها مطالبة المورد بإيداع عينات من الدم في المختبر الوطني في بلد المنشأ بحيث يمكن إجراء اختبار على هذه العينات والتأكد بصفة قاطعة من وجود أو عدم وجود أخطار أوبئة حيوانية.

مختبر التشخيص البيطري المركزي

84- سبق القول بأن المناقصة الدولية المحدودة الثالثة التي كانت قيد الإعداد وقت استعراض المشروع كانت تتعلق بتأهيل مختبر التشخيص البيطري المركزي في بريستينا وإعادة تزويده بالمعدات. ولم يأت التوقيع على أمر الشراء إلا في أبريل/نيسان 2001، رغم أن خطة المشتريات الواردة في المرفق الثاني عشر من الاتفاق بين بعثة الأمم المتحدة المؤقتة في كوسوفو ومنظمة الأغذية والزراعة كانت تتوقع التوقيع على العقد بنهاية شهر نوفمبر/تشرين الثاني 2000. والحقيقة أن الاستشاري الفني المسؤول عن إعداد المناقصة لم يعين إلا في ذلك الشهر. وكان التأخير يرجع إلى صعوبة التوصل إلى اتفاق على ملكية المختبر والرقابة عليه. كما أن عملية الشراء كانت معقدة لأن المطلوب كان يصل إلى 200 1 بند لتزويد المختبر بها. ولما كان كثير من هذه البنود يأتي من عدة موردين متخصصين، وكان بعضها مطلوبا بكميات ضئيلة جداً، فقد أُعلنت مناقصة موحدة وصدرت دعوات الاستدراج إلى 11 من الموردين الممكنين ولكن لم يصل إلا عطاء واحد. ورأى موظفو مكتبي أن هذا التأخير ربما يسبب مشكلات لأن المختبر يُعتبر عنصراً أساسياً في تعقب أخطار الأوبئة الحيوانية التي قد تصيب الأبقار التي سُلمت للمشروع.

المناقصات بطريقة التسوق الدولي
تطبيق إجراءات التسوق الدولي

85- استعرض موظفو مكتبي المناقصات الأربع التي جرت بموجب أسلوب التسوق الدولي للحصول على بطاقات تعريف الأبقار تعلق في الأُذن، والحصول على العقاقير البيطرية والمعدات ولوازم التلقيح الاصطناعي (انظر الجدول 2 في المرفق الرابع لمعرفة التفاصيل). وقد سبق القول بأن أسلوب التسوق الدولي كان منصوصا عليه في اتفاقي حسابي الأمانة بالنسبة للسلع (حساب الأمانة 023822) أو بالنسبة للخدمات الفنية (حساب الأمانة 023907) التي تكون أقل من معادل 000 200 دولار، في حدود مبلغ تجميعي لا يجاوز 000 200 دولار (حساب الأمانة 023822) أو 000 550 دولار (حساب الأمانة 023907).

المتقدمون بعطاءات

86- يبين الجدول 3 فيما يلي أن المناقصات بموجب أسلوب التسوق الدولي لم يتقدم لها إلا عدد محدود من المتناقصين. وفي حالة العقاقير البيطرية (تقدم اثنان فقط)، لاحظ موظفو مكتبي أن المتناقصين اختلط عليهم الأمر بسبب لوائح البنك الدولي التي تحظر ذكر أسماء ماركات في الاستدراج للعطاءات. وبذلك فإن الاستدراج إلى تقديم العطاءات لم يكن يتضمن إلا العناصر الفعالة والجرعات والمعالجات فكان يبدو وكأنه مضلل. وقد ظهر لموظفي مكتبي أن هناك شركة واحدة على الأقل كانت موجودة في كوسوفو ولكنها لم تتقدم بعطاء لهذا السبب.

الجدول 3 : المتقدمون بعطاءات في مناقصات بموجب أسلوب التسوق الدولي

مواعيد التسليم

87- فيما يتعلق بمواعيد التسليم لاحظ موظفو مكتبي أن عقد توريد العقاقير الطبية لم يطبق بالكامل خلال الجدول الزمني المنصوص عليه في استدراج العطاءات لأن مجموعة العقاقير لم تكن متوافرة بالكامل في مستودعات المورد أو كان سينتهي مفعولها أثناء المدة المقررة لاستعمالها. وأدى ذلك إلى فجوة زمنية بين تسليم الأبقار في أكتوبر/تشرين الأول/نوفمبر/تشرين الثاني 2000 وتسليم العقاقير في ديسمبر/كانون الأول 2000 (انظر الفقرات من 102 إلى 105). ولم يكن هذا التأخير راجعا إلى خطأ المورد تماماً لأنه كان يرجع جزئياً إلى صعوبة التوصل إلى اتفاق على التعديلات الواجب إدخالها على القائمة وذلك نظرا لنقص بعض العقاقير. وقد أصبح الموقف أصعب بسبب لوائح البنك الدولي التي تحظر ذكر العلامات التجارية منعا للإخلال بقواعد المنافسة.

العطاءات بموجب أسلوب التسوق المحلي

88- استعرض موظفو مكتبي المناقصة الوحيدة التي جرت بهذا الأسلوب وكانت تتعلق بالمركزات العلفية للأبقار (انظر الجدول 3 في المرفق الرابع). ولما كانت قيمة العطاء تصل إلى 906 211 دولارات فإن هذه المناقصة تعتبر إخلالا بالحكم 1-جيم-3 من الجدول 3 في الملحق الرابع بحساب الأمانة 023907 التي نصت على أن هذا الأسلوب يعتبر "أسلوبا مناسبا للمشتريات في حالة الخدمات الفنية التي يقدر أنها تقل عن 000 20 دولار لكل عقـد في حدود مبلـــغ تجميعي لا يجاوز 000 50 دولار". ولكن الأساس القانوني لإتباع هذا الأسلوب في تلك المناقصة كان موجوداً في خطة المشتريات الواردة في المرفق الثاني عشر بالاتفاق بين بعثة الأمم المتحدة المؤقتة في كوسوفو ومنظمة الأغذية والزراعة. يضاف إلى ذلك، أنه لما كانت المناقصة خاصة بتوريد أعلاف مركزة للأبقار فقد كان من المعقول طرحها محليا لمساعدة مصانع الأعلاف المحلية.

89- وقد أثار هذا الأسلوب الصعوبات التالية بالنسبة للعرض المذكور.

• عند اختيار المورد المحلي كان على فريق إدارة المشروع عمل تقييم لقدرة المتناقصين على احترام مواعيد التسليم وتوريد الكميات المطلوبة. وعلى أساس التقارير الميدانية لم يقع الاختيار على صاحب أقل عطاء بل وقع الاختيار في نهاية الأمر على شركة تصدير واستيراد موجودة في بريستينا. ولكن المركزات العلفية هي نفسها كان منشؤها في بلد آخر.
• لما كانت جودة هذه الأعلاف المركزة التي قدمها المورد أثارت بعض القلق قررت الشركة المسؤولة عن الفحص إرسال عينة منها لتحليلها في المختبر. وعلى هذا الأساس صدرت الشهادة النهائية.

استعراض عمليات المشتريات من جانب البنك الدولي

90- فيما يتعلق باشتراك البنك الدولي في عملية المشتريات يمكن القول بأن خطة المشتريات وافق عليها البنك إذ أنها كانت مدرجة في المرفق الثاني عشر بالاتفاق بين بعثة الأمم المتحدة المؤقتة في كوسوفو ومنظمة الأغذية والزراعة. وقد سبق القول بأن هذه الخطة وضعت تفاصيل الإجراءات الواجب تطبيقها في كل مناقصة. وفيما يتعلق باستعراض عملية المشتريات الفعلية كان الوضع كما يلي:

• بالنسبة للعطاءات بأسلوب المناقصات الدولية المحدودة استشير البنك الدولي وأصدر رأيه بشأن إرساء العطاء ومشروع العقد. بل إن عقد توريد 30 رأساً إضافيا من السمينتال كان من اقتراح البنك الدولي نفسه للاستفادة من المساحة الفارغة في آخر رحلة جوية إلى بريستينا.
• أما العطاءات بموجب أسلوب التسوق الدولي فلم تخضع لاستعراض من جانب البنك الدولي إلا بعد إرساء العطاء. ولكن استعراض البنك الدولي لم يكن فيه أي اعتراض على العطاء الخاص بالعقاقير البيطرية وذلك نظرا لقلة عدد المتناقصين.

وأرى بصفة عامة أن رأي البنك الدولي جاء في الوقت المطلوب أثناء عملية المشتريات، بما في ذلك إدخال تغييرات على خطة المشتريات وعلى بنود الميزانية.

تعليقات نهائية على مشتريات السلع

91- كان آخر تعليق على المشتريات يتعلق بالمواعيد النهائية للتسليم. فلما كانت بداية عملية التسليم هي تاريخ التوقيع على العقد فإن المورِّد كان يستطيع تمديد الموعد النهائي بتأجيل توقيعه على العقد بعد أن حصل على إشعار برسو المناقصة عليه وتسلم أمر الشراء (وقد فعل مورد الجرارات ذلك إذ وقّع على العقد بعد ثلاثين يوما). وفي بعض الظروف لاحظ موظفو مكتبي أن التأخير في توقيع العقد كان يرجع فعلا إلى نقص في المنتجات المطلوبة وإلى المناقشات التالية مع منظمة الأغذية والزراعة للموافقة على بديل آخر. وكانت هذه النقطة لها أهمية أساسية عندما يكون العطاء قائما على سرعة التسليم. وكانت استدراجات العطاءات والدعوة إلى تقديم أسعار لا توفر إلا وقتا ضيقاً للتسليم مما قلل من عدد المتناقصين. ولما كانت التجربة قد أظهرت أن المواعيد النهائية للتسليم لم يكن احترامها دائماً فإني أوصي بانتهاج أسلوب واقعي عند تحديد المواعيد النهائية في المستقبل.

استخدام الاستشاريين
اختيار الاستشاريين

92- بموجب اتفاقي حسابي الأمانة والاتفاق بين بعثة الأمم المتحدة المؤقتة في كوسوفو ومنظمة الأغذية والزراعة كان من الواجب الحصول على خدمات الاستشاريين وفقاً لأحكام المقدمة والفصل الرابع من "الخطوط التوجيهية لاختيار وتوظيف الاستشاريين من جانب المقترضين من البنك الدولي" التي نشرتها رابطة التنمية الدولية أولا عام 1997 ثم أُعيد تنقيحها بعد ذلك. وكان الإجراء العادي المتبع هو اختيار الاستشاريين على أساس الكفاءة والتكاليف. ولكن جميع الاتفاقات تضمنت أساليب أخرى هي:

• الاختيار على أساس الكفاءة بالنسبة لخدمات إدارة إصلاح الآلات الزراعيةº
• الاختيار من مصدر واحد بالنسبة لخدمات إدارة المشروع، ودعم توزيع الأبقار، ومتابعة تسليم الآلاتº
• اختيار استشاريين أفراد للخدمات الاستشارية الزراعية وغيرها من المهامº

وكما حدث في مشتريات السلع والأشغال نصت الاتفاقات على إجراء استعراض سابق أو استعراض لاحق من جانب رابطة التنمية الدولية، بحسب شروط التعاقد والمبلغ الواجب دفعه.

93- وقد استعرض موظفو مكتبي العطاء الخاص بخدمات بناء قدرات مصلحة الزراعة بموجب عنصر بناء القدرات (العنصر 4)، وهو عطاء جرى بطريقة الاختيار على أساس الكفاءة والتكاليف (انظر الجدول 4 في المرفق الرابع). وكان تصميم المناقصة يستند إلى تقرير استشاري أولي استكمل في 4/7/2000. ولاحظ موظفو مكتبي أن المناقصة أثارت مسألة تضارب المصالح أثناء عملية إرساء العطاء. فإحدى الشركات التي تقدمت بعطاء كانت هي المسؤولة عن البعثة الاستشارية الأولى الخاصة بالميكنة في المرحلة التحضيرية من المشروع، وكانت تستخدم عدة استشاريين يشتركون في المشروع، بما في ذلك مسؤول المشتريات، ومسؤول الميكنة الدولي، ورئيس وحدة التنسيق في حالات الطوارئ التابعة لمنظمة الأغذية والزراعة في كوسوفو. كما أن مسؤول الإنتاج الحيواني الدولي كان لا يزال متعاقدا مع تلك الشركة وقت طرح المناقصة. وقد حصلت الشركة على أكثر من 80 نقطة في الاختبار واعتبر الطلب المقدم منها جيداً إلى حد أنه يثير شك في تسرب معلومات أو مستندات داخلية، حسبما رأت إدارة عمليات الإغاثة الخاصة. وكانت منظمة الأغذية والزراعة تنظر في إمكان استبعاد هذه الشركة. ولكن تقرر في نهاية الأمر عدم استبعادها من المناقصة على أساس عدم وجود دلائل على تسرب معلومات إليها وعلى أساس أن عنصر بناء القدرات مستقل تماماً عن بقية عناصر المشروع. وفي نهاية الأمر لم يفتح عرض الشركة الخاص بالنواحي المالية لسبب أن عرضها الفني اعتبر غير مناسب لاحتياجات المشروع.

اختيار الاستشاريين المساعدين (اتفاقات الخدمات مع المنظمات غير الحكومية)
حالة خطابات الاتفاقات الموقعة مع المنظمات غير الحكومية

94- تطبيقا للمادة 507 من دليل التعليمات الإدارية والمالية في منظمة الأغذية والزراعة لم تكن هذه الخطابات توضع بواسطة إدارة المشتريات ولا تخضع للقواعد والإجراءات التي تطبقها المنظمة على المشتريات. وكان مبرر ذلك هو أن تلك الخطابات مع المنظمات غير الحكومية تتجاوب مع حالات طارئة وليس من المحتمل أن تثير نزاعا قانونياً مثل عقود المشتريات الموقعة مع شركات. وكانت سلطة الموافقة على إصدار خطابات اتفاقات في يد رؤساء المصالح ورؤساء المكاتب. ولكن في حالة وجود اختلافات كبيرة عن النموذج الموجود في المرفق ألف بالمادة 507 من دليل التعليمات المذكور كان لا بد من عرض الخطاب على إدارة المشتريات. وقد قيل لموظفي مكتبي أن ذلك لم يحدث إلا نادراً. وكان يجب إرسال جميع نسخ هذه الخطابات الموقعة أيضاً إلى رئيس وحدة المشتريات.

95- وقد سبق القول، وسيأتي تفصيل ذلك في الجدول 2 من الملحق الثالث، أن خمسة خطابات اتفاقات من هذا النوع كانت قد أُبرمت عندما بدأ موظفو مكتبي عملية الاستعراض في نوفمبر/تشرين الثاني 2000: ثلاثة للمرحلة التحضيرية واثنان لمرحلة التنفيذ. وقد لوحظ ما يلي بالنسبة لهذه الفئة الأخيرة:

• الخطاب مع مزرعة ميريديجيا كان موقعا من رئيس مصلحة الزراعة المشارك في بعثة الأمم المتحدة المؤقتة في كوسوفو. وقد كانت هذه المزرعة قبل ذلك مزرعة تعاونية ولم يكن وضعها الجديد واضحا تماماً. وكانت منظمة الأغذية والزراعة تنظر إليها على أنها منظمة لا تهدف إلى الكسب رغم أنها لم تكن مسجلة في كوسوفو على أنها منظمة غير حكومية لا تهدف إلى الكسب.
• مشروع خطاب الاتفاق مع منظمة GOAL قُدم إلى البنك الدولي للموافقة عليه كما قُدم مع المبررات للمدير العام لمنظمة الأغذية والزراعة وفقاً للمادة 507-4 من دليل التعليمات الإدارية والمالية في المنظمة لأنه كان يجاوز مبلغ 000 100 دولار.

تنفيذ العناصر الأربعة في المشروع
عناصر المشروع التي خضعت للفحص ومجالات الرقابة

96- استعرض موظفو مكتبي تنفيذ المشروع مع التركيز على الجزء الخاص بالحيوانات. وباستثناء العنصر 4 (بناء القدرات) الذي لم يكن قد نُفذ بعد محلياً، استعرضوا بقية العناصر كلها:

• العنصر 1: دعم إعادة تكوين قطاع الأبقار.
• العنصر 2: تأهيل الخدمات البيطرية.
• العنصر 3: إصلاح الآلات الزراعية وإحلالها.

وقد نفذ موظفو مكتبي عملياتهم في كل من مكاتب وحدة التنسيق في حالات الطوارئ التابعة للمنظمة في بريستينا وفي الميدان أيضاً. وقد نُفذت العناصر الثلاثة كلها في ثلاث بلديات اختار منها الفريق اثنتين هما ديكان وكلوكوفتش حيث كان في كل واحدة منهما منظمة غير حكومية مختلفة تعمل كوكالة منفذة. وقد أُجريت عمليات الفحص الموضعي أثناء الفترة من 26/2 إلى 9/3/2001. وباستثناء تسليم الأبقار، الذي وضعت إجراءاته في وثيقة أعدها الاستشاري الدولي للإنتاج الحيواني، لا يمكن أن تعتبر هذه الفحوص عمليات مراجعة حسابية بالمعنى الحقيقي إذ لم تكن هناك إجراءات مكتوبة. وتبين الفقرات التالية للاستنتاجات الرئيسية (انظر الملحق الخامس لمعرفة خصائص عمليات الفحص والنتائج التفصيلية).

العنصر 1 : دعم إعادة تكوين قطاع الأبقار
نقص تعريف الأبقار

97- أُجري فحص للتأكد من أن تسليم الأبقار وتوزيعها كان يتفق مع "إجراءات تسليم الأبقار" التي صدرت بتاريخ 28/9/2000 من جانب فريق الإنتاج الحيواني وصحة الحيوان في منظمة الأغذية والزراعة بعنوان لتطبيقها على عمليات تسليم الأبقار. وتبين من نتيجة الفحص أن التعرف على الأبقار عند التسليم لم يكن عملية دقيقة تماما. فأثناء عمليات الفحص لم يستطع موظفو مكتبي في بريستينا الحصول على قائمة كاملة بالأبقار التي وقع عليها الاختيار من جانب فريق الاختيار مع وضع أرقام عليها من جانب الاتحاد الأوروبي والبنك الدولي ورابطة التنمية الدولية. وإلى جانب ذلك لم يجد موظفو مكتبي دلائل على أن القوائم التي تذكر هذه الأعداد المنقولة جواً قد أُرسلت إلى الأخصائي المحلي للإنتاج الحيواني في بريستينا قبل وصول الطائرة (باستثناء أول رحلة جوية للتسليم التي حصل بشأنها موظفو مكتبي على قائمة بالأبقار المختارة). وبسبب ذلك لم يستطع موظفو مكتبي التأكد من أن الأبقار التي سُلمت هي الأبقار التي وقع عليها الاختيار إذ لم يمكن مضاهاة الأرقام الموضوعة على أُذنها من جانب الاتحاد الأوروبي والبنك الدولي.

نواحي النقص في نظام الرصد

98- تبين من الفحوص التي أُجريت على نظام وضع التقارير أن المزارعين لم يملؤا سجلات المزرعة بالطريقة السليمة. وفيما يتعلق بنظام الرصد من جانب الوكالات المنفذة ظل نشاط الرصد في حقيقته متابعة إدارية، حتى وإن كان مصمماً بطريقة جيدة. فالدعم الفني والمشورة للمستفيدين كانت غير كافية. وقد اعترفت منظمة الأغذية والزراعة بنواحي النقص هذه ولكنها أشارت إلى انخفاض المستوى التعليمي لدى بعض المزارعين وأفادت باتخاذ إجراءات تصحيحية (تنظيم دورات تدريبية للمستفيدين، فحص السجلات وتعديلها من جانب تقنيين وأخصائيين أثناء الزيارات) وأفادت بأن هذا كل ما يمكن عمله في حدود الموظفين الموجودين. ورأى موظفو مكتبي أن نواحي النقص هذه ربما تضر بسياسات التحسين الوراثي التي كانت هي لُب عنصر إعادة تكوين قطاع الأبقار. ذلك لأن المنظمة لم تكن تستطيع تعقب أحوال صحة الأبقار ولا طريقة تغذيتها ولا انتهاج اللبن من الأبقار التي سُلمت بالفعل. كما أن ذلك قلل من قدرة المنظمة على الرقابة على كيفية اعتناء المستفيدين بالأبقار والتعرف على مدى فاعلية إعادة تكوين قطاع الأبقار.

عدم وجود مختبر تشخيص بيطري مركزي

99- لم يكن الكشف الصحي على الثيران للتعرف على خطر نقل أمراض تناسلية يُعتبر كشفاً موثوقا به لأن المختبر لم يكن قد اكتمل بناؤه بعد. وكان هذا الكشف أساسيا لتطبيق التزامات البيطري بالنسبة للثيران لأن العقود مع العيادة البيطرية نصت على أخذ عينة كل ثلاثة أشهر لإجراء فحص مختبري عليها. وعلى ذلك لم يمكن عمل كشف منتظم على الثيران بعد الكشف الأول.

العنصران 1 و 2 : العقاقير البيطرية

100- كانت العقاقير تخص العنصرين 1 و2 في المشروع لأنها كانت توزع على الجراحين البيطريين الذين تعاقدت معهم منظمة الأغذية والزراعة في المشروع. وبموجب العنصر 1 قدم تسعة من الجراحين البيطريين الخدمات للحيوانات المستوردة. وبموجب العنصر 2 الخاص بتأهيل الخدمات البيطرية قدم 28 جراحا بيطريا خدماتهم للأبقار المحلية. وكان البيطريون التسعة المتعاقدون في العنصر الأول متعاقدين أيضاً في العنصر الثاني.

عدم تدقيق تسليم العقاقير البيطرية

101- لم يمكن إخضاع تسليم العقاقير وتوزيعها لعمليات فحص وتدقيق. ورغم أن العقود التي وقع عليها الجراحون البيطريون تضمنت قائمة بالعقاقير المقدمة لم يمكن مضاهاة هذه القائمة مع العقاقير المقدمة في مطار بريستينا لأن موظفي مكتبي لم يحصلوا إلا على ثلاثة مستندات شحن خاصة بخمسة طرود من العقاقير قُدمت بموجب أحكام الضمان الملزم لموردي الأبقار من أجل تغطية مدة الحجر البيطري و25 يوماً بعد ذلك. ولم يمكن الحصول على المستندات المؤيدة لتسليم 28 طردا تمثل الشريحة الأولى من العقاقير البيطرية التي ستوزع على العيادات البيطرية في الميدان. كما أن موظفي مكتبي لم يستطيعوا عمل جرد للعقاقير المتبقية، إذا كانت هناك عقاقير متبقية، إذ لم يمكن لهم الدخول إلى مستودع وحدة التنسيق في حالات الطوارئ التابعة لمنظمة الأغذية والزراعة.

تأخر تسليم العقاقير البيطرية

102- لما كانت العقاقير الخاصة بعنصر الإنتاج الحيواني لم تسلم في مطار بريستينا إلا يوم 2/12/2000 لم يمكن تسليمها للجراحين البيطريين المشتركين في العنصر 1 إلا ابتداءً من ذلك التاريخ. وكان هذا الوضع يمكن أن يضر بصحة الأبقار المستوردة لأنها سُلمت في شهري أكتوبر/تشرين الأول ونوفمبر/تشرين الثاني 2000. وأمكن التوصل إلى حل بموجب اتفاق خاص يسمح للبيطريين المتعاقدين بشراء أو اقتراض العقاقير من مورد محلي (مع السماح بردها عينا من العقاقير التي ستوردها منظمة الأغذية والزراعة). وكان هذا المورد المحلي هو جراح بيطري استخدمه مورد الأبقار التي سُلمت لتحصين الأبقار المستوردة في محطة الحجز لأن بعض أنواع اللقاحات كانت محظورة داخل الاتحاد الأوروبي.

103- واستطاع موظفو مكتبي أن يلاحظوا من عمليات الفحص الموضعي أن الترتيبات الخاصة لتوريد العقاقير من المورد المحلي كانت مطبقة في ثلاث محطات بيطرية زارها موظفو مكتبي. وفي بريلييب Prejlep قدم البيطري قائمة العقاقير المسلمة من المورد المحلي بمبلغ 659 3 ماركاً ألمانياً. وبالنسبـة للمحطتين 1 و2 في غلوكوفتش لم يقدم البيطريون أي مستندات ولكنهم قالوا إنهم اقترضوا عقاقير من المورد المحلي بقيمة نحو 000 3 مارك ألماني.

104- وفي حدود ما علمه موظفو مكتبي لم يأت ذكر توريد العقاقير بموجب هذه الترتيبات الخاصة إلا في الصفحة 8 من التقرير الذي أصدره الأخصائي الدولي المختص بعنصر الإنتاج الحيواني في المشروع، وهو تقريره عن مهمته الخامسة (9/10 إلى 11/11/2000): "وقد اتخذ الأخصائي احتياطات قبل توزيع الثيران والأبقار [...] وقد قدم البيطري الذي يمثل مورِّد الأبقار أموالا لشراء العقاقير الضرورية لكل عيادة بيطرية متعاقدة لاستعمالها على الأبقار المستوردة بعد توزيعها (في المزارع). وسيدفع مقابل هذا الترتيب الخاص عندما تتسلم العيادات التسع أول مدفوعات بموجب العقد البيطري وأول عبوة من العقاقير البيطرية عند عودة رئيس الفريق يوم 18/11/2000". وقد أيد رئيس الفريق أنه يعتبر "أن المشروع لم يرتبط بأي شيء في خصوص اقتراض العقاقير والدفع للمورد، لأن ذلك كان ترتيبا خاصاً بين المورد والجراحين البيطريين".

105- ولم يمكن في هذه الترتيبات ما يربط منظمة الأغذية والزراعة. ولكن البيطريين في المحطتين 1 و2 في كلوغوفيتش أوضحوا لنا أنهم كانوا يتوقعون إما دفع مقابل العقاقير للمورد أو دفعها لهم من جانب منظمة الأغذية والزراعة. وكان المفروض في هذه الترتيبات الخاصة لتوريد العقاقير أن تشمل جميع البيطريين العاملين في العنصر 1، أو معظمهم. ولكن لما كانت هذه الترتيبات خاصة وغير ملزمة للمنظمة لم يستطع موظفو مكتبي الاطلاع عليها. وكان منهم على أي حال أن هذه الترتيبات الخاصة ربما تثير اعتراض وتؤدي إلى مطالبة المنظمة بالدفع إما للمورد أو للبيطريين. وبافتراض أن هذه الترتيبات الخاصة وصلت إلى متوسط 000 3 مارك ألماني، فإن الخطر المالي ربما كان يصل إلى 000 27 مارك ألماني، وهو خطر محدود بالمقارنة مع قيمة الأبقار المستوردة (376 468 3 دولاراً ثمن 462 2 رأساً من الأبقار) وهي قيمة كان يمكن إهدارها بسبب نقص العقاقير.

العنصر 3 : إصلاح الآلات الزراعية وإحلالها

106- أثناء الزيارة الميدانية ركّز موظفو مكتبي على تسليم جرارات جديدة ومعدات جديدة. وأما برنامج إصلاح الجرارات القديمة الذي كانت تنفذه منظمة غير حكومية فلم يخضع فحص أثناء الزيارة الميدانية لأن اختيار المستفيدين والجرارات الواجب إصلاحها لم ينته إلا في 31/10/2000. ولم يبدأ توريد قطع الغيار وتقديم خدمات الإصلاح إلا في 18/11/2000. ومع ذلك، أجرى موظفو مكتبي فحصين. كان الأول يتألف من فحص موضعي لمعرفة ما إذا كانت الجرارات الجديدة والأدوات الجديدة قد وزعت بالفعل، ولم يتبين من هذا الفحص وجود أي عيوب. وينطبق نفس الشيء على الفحص الثاني الذي كان الهدف منه معرفة ما إذا كان المستفيدون الأوائل من الجرارات الجديدة قد نفذوا تعهداتهم في مواجهة المستفيدين الثانويين.

العنصر 4 : بناء القدرات

107- لما كان هذا العنصر لم يبدأ في الميدان في مارس/آذار 2001، لا يمكن معرفة ما إذا كان تسليم الأبقار والآلات بصفة طارئة سيؤدي إلى إصلاح القطاع الزراعي في كوسوفو وإلى إحداث تنمية مستدامة فيه.

التوزيع على الأقليات

108- بالنسبة للتوزيع على الأقليات اتفق البنك الدولي مع بعثة الأمم المتحدة المؤقتة في كوسوفو في مايو/ أيار 2000 على أن تتولى مصلحة الزراعة في البعثة المذكورة مسؤولية اختيار المستفيدين وأن تكون منظمة الأغذية والزراعة مسؤولة عن توزيع ورصد الأصول الموزعة. وقد نفذت مصلحة الزراعة، مع منظمة غير حكومية صربية كوكالة منفذة، عملية اختيار المستفيدين. ويفيد التقرير الذي أصدرته المصلحة المذكورة أن عملية الاختيار والتوزيع تأخرت بسبب صعوبات السفر بين مناطق معزولة. وفي هذا الأمر أمكن استكمال توزيع 10 في المائة من الأبقار المستوردة و10 في المائة من الجرارات الجديدة المستوردة (أي 230 بقرة وثلاثة ثيران و12 جراراً). ولهذا الغرض استخدمت منظمة الأغذية والزراعة تقنياً من الأقلية الصربية. وأثناء الفحص المحاسبي كان قد زار 110 مستفيدين من مجموع 242 مستفيدا. ومنذ 15/2/2001 لم يستطع أن يغادر مقره الواقع في منطقة صربية وذلك لأسباب أمنية. وقد قيل لموظفي مكتبي بعدم زيارة المناطق الصربية بسبب الوضع الأمني أثناء بعثة فحص الحسابات.

التقييم العام

109- كان تنفيذ المشروع عملاً شاقاً لأن الأبقار المستوردة والآلات المستوردة كان يجب توزيعها على مستفيدين أفراد كثيرين في فترة زمنية قصيرة عند بداية فصل الشتاء. وإلى هذا الحد يعتبر تنفيذ المشروع ناجحاً كما تبين من المدخلات التي أمكن تسليمها حتى ذلك الوقت بفضل تفاني الموظفين العاملين في الإدارة وفي تقديم الدعم الفني للمشروع في الميدان، وبفضل كفاءتهم المهنية. ولكن يلاحظ مع ذلك:

• أن توزيع الأبقار والآلات في الموقع لا يضمن في حد ذاته نجاح المشروع في الأجل البعيد.
• أن عدم وجود مختبر تشخيص بيطري مركزي إلى جانب نواحي النقص في رصد النشاط البيطري لا يسمح بحماية كاملة من أخطار الأوبئة الحيوانية.
• أن عدم قدرة المستفيدين على تسجيل الكشوف على سجلات المزارع ربما يضر بسياسة التحسين الوراثي.

ولا يمكن تقييم الفاعلية النهائية للمشروع إلا بعد ثلاث سنوات أو خمس سنوات من وقت تسليم الأبقار.

110- وكان جزء من الصعوبات الإدارية التي واجهتها منظمة الأغذية والزراعة في إدارة هذا المشروع يرجع إلى أنها أبرمت اتفاقاً يطلب منها أن تطبق قواعد ونماذج البنك الدولي في تقديم التقارير، وهي تختلف في كثير من الحالات عن قواعدها الخاصة بها. ورغم أن المنظمة وافقت على الخروج من إجراءاتها وممارساتها المعتادة، فإنها لم تتوقع جميع النتائج العملية التي يمكن أن تنتج عن ذلك. فإذا ووجهت المنظمة اشتراطات مماثلة في المستقبل فإني أوصي بعمل تقييم دقيق للممارسات والإجراءات الواجب تطبيقها لنتائجها قبل إبرام الاتفاق.

شكر

111- أود أن أُسجل تقديري للتعاون ومختلف المساعدات التي قدمها المدير العام وموظفي المنظمة أثناء عمليات الفحص المحاسبي.

François LOGEROT
الرئيس الأول لمحكمة المحاسبات
في الجمهورية الفرنسية
مراجع الحسابات الخارجي

14/11/2001

الملحق الأول: معلومات أساسية عن المشروع الطارئ لإعادة إحياء المزارع في كوسوفو

أهداف المشروع وعناصره

يهدف هذا المشروع إلى المساعدة على إحداث قفزة انطلاقية في الإنتاج الزراعي في الموسمين المحصوليين القادمين وإعادة تحريك الاقتصاد الريفي بالاستثمار في بعض الأصول الزراعية المهمة (الأبقار والآلات الزراعية). وبعض الخدمات الزراعية الرئيسية (الخدمات البيطرية وبناء القدرات). ويتألف المشروع من العناصر الخمسة التالية:

• عنصر قطيع الأبقار (11.8 مليون دولار) وهو يعني توزيع أبقار على مستفيدين مختارين مع تقديم خدمات ما بعد التسليم لهم أيضاً (الخدمات البيطرية، المركزات العلفية والتلقيح الاصطناعي).

• عنصر إحياء الخدمات البيطرية (1.3 مليون دولار) ويشمل توفير المعدات البيطرية ومعدات التلقيح الاصطناعي، والعقاقير، وتقديم التدريب لإعادة تشغيل خدمات صحة الحيوان (الخاصة والحكومية) في كوسوفو.

• عنصر الآلات الزراعية وإحلالها (7.9 مليون دولار) وهو يتناول إصلاح الجرارات التي أُصيبت بأضرار بسيطة مع تقديم جرارات جديدة والآلات الزراعية المهمة.
• عنصر بناء القدرات (0.9 مليون دولار) وهو يهدف إلى دعم مصلحة الزراعة المنشأة حديثاً في الهيكل الإداري المشترك المؤقت وذلك بتوفير الخبرة المحلية والدولية.
• عنصر إدارة المشروع (3.1 مليون دولار) ويهدف إلى تكوين ودعم فريق إدارة المشروع تحت مظلة وحدة التنسيق في حالات الطوارئ التابعة لمنظمة الأغذية والزراعة في بريستينا من أجل تطبيق أنشطة المشروع بالتعاون مع منظمات غير حكومية.

تكاليف المشروع وتمويله

تبلغ تكاليف المشروع في مجموعها 25 مليون دولار، والمفروض أنه سينفذ في ثمان بلديات من التي أُصيب بأكبر أضرار بسبب النزاعات الأخيرة، على أن يكون ذلك على مرحلتين:

• مرحلة تحضيرية تُرسم فيها حدود المشروع مع تكوين فريق للتنفيذ يتولى تقييم الاحتياجات واختيار المستفيدين. وقد انتهت هذه المرحلة في 30/9/2000.
• مرحلة التنفيذ التي تبدأ في 1/10/2000.

وعند إبرام الاتفاق بين بعثة الأمم المتحدة المؤقتة في كوسوفو ومنظمة الأغذية والزراعة كان التمويل التالي متوافراً:

• المرحلة التحضيرية تمولها رابطة التنمية الدولية في شكل منحة لا تجاوز 000 565 دولار وفقاً لاتفاق منحة حساب الأمانة 023448 بتاريخ 16/4/2000.
• مرحلة التنفيذ تمولها رابطة التنمية الدولية والحكومة الهولندية (من خلال الرابطة باعتبارها المسؤولة عن الإدارة) بمبلغ 10 ملايين دولار (اتفاق منحة حساب الأمانة 023907 بتاريخ 25/7/2000) وبمبلغ 1.8 مليون دولار (اتفاق منحة حساب الأمانة 023822 بتاريخ 23/6/2000)، على التوالي. وهاتان المنحتان ستمولان جميع عناصر المشروع على أن يقتصر تنفيذ عنصر قطاع الأبقار وعنصر الآلات الزراعية وإحلالها على ثلاثة من البلديات الثماني.

وأما مرحلة التنفيذ التالية (12.635 مليون دولار) فهي تمديد لتنفيذ العنصرين سالفي الذكر إلى خمس بلديات أخرى. ولم يكن لهذه المرحلة تمويل مؤكد بعد.

الملحق الثاني: وصف عمليات الفحص الحسابي للمصروفات المدفوعة محلياً، ونتائج هذا الفحص

مضاهاة المبلغ الشامل للمصروفات المسجلة في دفاتر حسابات منظمة الأغذية والزراعة مع المصروفات المبلغة إلى البنك الدولي

عمل موظفو مكتبي على مضاهاة المبلغ الشامل للمصروفات المسجلة في دفاتر حسابات منظمة الأغذية والزراعة مع مبلغ المصروفات المبلّغ إلى البنك الدولي. ويلاحظ أن المصروفات التي دُفعت في يونيو/حزيران 2000 أُدرجت في كشف مصروفات يوليو/تموز إذ لم يصدر كشف من هذا النوع بالنسبة لشهر يونيو/حزيران. ويبين الجدول التالي وجود فارق مقداره 20 دولاراً يرجع إلى فروق سعر الصرف التي شرحها بالتفصيل رئيس الفريق كما يلي: "نشأ الفارق من تسجيل الفاتورة رقم 189/2000 في كشف مصروفات يونيو/حزيران بمبلغ 241 2 دولاراً. وهذه الفاتورة تتعلق بشراء وحدتين لتكييف الهواء بمبلغ 000 5 مارك ألماني لكل واحدة منهما في شهر أبريل/نيسان 2000. وقد سُجلت الفاتورة بسعر صرف الدولار = 2.05558 مارك ألماني بدلاً من 2.0399".

المقارنة بين مصروفات المشروع عام 2000 كما جاءت في كشوف الحسابات وفي قيود عمليات المشروع بحسب بنود الميزانية (بالدولار)

(1) وفقا لقيود عمليات المشروع بحسب بنود الميزانية.

وفيما يتعلق بالمصروفات على الموظفين المحليين التي تحملها فريق إدارة المشروع كانت كشوف المصروفات توضع على أساس الطرح من كشف المدفوعات للموظفين والعمال العرضيين (الذي يتضمن مرتبات العمال العرضيين، والمدفوعات العرضية، ومقابل ساعات العمل الإضافية وبدل المعيشة اليومي).

ولوحظت ثلاثة اختلافات في مصروفات العاملين بين كشوف المصروفات وحسابات السلفة المستديمة عن شهر نوفمبر/تشرين الثاني 2000. وجاءت هذه الاختلافات نتيجة التأخر في قبض المرتبات، وهو ما ظهر في كشوف السلفة المستديمة في الشهر التالي. وقد أمكن التوفيق بين هذه الاختلافات. وكان سعر الصرف المستخدم في وضع كشوف المصروفات هو سعر الصرف الشهري لدى الأمم المتحدة، باستثناء شهر يونيو/حزيران 2000 الذي استخدمت فيه أسعار الصرف في شهر يونيو/حزيران 2000 لأن طلبات الدفع التي وجهت إلى برنامج الأمم المتحدة الإنمائي في شهر يونيو/حزيران 2000، لم تصرف إلا في الشهر التالي.

فحص المستندات المؤيدة للمصروفات المدفوعة محلياً

في كشف مصروفات أكتوبر/تشرين الأول 2000 عن مرحلة التنفيذ كان هناك مبلغ 800 8 مارك ألماني دُفعت للجراحين البيطريين من أجل دورات تدريبية ضمن العنصر 1 من المشروع. وتبين من المستندات المؤيدة لهذا الصرف أن بعض الموقعين وقعوا نيابة عن بيطريين آخرين يوم دفع المبالغ نقداً. وقال رئيس فريق المشروع أن اثنين من الجراحين البيطريين وقعا نيابة عن اثنين آخرين وحصلا على النقد من أجل تدريب المزارعين على المسائل البيطرية. والواقع أن الاثنين المعنيين كانا قد أبلغا هاتفيا أنهما لن يستطيعا الحضور وطلبا دفع المبلغ لأي شخص يوقع نيابة عنهما وبعد ذلك جاء إلى المكتب هذان البيطريان (اللذان لم يقبضا المبلغ بأنفسهما) وأكدا أنهما تسلما المبلغ.

مضاهاة كشوف المصروفات المقدمة من منظمة الأغذية والزراعة مع المصروفات الفعلية المدفوعة محليا

بعد مراجعة المصروفات المدرجة في كشوف المصروفات على القسائم المكتبية لدى برنامج الأمم المتحدة الإنمائي وعلى الكشوف المصرفية، على التوالي (بعد فتح حساب السلفة المستديمة) تبين عدم وجود أي اختلافات.

فحص المصروفات التي حُمِّلت على المشروع للتأكد من أنها تتصل بأعمال المشروع فعلاً

أثناء هذا الفحص لاحظ موظفو مكتبي ما يلي:

• استناداً إلى التعليمات من مقر المنظمة وافق رئيس الفريق على مصروفات تصل إلى 218 3 ماركاً ألمانياً عن مصاريف سفر جولة دراسية في ألبانيا لأحد الموظفين واثنين من الخبراء المحليين من بعثة الأمم المتحدة المؤقتة في كوسوفو (مصلحة الزراعة). وقد دفعت هذه المصروفات يوم 27/12/2000 من المشروع الوليد 2 (فريق إدارة المشروع الميداني) تحت البند رقم 5920 (التدريب). وقد وافق البنك الدولي أيضاً على هذه الجولة الدراسية ببريد إلكتروني بتاريخ 4/10/2000 من البنك إلى أحد خبراء مصلحة الزراعة سالفة الذكر، جاء فيه: " لا يمانع البنك في هذه الرحلة لعمل جولة دراسية في حدود 000 10 دولار تموّل من الموارد المخصصة لبناء قدرات مصلحة الزراعة بموجب المشروع". ورغم أن مصلحة الزراعة كانت هي الشريك الرئيسي في العنصر 4، فإن دفع تكاليف رحلة دراسية لخبير دولي وخبيرين محليين من المصلحة المذكورة وتحميل المبلغ على المشروع باعتباره مساهمة منها في المشروع أمر يثير التساؤل لأن العنصر 4 لم يكن قد دخل إلى مرحلة العمليات في الموقع.
• تحميل مبلغ 000 1 دولار رسوم مصرفية لفتح حساب السلفة المستديمة لوحدة التنسيق في حالات الطوارئ بالكامل على المشروع بتاريخ 31/10/2000 (كشف مصروفات الشهر المذكور في مرحلة التنفيذ) على أساس أن المشروع يستهلك في عمليات برنامج الأمم المتحدة الإنمائي أكثر مما تستهلكه بقية مشروعات الوحدة المذكورة.
• استخدام خمسة سائقين في المشروع كان يتألف منهم مجموعة سائقين إلى جانب بقية السائقين التابعين لمنظمة الأغذية والزراعة مع تخصيصهم أساساً لمهام المشروع. وكان الأجر الإضافي يُدفع على أساس مستندات الترخيص بالسفر وتموله وحدة التنسيق في حالات الطوارئ التابعة لمنظمة الأغذية والزراعة مع تحميله بعد ذلك على ميزانية كل مشروع بحسب المهمة التي أداها السائق.

فحص التوزيع الحقيقي للمصروفات الفعلية على العناصر الأربعة في المشروع وعلى مرحلتي المشروع
توزيع المصروفات بين المرحلة التحضيرية ومرحلة التنفيذ

سبق القول في الفقرة 73 بأن بعض المصروفات المتعلقة بمرحلة التنفيذ حُملت على حساب النقدية الصغيرة في المرحلة التحضيرية. وقد صرفت هذه المصروفات بين 1/10 و24/11/2000، وبلغت 016 1 ماركاً ألمانياً وكان المفروض نقلها من المرحلة التحضيرية إلى مرحلة التنفيذ في المشروع.

تقسيم المصروفات بين العناصر الأربعة في المشروع

لم يمكن إجراء هذا الفحص في بريستينا لأن كشوف المصاريف التي كانت تصدر محلياً لم تكن مقسمة بين عناصر المشروع. ولكن موظفي مكتبي لاحظوا أن المصروفات المتعلقة بجولة دراسية من خبراء مصلحة الزراعة التابعة لبعثة الأمم المتحدة المؤقتة في كوسوفو إلى ألبانيا لم تخصص للعنصر 4 من المشروع (بناء القدرات) في تقرير إدارة المشروع عن الربع الأخير من عام 2000 (والحقيقة أن التقرير المذكور لم يتضمن أي مصروفات لهذا البند).

الملحق الثالث: الجداول المختلفة

الجدول 1: الترخيص بالصرف من الميزانية الميدانية

أثناء المرحلة التحضيرية

الجدول 2: خطابات الاتفاق السابقة والحالية مع منظمات غير حكومية

الجدول 3: تكاليف المشاركة في المبنى مع برنامج الأغذية العالمي في بريستينا

الملحق الرابع: المشتريات

الجدول 1 : المناقصات بموجب نظام العطاءات الدولية المحدودة

الجدول 2 : المناقصات بموجب إجراء التسوّق الدولي

الجدول 3 : العطاءات بموجب إجراء التسوق المحلي

* صدر أمر (رقم 89676 بمبلغ 490.44 2 دولاراً) لشراء 12 طناً مترياً (من أجل ملء شاحنة كانت فارغة جزئياً).

الجدول 4 : اختيار الاستشاريين

الملحق الخامس: وصف الاختبارات وبيان نتائجها

العنصر 1: دعم إعادة تكوين قطاع الأبقار
توزيع الأبقار على المستفيدين
الاختبار 1: تعريف الأبقار

كان الاختبار المتبع في تعريف الأبقار هو مضاهاة رقم التعريف لدى البنك الدولي مع رقم التعريف لدى الاتحاد الأوروبي. وكان من الممكن قراءة كلا الرقمين على البطاقات الثلاث المعلقة في أُذن كل بقرة. وبدأ الاختبار بتوفيق هذين الرقمين مع نسخة سلالة الحيوان ومع سجلات المزرعة التي يمسكها كل مزارع (البطاقة الخضراء). وبعد ذلك، فحص موظفو مكتبــي ما يلي في مكتب التنسيق في حالات الطوارئ التابع للمنظمة في بريستينا:

• رقم التعريف لدى الاتحاد الأوروبي على السلالة الأصلية،
• رقمي التعريف عن البنك الدولي والاتحاد الأوروبي ومقارنتهما مع قائمة التسليم في المطار،
• رقم التعريف لدى البنك الدولي مع قائمة الأبقار الواردة في محطة الحجر البيطري في مزرعة ميريديا،
• رقم التعريف لدى البنك الدولي مع الاتفاقات التي وقعها المستفيدون يوم التسليم.

واختيرت عينة عشوائية مؤلفة من 12 بقرة وثور واحد في أربع قرى تابعة لبلديتي غلوفيتش وديكان. ويبين الجدول 1 فيما يلي نتائج هذا الاختبار. وفي حالة واحدة لم يمكن الحصول على مستندات ولا سجلات المزرعة بالنسبة لحيوان واحد.

الجدول 1: تقرير عن التفتيش على الأبقار في بلديتي Gllogovc وDecan

ألف - بلدية غلوكوفيتش GLLOGOVC تاريخ الزيارة: 1 مارس/ آذار 2001

باء - بلدية ديكان (DECAN) تاريخ الزيارة: 2 مارس/ آذار 2001

(1) و(3) كما هو مبين على البطاقة الخضراء (أي سجلات المزرعة) ونسخة السلالة وبطاقات الأُذن.

(2) تاريخ التسليم للمزارعين كما هو مذكور في الاتفاق.

(4) تاريخ آخر زيارة من التقني التابع لمنظمة الأغذية والزراعة، بالنسبة لبلدية غلوكوفيتش.

الاختبار 2: تسلّم الأبقار وتوزيعها

فيما يتعلق بإجراء تسلّم الأبقار وتوزيعها كان الهدف من الفحص هو التحقق من أن التسليم والتوزيع كان يتفق مع الإجراءات التي جاءت في منشور "إجراءات تسلّم الأبقار" الصادر بتاريخ 28/9/2000 من جانب فريق الإنتاج الحيواني وصحة الحيوان التابع لمنظمة الأغذية والزراعة. وقد فحص موظفو مكتبي المستندات التالية التي وردت في الإجراء سالف الذكر:

• قائمة بجميع الأبقار المنتقاة وبطاقات الأُذن للتعريف من جانب البنك الدولي ومن جانب الاتحاد الأوروبي،
• قائمة بالأبقار المشحونة من الموردين إلى مطار بريستينا، وهي قائمة يجب إرسالها بالفاكس ليلة إرسال كل شحنة،
• قائمة مراجعة الأبقار عند الوصول إلى مطار بريستينا،
• مستندات الشحن الداخل عند التسلّم في محطة الحجز في مزرعة ميرديا،
• جميع المستندات الكاملة الخاصة بكل حيوان (السلالة، شهادة الصحة البيطرية ... إلخ)،
• مستندات النقل الخارج من محطة الحجر إلى نقاط التوزيع،
• الاتفاق الموقع من المستفيد عند تسلمه الحيوان.

وقد جرى الفحص على نفس العينة المؤلفة من 12 بقرة وثور واحد، مثلما حدث في الفحص 1. وقد لاحظ موظفو مكتبي أن القائمة الكاملة لجميع الأبقار المنتقاة وبطاقات التعريف على الأُذن بواسطة البنك الدولي والاتحاد الأوروبي لم تكن موجودة في بريستينا. كما أن قائمة الأبقار المشحونة من الموردين إلى مطار بريستينا التي كان يجب إرسالها بالفاكس ليلة إرسال كل شحنة لم تكن موجودة أيضاً، إلا بالنسبة لأول رحلة بالطائرة. وقد ذكر رئيس فريق المشروع: " كانت قائمة الأبقار المنتقاة والأرقام التي وضعها البنك الدولي تأتي إلى المكتب مع كل رحلة تنقل الأبقار. وقد وصلت أول قائمة إلى بريستينا مع واحد من أعضاء فريق الانتقاء قبل أول رحلة جوية لنقل الأبقار. وبعد ذلك وصلت القوائم الثانية والثالثة مع الرحلات الأولى والثانية ... وغير ذلك". ولم يكن ذلك يتفق مع الجزء ألف من "إجراءات تسليم الأبقار" التي سبقت الإشارة إليها إذ أنها كانت تنص على أن فريق الانتقاء هو الذي يضع قائمة الانتقاء النهائية مع المورد، تحت إشراف الأخصائي الدولي للإنتاج الحيواني، ثم يوزع قائمة الانتقاء الكاملة على بريستينا، كما يُرسل بالبريد الإلكتروني إلى أخصائي الإنتاج الحيواني المحلي، بالنسبة لكل رحلة جوية، قائمة الانتقاء التي تُعدد جميع الرؤوس البالغ عددها من 65 إلى 70 المقرر نقلها. ومن ملاحظة هذه النتائج يمكن إبداء التعليقات التالية:

• عدم الاحترام الكامل لإجراءات نقل الأبقار من محطة الحجز لدى الموردين إلى مطار بريستينا كان معناه أن الأبقار التي تُسلم ربما لا تكون هي نفس الأبقار المنتقاة من جانب لجنة الانتقاء لأن قائمة تسليم الأبقار لم يمكن مضاهاتها من أجل تعريف الأبقار مع القائمة الكاملة للأبقار التي تحمل أعداد التعريف من جانب الاتحاد الأوروبي والبنك الدولي والتي وضعتها لجنة الانتقاء.
• قيل لموظفي مكتبي أن قائمة تسليم الأبقار المرفقة بشهادة الصحة البيطرية كانت تقدم عند وصول الأبقار إلى المطار، ولكن لم يحصل موظفو مكتبي على قائمة مراجعة.
• بالنسبة للبقرتين رقم WB 1541 و WB 1648 اللتين وصلتا إلى مطار بريستينا في 24/10/2000، لم يكن تاريخ التسليم مذكورا مع السلالة ولا مع شهادة الخدمة المرفقة، بل كان مذكورا فقط على قائمة تسليم الأبقار المرفقة بشهادة الصحة البيطرية. ومعنى هذا في الحالتين المذكورتين أن الرقابة في المطار لم تكن فعالة لأن المفروض تسليم كل حيوان بالمستندات الخاصة به.
• كانت الكشوف مذكورة بالكامل في مستند الشحن الداخل.
• كان مستند الشحن الخارج يبين تاريخ وصول الرحلة بدلاً من تاريخ النقل من محطة الحجز إلى نقاط التوزيع. ومعنى هذا عدم وجود مستندات تبين مدة الحجر البيطري في محطات الحجز.
• بالنسبة للبقرتينWB 1355 و WB 1363 بقية الحيوانات المشحونة بتاريخ 21/10/2000، لم تكن قائمة تسليم الأبقار مرفقة بشهادة الصحة البيطرية. وفي هذه الحالة كان التبرير الذي قُدم لموظفي مكتبي (بالبريد الإلكتروني من رئيس الفريق بتاريخ 10/3/2001) يختلف عن التفسير الذي قيل عندما كانوا في المهمة والذي كانت فحواه أن القائمة المذكورة أُعيدت مع الشهادة إلى الجراح البيطري التابع للمورد وأن هذا البيطري كان مسؤولاً عن تحصين الأبقار في محطة الحجز ولكنه نسي أن يوقع على شهادة التحصين بالنسبة للبقرتين المذكورتين. وتأكد موظفو مكتبي من أن الملفات لم تكن موجودة أثناء قيامهم بالمهمة.

الجدول 2 (الجزء الأول): تسليم الأبقار
ألف - بلدية غلوكوفيتش
GLLOGOVC
باء - بلدية ديكان (DECAN)

الجدول 2 (الجزء الثاني): تسليم الأبقار
ألف - بلدية غلوكوفيتش GLLOGOVC
باء - بلدية ديكان (DECAN)

(1) مأخوذ من قائمة الرصد لدى منظمة الأغذية والزراعة لأن الرقم الذي وضعه البنك الدولي لم يكن مكتوباً على مستند السلالة.

(2) قورن مع مستندات السلالة وبقية المستندات.

(3) قورن مع مستندات الشحن الداخل والقوائم الموجودة في مستند الرصد لدى منظمة الأغذية والزراعة.

(4) قورن مع مستندات الشحن الخارج (التاريخ المكتوب على مستند الشحن الخارج هو تاريخ وصول الرحلة وليس تاريخ المغادرة).

الاختبار 3: الولادات

فيما يتعلق بالولادات أُجري فحص على 100 بقرة (من مجموع 240) كانت تحت إشراف المحطة البيطرية في غلوكوفيتش، وكان الفحص هو المقارنة بين التاريخ المتوقع للولادة استنادا إلى تاريخ التلقيح الاصطناعي، مع التاريخ الفعلي للولادة المسجل في السجلات البيطرية. وتظهر نتائج هذا الفحص في الجدول 3 فيما بعد. وقد بيّنت هذه النتائج أن تاريخ الولادة كان يختلف في 12 حالة عن التاريخ المتوقع (إذ كان يجاوزه ب19 يوما). وأفاد الجراحون البيطريون بأن "الولادة المبكرة أو المتأخرة" لا تختلف عن الحمل لمدة تسعة شهور. ويرجع ارتفاع نسبة "الولادة المبكرة والمتأخرة" عن التاريخ المتوقع للولادة إلى عدم دقة بيانات التلقيح الاصطناعي على الأبقار من السلالات المستوردة.

وفيما يتعلق بالولادات لاحظنا في حالة ثمانية من المستفيدين من الأبقار في بلدية ديكان:

• توزيع 400 كيلوغرام من المركزات العلفية على المستفيدين الثمانيةº
• كان ثلاثة من هؤلاء المستفيدين قد بدأوا في تغذية أبقارهم قبل موعد الولادة، رغم توصيات التقنيين من البلديةº
• كان اثنان من الثمانية المستفيدين قد أطعموا الأبقار قبل موعد الولادة وبعده، وأكد معظمهم أن نوعية المركزات العلفية التي سُلمت لهم لم تكن في جودة المركزات اليوغوسلافية التي كانوا يستخدمونها قبل الحربº
• أن المركزات العلفية تلفت عند واحد من المستفيدين الثمانية بسبب سوء أحوال التخزين.

الجدول 3 : الولادات المبكرة والمتأخرة بالمقارنة مع التاريخ المتوقع للولادة

في عينة من 100 عجلة من مجموع 240 عجلة مسجلة في السجلات لدى المحطة البيطرية في غلوكوفيتش 2 كان هناك:

• سبع بقرات ولدت مبكرة.
• خمس بقرات ولدت متأخرة.
• في المجموع، كانت الولادة في 12 حالة تختلف عن التاريخ المتوقع، وكان الفارق يجاوز 19 يوماً.

نظام تقديم التقارير والرصد في العنصر 1

الاختبار 4: سجلات المزرعة الواجب ملؤها من جانب المزارعين

استناداً إلى عينة عشوائية من 12 بقرة وثور واحد في أربع قرى في بلديتي غلوكوفيتش وديكان على التوالي، فحص موظفو مكتبي السجلات الزراعية التي كان من الواجب أن يملؤها المزارعون وفيما يلي التعليق على نتيجة الفحص:

• لم يكن المزارعون يملؤون استمارة تسجيل التغذية إلا في ثلاث حالات وكانت في هذه الحالات تملأ جزئياً فقط.
• سجلات إنتاج اللبن يومياً لم تكن تملأ على الإطلاق ولكن على كل حال لم تكن هناك ضرورة لذلك إذ كانت العجلات في ذلك الوقت في رعاية البقرة الأُم.
• عدم استكمال السجلات الخاصة بكل عجل في ثلاث حالات حصل فيها ولادات.
• يبدو أن سجلات الأبقار في المزرعة، رغم أنها عنصر إيجابي في عنصر الإنتاج الحيواني في المشروع، يتطلب نظاماً كبيراً للمتابعة يطبقه المزارعون يوماً بيوم.

الاختبار 5: سجلات الرصد لدى الوكالات المنفذة

فيما يتعلق بسجلات الرصد التي كانت تُمسكها الوكالات المنفذة أجرى موظفو مكتبي اختبارين، كان الأول في بلدية ديكان والثاني في بلدية غلوكوفيتش. وأثناء زيارتهم لأماكن المنظمة الأمريكية MCI في Peje بصحبة اثنين من التقنيين التابعين للبلدية اللذين كانت تستخدمهم تلك المنظمة غير الحكومية، فحصوا التقارير الشهرية والتقارير الربع سنوية عن الفترة من 16/10/2000 إلى 31/1/2001 التي أصدرتها تلك المنظمة بالنسبة لبلدية ديكان. كما أنهم اطلعوا على الملفات الداخلية المحوسبة لدى المنظمة المذكورة وهي الملفات التي كانت تُعتبر متابعة للزيارات التي يقوم بها التقنيان التابعان للبلدية. ويُستفاد من هذه الملفات حدوث زيارات في كل قرية في المنطقة باستثناء قرية Junik التي وزعت عليها 154 بقرة والتي زارت المنظمة غير الحكومية 98 من مزارعيها. وكان الملف الخاص بالزيارات لأصحاب الثيران يفيد حدوث 13 زيارة في 27/1/2001. وكان هذا الرقم يثير الدهشة لأن عدد الثيران الموزعة في البلدية كان 14 موزعة كلها على 12 قرية.

وبالنسبة لبلدية غلوكوفيتش فحص موظفو مكتبي سجلات الدورات التدريبية التي عقدت في مقر المشروع في بريستينا. وقد وقّع موظفو التدريب على هذه السجلات ولكن لم يوقع عليها المزارعون الذين حضروا الدورات. وفي قرية Fushtice Ulet حضر 15 مستفيداً من مجموع 18 الدورة التدريبية الأولى في 6/9/2000. وحضر الدورة التدريبية الثالثة 10 من المستفيدين. وفي قرية Nekovc حضر الدورة التدريبية الأولى 21 مستفيداً من 22. وأما الدورة التدريبية الثانية فلم يحضرها إلا 12 مستفيداً. وكانت الدورات التدريبية تشمل موضوعات مثل مسك السجلات، تغذية الأبقار، تربية العجول، مشكلات الأمراض الشائعة. وكان الوقت المخصص لكل موضوع قصيراً (30 دقيقة لتغذية الأبقار). وكان نشاط الرصد، حتى ولو كان تصميمه صحيحا، هو في حقيقته متابعة إدارية. وظلت المشورة المقدمة للمستفيدين غير كافية وقد ظهر ذلك في حالتي نفوق بقرتين بسبب الإفراط في التغذية بالمركزات العلفية. ولما كان حضور المزارعين في الدورات التدريبية قليلاً، فقد أوصى موظفو مكتبي بتكليف تقنيي الإنتاج الحيواني في البلدية بتقديم مزيد من النُصح للمزارعين وبجعل دورات التدريب أكثر تشويقاً لهم.

تقديم الخدمات البيطرية للأبقار المستوردة بموجب العنصر 1

الاختبار 6: الزيارات البيطرية

على أساس الاختبارات التي أُجريت على الأبقار تحت إشراف المحطة البيطرية 2 في غلوكوفيتش فحص موظفو مكتبي الزيارات البيطرية المسجلة في سجلات المزرعة والتي يحتفظ بها المزارع وتأكدوا من دقة تسجيلها في السجلات التي يمسكها البيطري. ويبدو أن الخدمات البيطرية كانت تُقدم وفقاً للاتفاقات المعقودة مع منظمة الأغذية والزراعة. ولكن بالنسبة للثور الموجود في غلوكوفيتش، لم تحدث أي زيارة بيطرية وقيل إن السبب هو أن الخدمات لا تقدم في حالة التلقيح الطبيعي. وكان الثور موجوداً في نفس الحظيرة التي بها بقرتان Busha. كما أن الاختبار أظهر أن الفحص الطبي على الثيران لمعرفة أخطار انتقال الأمراض التناسلية لم يكن يستطيع أن ينتج نتائج موثوقاً بها نظراً لأن مختبر التشخيص لم يكن قد بُني بعد. ويعتبر مختبر التشخيص ضرورياً لأداء التزامات الطبيب البيطري بالنسبة للثيران لأن العقود مع العيادات البيطرية كانت تنص على أخذ عينة كل ثلاثة أشهر لفحصها في المختبر وعلى ذلك لم يمكن عمل فحص منتظم للثيران بعد أول مرة.

الاختبار 7: المستندات المؤيدة لدفع مقابل الزيارات البيطرية

من أجل فحص المستندات المؤيدة لدفع مقابل الزيارات البيطرية استعرض موظفو مكتبي تسعة عقود مع جراحين بيطريين كانت قد أُبرمت ووقع عليها بالنسبة لثلاثة بلديات وزعت فيها الأبقار على سكان كوسوفو المتحدثين بالألبانية. كما أنهم استعرضوا التقارير الشهرية التي كان يصدرها الجراحون البيطريون بين شهري أكتوبر/تشرين الأول 2000 ويناير/كانون الثاني 2001، وملخصات تقارير المنظمات غير الحكومية التي أصدرها أخصائي الرصد المحلي بين نوفمبر/تشرين الثاني 2000 ويناير/كانون الثاني 2001. وفيما يلي النتائج التي تبينت، وهي التي ستأتي في الجدول 4 فيما بعد:

• كان عدد الزيارات المعتمدة لأغراض الصرف هو بالضبط العدد المطلوب في العقود. ولكن عدد هذه الزيارات لم يكن متفقا مع المستندات المؤيدة التي كان يجب أن تكون أساساً لاعتماد الصرف. وكانت الزيارات المذكورة في المستندات المؤيدة تختلف عن العدد الذي اعتُمد للصرف ولم تكن متوافقة فيما بينها. وكان عدد الزيارات المذكور في التقارير الشهرية من البيطريين أعلى من العدد الذي جاء في الموجز الذي وضعته إدارة المشروع لتقارير المنظمات غير الحكومية. وربما كان يرجع هذا الفرق إلى اختلاف الفترات التي يشملها كلا التقريرين.
• بالنسبة للمحطة البيطرية في ديكان 1، كان العقد المبرم مع الجراح البيطري تنقصه صفحة خاصة بالشروط المالية (أي عدد الثيران والأبقار الواجب رعايتها). وعلى ذلك، دُفع مبلغ 512 7 ماركاً ألمانيا دون الرجوع إلى التزامات الجراح البيطري بإجراء زيارات مجانية.
• في المحطة البيطرية ديكان 3، اقتضى الأمر التعاقد مع جراح بيطري ثانٍ لأن الأول لم يستطع استكمال الزيارات المجانية المنصوص عليها في العقد. وقد أُبرم عقدان جديدان ليشترك الطبيبان في المدفوعات التي تدفعها منظمة الأغذية والزراعة بحسب عدد الأبقار التي سيُشرف عليها كل واحد منهما.
• عدم إمكان الاعتماد على تقارير الزيارات هو أمر يجب معالجته لأنه قد يؤثر على صحة الأبقار، إذا كانت الزيارات لم تحدث فعلاً.

الجدول 4 : تقديم الخدمات البيطرية للأبقار المستوردة بموجب العنصر 1

الاختبار 8: متابعة حالات سقوط الحمل والنفوق بين الأبقار

باستعراض جميع التقارير البيطرية عن حالات النفوق وسقوط الحمل التي اضطر البيطريون المتعاقدون إلى إجرائها والتي توجد لديها ملفات في المشروع، فحص موظفو مكتبي الإجراء المتبع في حالة النفوق وسقوط الحمل. وقد بلغ مجموع حالات السقوط 50 حالة في 17/2/2001 وأما حالات النفوق فهي مذكورة في الجدول 5 فيما يلي:

الجدول 5: حالات النفوق حتى 17/2/2001

وفيما يلي بعض التعليقات على هذه النتائج:

• جاء في عقد التأمين إحلال أي بقرة نافقة إذا حدث النفوق خلال 30 يوماً من فترة الحجر البيطري بعد التسليم في كوسوفو (5 أيام في محطات حجز الأبقار في مزرعة ميرديا و25 يوماً في حظيرة المستفيد).
• كانت نسبة إحلال الأبقار النافقة هي 10 من 34.
• أمكن في الاختبار التأكد من أن جميع الشهادات البيطرية كانت تتعلق بالفعل بحالات النفوق وسقوط الحمل. ولكنه لم يبين بالتأكيد أن جميع هذه الحالات أُبلغت إلى فريق إدارة المشروع.

الاختبار 9: التقارير البيطرية الشهرية إلى منظمة الأغذية والزراعة

في المحطة البيطرية غلوكوفيتش 2 وبريليب 1، فحص موظفو مكتبي التقارير الشهرية التي أصدرها البيطريون والتي أُرسلت إلى منظمة الأغذية والزراعة. وكان الفحص يتألف من مقارنة التقارير الشهرية الواجب تقديمها من الجراحين البيطريين والموجودة في أماكن المشروع مع النسخ المجلدة من سجلات المزرعة التي كان يجب أن يمسكها الجراحون البيطريون وسجلات معالجة الحيوانات التي يمسكها هؤلاء البيطريون. وقد بدا أن سجلات معالجة الحيوانات أدت إلى سوء فهم لدى أحد الجراحيين البيطريين في بريجليب لأنه لم يقدم تقارير عن زياراته للأبقار المحلية (التي كانت جزءاً من العنصر 2). وإلى جانب ذلك، فإن الجراح البيطري من محطة غلوكوفيتش 2 شكى من أنه لم يستطع تسجيل العقاقير التي وصفها على سجل معالجة الحيوان، بسبب نقص المساحة على نموذج هذا السجل. ولكن العقاقير الموصوفة كانت تُكتب على نسخة سجل المزرعة. ونظرا لما تقدم، أوصى موظفو مكتبي بضرورة توجيه اهتمام أكبر لاستكمال سجل معالجات الحيوانات لأنه يتناول الحالة الصحية للأبقار، مع تقييم نوعية الخدمات البيطرية ومعرفة الأخطار الوبائية. وقد قيل لموظفي مكتبي بعد ذلك أن بعض التدابير قد اتخذت بالفعل مع الأخصائي المحلي للرصد والتقييم ومع الأخصائيين المحليين للإنتاج الحيواني والبيطرة لفحص الدفاتر.

العنصران 1 و 2: تقديم العقاقير

وصفات العقاقير البيطرية

الاختبار 10

أجرى موظفو مكتبي اختبارا، يتألف من تسجيل الأبقار التي سجل البيطري بشأنها العقاقير التي وصفها على سجل المزرعة:

• إما قبل تسليم العقاقير من جانب منظمة الأغذية والزراعة.
• أو العقاقير التي لم تكن ضمن العقاقير التي قدمتها المنظمة.

ومن سجل المزرعة الذي كانت تمسكه المحطة البيطرية غلوكوفيتش 2، اختيرت 100 بقرة من 240 كانت تخضع لإشراف تلك المحطة. وكانت النتائج كما يلي، وهي مبينة بالتفصيل في الجدول 6:

• بالنسبة ل25 في المائة من الأبقار، كانت هناك عقاقير قد وصفها البيطري بالفعل، وهو ما يعني فاعلية الزيارات البيطرية.
• بالنسبة ل14 في المائة من الأبقار، لم تقدم منظمة الأغذية والزراعة العقاقير الموصوفة لأنها وصفت قبل 6/12/2000. وكان ذلك دليلاً على أن تأخر تسليم العقاقير التي تقدمها منظمة الأغذية والزراعة كان يمكن أن يؤدي إلى تدهور صحة الأبقــار لأن العقاقيـر البيطرية كانت مطلوبة بالفعل في الحقل.

الجدول 6: العقاقير التي وصفتها المحطة البيطرية في غلوكوفيتش 2

المصدر: سجلات المزرعة التي تمسكها المحطة البيطرية غلوكوفيتش 2.
العينة: 100 بقرة من مجموع 240 بقرة تحت إشراف المحطة البيطرية غلوكوفيتش 2.

العنصر 3: إصلاح الآلات الزراعية وإحلالها

توزيع جرارات جديدة

كان الاختبار الأول هو فحص موضعي على بطاقات التعريف لدى البنك الدولي والأرقام المسلسلة للجرارات والتأكد من اسم المستفيد. وقد تبيّن أنها متفقة مع القائمة الموجودة في مقر المشروع. وقد جرى تشغيل الجرارات للتأكد من أنها تعمل بالطريقة الصحيحة.

وأما الاختبار الثاني فقد شمل اثنين من المستفيدين الأولين من الجرارات. وكان الاختبار يتألف من فحص استخدام الجرار للمستفيدين الثانويين بالمقارنة بين الأعمال المؤداة للمستفيدين الثانويين في السجلات التي يمسكها المستفيدون الأولون، وبين القسائم التي وقّع عليها المستفيدون الثانويين والتي تُعتبر مستندات مؤيدة لقائمة الأشغال المؤداة لهم وهي القائمة التي يحتفظ بها التقني المسؤول عن الميكنة في البلدية. وقد تبين من الاختبار أن الكشوف المسجلة كانت تتفق مع القسائم. وكان في نية موظفي مكتبي أيضاً إجراء فحص موضعي على الأشغال التي قيل إنها نُفذت لحساب المستفيدين الثانويين للتأكد من إجرائها فعلاً ولكن سقوط الثلج منعهم من إجراء هذه الفحوص الموضعية. وقد لوحظ ما يلي فيما يتعلق بالعينات: كان هناك ثلاثة مستفيدون ثانويون لم يستخدموا جرار المستفيد الأول في عمليات الزرع وكان اثنان من المستفيدين الثانويين قابلهم موظفو مكتبي في بلدية ديكان لم يستخدما جرار المستفيد الأول واستأجرا جراراً ثانياً لإجراء عمليات الزرع. وكان ذلك يرجع فيما يقال إلى أن الجرارات سُلّمت متأخرة جداً عن موعد إجراء عمليات الزرع.