Comité financier

Introduction

1. À sa quatre-vingt-treizième session, le Comité financier a été saisi d'un document¹ sur la question des dépenses d'appui qu'il a étudié. Il s'est félicité de l'examen général effectué dans ce document et a reconnu que le cadre conceptuel constitue une base utile pour mettre au point les propositions.

2. Le Comité a demandé au Secrétariat de fournir des informations sur divers domaines connexes. Le présent document est consacré aux taux actuels de remboursement des dépenses d'appui des programmes de terrain et autres programmes financés par des contributions volontaires.

Portée

3. Le tableau ci-après décrit l'ensemble des activités qui peuvent comporter des dépenses d'appui et indique leur relation potentielle avec le Programme ordinaire.

Tableau des activités par source de financement et par type²

4. Les cadres ombrés du tableau qui précède correspondent à l'ensemble des activités qui peuvent avoir une composante de dépenses d'appui et par conséquent, pour lesquelles on peut s'attendre à une certaine forme de remboursement. Les notes ci-après décrivent les taux de remboursement pour chaque catégorie.

5. Il est à noter que sont exclus les coûts directs des projets pour lesquels les modifications sont apportées au moyen de taux pro forma (par exemple rapports de fin de projet ou missions d'évaluation thématique) - bien qu'ils soient mentionnés à l'Annexe III dans un souci d'exhaustivité. Ils ont été exclus par le Commissaire aux comptes dans sa liste des catégories de dépenses d'appui et constituent en réalité des apports directs aux projets.

Programmes extrabudgétaires

On trouvera à l'Annexe I au présent document un récapitulatif des taux sous forme de tableau.

Assistance technique - Financement national

6. Il s'agit des fonds fiduciaires unilatéraux dans le cadre desquels un gouvernement s'engage auprès de la FAO à fournir une assistance technique. Comme pour les fonds fiduciaires, on leur applique généralement les taux standard (voir Annexe II) bien qu'une nouvelle approche se fasse jour pour cette catégorie. Ainsi, à sa soixante-dix-neuvième session, le Comité financier est convenu que l'élément exécuté au plan national de ces projets devrait être remboursé au coût différentiel intégral (c'est-à-dire à la meilleure évaluation approximative des dépenses effectives variables d'appui indirect) qui est généralement inférieur au taux de 13 pour cent qui s'appliquerait par ailleurs.

7. De même, le Comité, à sa quatre-vingt-cinquième session, a été informé de l'application de cette approche (c'est-à-dire le recouvrement intégral des coûts différentiels) à l'ensemble du budget d'un fonds fiduciaire unilatéral pour lequel la FAO avait été invitée à soumissionner (c'est-à-dire que dans ce cas, un pourcentage uniforme n'était pas considéré par le donateur comme une approche acceptable de la soumission).

Assistance technique - Contributions de donateurs

8. Cette catégorie représente la plus grande partie des ressources extrabudgétaires. Les taux standard tels que décrits à l'Annexe II s'appliquent aux fonds fiduciaires de cette catégorie. Les exceptions aux dispositions de l'Annexe II sont limitées aux cas dans lesquels le donateur est prêt à financer comme coût direct une partie des "coûts variables indirects". Dans ces cas, le coût de soutien des projets est révisé pour tenir compte des montants couverts par les coûts directs.

9. Il est à noter, au sujet de l'Annexe I, que les projets financés par des sources des Nations Unies (par exemple PNUD, FNUAP, etc.) doivent faire l'objet d'une approbation des dispositions concernant les dépenses d'appui par leurs organes directeurs respectifs. Ces taux de remboursement comportent généralement une certaine répartition explicite ou implicite des dépenses d'appui entre les organismes de financement et les agents d'exécution.

Aide d'urgence - Contributions de donateurs

10. Il s'agit essentiellement des activités du Service des opérations spéciales de secours (TCOR) qui gère l'exécution des projets d'aide d'urgence. Ces projets sont financés par des États donateurs, et parfois par le PNUD et/ou le FIDA. Le principe du remboursement des dépenses est que TCOR perçoit directement des projets des sommes suffisantes pour couvrir intégralement ses coûts (traitements des fonctionnaires de TCOR et dépenses de fonctionnement). Ces sommes s'établissent en moyenne à 5 pour cent, mais peuvent être plus élevées à l'occasion ou plus faibles lorsque l'envergure de l'opération est exceptionnelle (par exemple, lucilie bouchère, Iraq, etc.).

11. Cette approche repose sur le principe que les situations d'urgence, transitoires par nature, n'entraînent pas de modification permanente de l'infrastructure administrative de l'Organisation.

12. De plus, TCOR prend à sa charge les augmentations variables de ces dépenses telles que le surcroît d'heures supplémentaires ou de frais de voyage des services des achats lorsque cela est nécessaire, mais il y a probablement un montant relativement faible des dépenses variables d'appui indirect non recouvrées qui est très difficile à évaluer. Cependant, il s'agit d'une situation que les organes directeurs n'ont pas essayé de modifier au fil des années, en partie du fait de l'absence de données fiables, mais, probablement aussi en raison de la nature humanitaire des activités.

Activités (normatives) du Programme ordinaire de la FAO

13. Cette catégorie correspond aux contributions volontaires qui représentent un appui direct à une activité du Programme ordinaire expressément mentionnée dans le Programme de travail et budget. Comme il est indiqué au paragraphe 3 b) de l'Annexe II, le remboursement des dépenses de SAO peut faire l'objet d'une dérogation partielle ou complète lorsqu'une contribution volontaire vise à la mise en oeuvre de certains aspects du Programme de travail de l'Organisation. Ces cas sont traités comme des exceptions et sont portés chaque année à la connaissance du Comité financier. Récemment, une approche à peu près uniforme a été adoptée: un taux de 6 pour cent a été appliqué aux projets qui réunissent les conditions requises. Ce taux est fondé sur le coût variable indirect moyen des contributions à l'appui des activités du siège ou des bureaux régionaux (par opposition au coût plus élevé des activités d'assistance technique exécutées sur le terrain).

14. Une autre exception est appliquée pour les contributions visant à couvrir le coût du voyage de participants de pays en développement à des consultations ou conférences consacrées à des questions qui relèvent du mandat de la FAO. Dans ces cas, la FAO ne demande aucun remboursement des dépenses d'appui.

15. Un autre groupe de fonds fiduciaires qui relèvent de cette catégorie correspond aux cas où la FAO, dans le cadre de ses activités normatives, accueille et administre un organe statutaire tel qu'une Commission, dont les coûts sont répartis entre les membres ou les participants. Au fil des années, le traitement de ces dépenses n'a pas été uniforme, mais pendant plusieurs exercices, on s'est efforcé d'établir une bonne estimation des dépenses variables d'appui indirectes et d'en demander le remboursement à la Commission. Ainsi, le taux pour la Commission des thons de l'océan Indien a été fixé à 5 pour cent, conformément à ce principe.

Activités financées conjointement

16. Cette catégorie regroupe les arrangements de partenariat conclus avec des organisations des Nations Unies et d'autres organisations intergouvernementales à but non lucratif. Aucune procédure officielle n'ayant été arrêtée pour cette catégorie, divers arrangements ont été approuvés au fil des années. Dans la plupart des cas concernant les institutions des Nations Unies, l'activité financée conjointement est un arrangement de partage des coûts sans recouvrement des frais généraux par aucun des partenaires. L'Organisation hôte, lorsqu'il y en a une, demande rarement le remboursement des frais généraux, bien que ceux-ci puissent être pris en compte dans le processus budgétaire dans le cadre de la formule de partage des coûts.

Programme ordinaire

17. Certaines activités d'assistance technique financées par le Programme ordinaire sont génératrices de dépenses variables d'appui indirectes. Il y a en gros trois formes d'assistance: le Programme de coopération technique (PCT), le Programme spécial pour la sécurité alimentaire (PSSA), et les services d'appui technique (SAT).

Programme de coopération technique et Programme spécial pour la sécurité alimentaire

18. Les projets du PCT et du PSSA, comme tous les projets de terrain, engagent des coûts différentiels sous la forme de services d'appui technique, administratif et opérationnel. Par conséquent, le coût variable des opérations qui découlent du volume de travail consacré aux projets du PCT et du PSSA (par exemple dans la Division des opérations) doit être pris en compte dans la structure de gestion financière. Il est donc nécessaire que l'on trouve un mécanisme permettant de veiller à ce que les unités qui engagent ces coûts soient remboursées de manière satisfaisante.

19. La question qui se pose est de savoir dans quelle mesure ces coûts peuvent être remboursés. À l'extrême, on pourrait affirmer que le recouvrement intégral des coûts est nécessaire. Cependant, étant donné qu'il suppose l'allocation de coûts fixes de certaines unités administratives, cela entraînerait une double comptabilisation si, comme c'est pratique courante, ces unités sont intégralement financées dans le Programme de travail et budget, puis reçoivent aussi des crédits d'une autre ligne du Programme ordinaire pour des dépenses qui sont essentiellement les mêmes.

20. C'est pour ces raisons que le principe fondamental approuvé par le Conseil à sa cent treizième session³ pour toutes les sommes dont le remboursement est demandé aux activités des projets de terrain financées par le Programme ordinaire, consiste à recouvrer une estimation raisonnable du coût des services opérationnels fournis aux projets.

21. Le taux actuel dont le remboursement est demandé est de 7 pour cent pour le PSSA et d'un montant équivalent pour le PCT, bien que les remboursements relatifs à ce dernier correspondent à un barème qui établit un montant fixe pour les dépenses opérationnelles directes des budgets des projets qui se situent dans une fourchette donnée. Une décision a déjà été prise en vue de l'adoption d'un pourcentage pour les projets du PCT comme pour le PSSA⁴, mais elle n'a pas encore été appliquée pour des raisons techniques.

Services d'appui technique

22. Les services d'appui technique aux projets comportent les services fournis par les fonctionnaires techniques de la FAO dans les domaines suivants:

• identification de projets;
• conception et formulation de projets;
• services d'examen préalable des projets;
• appui technique aux projets, à la fois au siège, dans les bureaux régionaux et sur le terrain, et notamment participation aux réunions des projets et aux examens tripartites;
• enfin, services d'évaluation des projets.

23. Il est à noter que ces coûts correspondent à la définition des coûts directs des projets, même si certains aspects doivent parfois être traités comme des "coûts indirects", compte tenu de la difficulté d'attribuer à tel ou à tel projet le temps consacré par le personnel à des activités comme l'appui technique.

24. Il est également à noter, comme il a été indiqué dans le document présenté au Comité à sa dernière session, que les SAT relèvent du mandat de l'Organisation, lequel comporte la fourniture d'une assistance technique aux membres et qu'ils sont inscrits au budget approuvé par la Conférence. Cela dit, il faut reconnaître que les SAT font par définition l'objet d'un partage des coûts: une partie est payée par les projets correspondants et une autre partie est financée par l'unité technique qui fournit le service. Le partage des coûts peut prendre la forme d'un financement de certains services par les projets (par exemple missions de terrain) et d'autres services par le budget ordinaire (par exemple le travail de bureau, l'appui technique général, etc.). Dans d'autres cas, le donateur peut accepter de financer le nombre nécessaire de jours de travail, tout en demandant instamment qu'un taux journalier réduit soit appliqué, en faisant en général valoir qu'il s'agit d'un avantage partagé avec le Programme de travail ordinaire. On trouvera à l'Annexe III les divers taux et les approches adoptées.

25. Enfin, les SAT engagent eux-mêmes leurs propres frais généraux (c'est-à-dire les coûts directs du personnel du cadre organique) sous la forme du coût du personnel d'appui, des dépenses hors personnel, etc. La procédure actuelle consiste à ne pas demander le remboursement de ces coûts indirects, ce qui est également conforme aux principes et pratiques du PNUD concernant l'équivalent de ces services (PNUD/SST).

FC 94/4 (b) Annexe I

Récapitulation des taux de remboursement des dépenses d'appui
(Soutien administratif et opérationnel)

FC 94/4 b) Annexe II

Examen des dépenses d'appui - Taux actuels de remboursement des dépenses d'appui des programmes de terrain et autres programmes financés par des contributions volontaires

Principes en vigueur concernant la dérogation au remboursement des dépenses d'appui aux projets

1. Les principes qui s'appliquent aux dépenses d'appui aux projets et à la dérogation au remboursement de celles-ci sont énoncés dans la Section 250 du Manuel, Assistance technique dans le cadre d'arrangements de fonds fiduciaires, Annexe A, par. 4, comme suit:
2. Conformément aux règles fixées par le Directeur général pour la mise en oeuvre des directives du Conseil, les lignes directrices pour le calcul des taux des dépenses de SAO sont les suivantes:

1. le taux établi de 13 pour cent pour les dépenses de SAO s'applique dans tous les cas, à l'exception de ceux qui sont indiqués dans les paragraphes b) à f) ci-après;
2. pour les fonds fiduciaires des programmes d'experts associés, on applique un taux de 12 pour cent;
3. lorsque l'élément "fournitures/matériel" représente un montant de 70 pour cent ou plus de la valeur nette du projet (à l'exclusion des dépenses de SAO), un taux de 7 pour cent est appliqué à l'ensemble du projet;
4. lorsque l'élément "fournitures/matériel" représente un montant de 40 pour cent ou plus, mais de moins de 70 pour cent de la valeur nette du projet, les dépenses de SAO sont établies à 7 pour cent pour les "fournitures" et le "matériel" et à 13 pour cent pour les autres éléments;
5. lorsque pour l'élément "services contractuels", un montant est incorporé pour un élément pour lequel la responsabilité de la FAO se limite au transfert de fonds en faveur du gouvernement bénéficiaire (ou de l'agent d'exécution désigné par le gouvernement) pour la construction de bâtiments, ou pour d'autres apports de projets réalisés sous la supervision du gouvernement (ou de l'agent) et sans que l'Organisation ne soit concernée par les aspects techniques ou de fond des dépenses, un taux de 7 pour cent peut être appliqué à cet élément. Le solde des fonds du projet est alors évalué conformément à la formule énoncée dans les alinéas c) et d) plus haut;
6. dans des cas exceptionnels uniquement, lorsqu'un projet financé par un fonds fiduciaire représente une contribution particulière à la mise en oeuvre de certains aspects du Programme de travail de l'Organisation, il peut être possible de réduire le remboursement des coûts de SAO, voire, dans de très rares cas, d'y renoncer.

3. Le paragraphe 5 de la même section décrit comme suit les procédures de dérogation:

1. Le pouvoir de déterminer les taux de remboursement des dépenses de SAO est délégué au Directeur du Bureau du Programme, du budget et de l'évaluation (PBE), dans les cas qui ne sont pas visés par les directives du paragraphe 4, et dans tous les cas visés aux paragraphes 4e) et 4f), la division opérationnelle doit présenter des propositions écrites pour le calcul des dépenses de SAO au Directeur de PBE, accompagnées de toute pièce justificative nécessaire, avant que tout engagement ne soit pris ou que le cadre de formulation ou le descriptif du projet ne soit mis en circulation pour l'obtention de l'autorisation nécessaire.
2. Comme il est indiqué au paragraphe 4f), la réduction des dépenses de SAO ou la dérogation au remboursement de celles-ci ne sera acceptée que dans des cas exceptionnels. Le Comité financier, à sa vingt-quatrième session, a demandé que des informations à jour soient mises à sa disposition à ses sessions sur les fonds fiduciaires pour lesquels le remboursement des frais généraux habituels de 13 pour cent n'est pas effectué.

4. D'autres exceptions ont été décidées au fil des années pour des programmes spécifiques. Elles ont été pour la dernière fois énumérées à l'Annexe B du document C 93/17 Fonds fiduciaires - Remboursement des dépenses d'appui. On trouvera ci-après une brève récapitulation de ces exceptions:

Programmes spéciaux

5. Certains programmes spéciaux ont bénéficié d'une dérogation partielle liée à la nature de leurs activités. Par exemple, le Programme international d'approvisionnement en engrais, auquel on a appliqué un taux de 5 pour cent. Cependant, ce programme et d'autres programmes spéciaux analogues ont progressivement réduit leurs opérations et leur ont pratiquement mis fin, de sorte que les principes de dérogation ne sont que théoriques à l'heure actuelle.

Activités financées par les Nations Unies

6. Les activités financées par les Nations Unies sont assujetties à un accord spécifique avec les institutions ou programmes intéressés. Les principaux exemples sont les suivants:

1. PNUD: conformément aux décisions pertinentes du Conseil d'administration du PNUD, les agents d'exécution reçoivent un remboursement de l'appui administratif et opérationnel (actuellement, à un taux uniforme de 10 pour cent);
2. FNUAP: conformément à l'accord interinstitutions, 7,5 pour cent pour les projets dans les pays et la totalité des traitements de plusieurs postes créés pour fournir un appui technique et intégrer les questions de population dans les activités de chaque institution spécialisée, auxquels s'ajoute un crédit pour leurs frais administratifs;
3. Autres institutions: il existe d'autres arrangements spéciaux pour les petits programmes avec le FENU, etc. Ils suivent en général, avec un certain retard, l'évolution générale des dépenses d'appui telle qu'elle est déterminée par le Conseil d'administration du PNUD;
4. Contributions directes pour le remboursement des dépenses.

7. Il y a certains autres cas dont on estime qu'ils ne relèvent pas de la Section 250 du Manuel. Par exemple, lorqu'un partenaire souhaite prendre à sa charge le coût d'une partie des activités entreprises par la FAO, on ne le traite généralement pas comme un fonds fiduciaire, mais plutôt comme des comptes temporaires sur lesquels sont prélevées les dépenses correspondantes. Les montants sont en général peu élevés (c'est-à-dire moins de 100 000 dollars E.-U. à la fois) et considérés comme relevant de l'Article 7.1.a) du Règlement financier qui prévoit un remboursement direct des dépenses de façon distincte des contributions volontaires.

FC 94/4 (b) Annexe III

Taux des remboursements pro forma pour les apports directs aux projets

1 FC 93/4.

2 On trouvera une liste des abréviations en annexe au premier document de cette série, FC 94/4a).

3 CL 113/4, par. 53.

4 CL 113/4, par. 53.