المجلس

وافق المجلس فى دورته الستين فى يونيو/حزيران 1973⁽¹⁾ على نص هذه المذكرة.

وظائف المجلس

1 - يركز المجلس الاهتمام على مسائل السياسة العامة المرتبطة بتحقيق الأهداف والوظائف الواردة بالتفصيل فى ديباجة دستور المنظمة وفى المادة الأولى منه.

1-1 يركز المجلس الاهتمام بصفة خاصة على وظائفه المرتبطة بالسياسة العامة للمنظمة، كما وردت فى المادة الرابعة والعشرين من اللائحة العامة للمنظمة، ولاسيما:

(أ) حالة الأغذية والزراعة فى العالم،
(ب) برنامج العمل والميزانية للمنظمة،
(ج) الأعمال التى تموّل من خارج ميزانية المنظمة، ويتم ذلك عادة بادراجها فى بند خاص فى جدول الأعمال.

1-2 يقوم المجلس بعمل تقييم دورى يجمع بين مختلف التخصصات لأنشطة المنظمة فى جميع مجالات برنامج العمل والميزانية، بما فى ذلك الأعمال التى تموّل من خارج الميزانية والمرتبطة بالبرنامج، وذلك على أساس التقارير التى تقدمها الأجهزة المعنية المتفرعة عن المجلس.

1-3 يفوض المجلس سلطاته الى لجنة البرنامج ولجنة المالية كلما كان ذلك ضروريا.

1-4 عند استعراض المجلس لأعمال أجهزته الفرعية عليه أن يتأكد من:
(أ) أن هذه الأجهزة توجه الاهتمام الكافى للمسائل الواقعة فى نطاق اختصاص كل منها،
(ب) تجنب ازدواج العمل بينها،
(ج) تجنب تكرار مناقشات هذه الأجهزة فى المجلس، ما لم يكن ذلك ضروريا لتيسير اتخاذ قرار.

1-5 باستثناء الدورات التى تعقب دورة المؤتمر مباشرة، يشكل المجلس عادة لجنة العموم لبحث المسائل الدستورية والقانونية والادارية (بما فى ذلك المسائل المالية)، ولكن للمجلس، بناء على توصية مسبقة من الرئيس المستقل، أن يقرر عدم تكوين هذه اللجنة.

تسهيل المناقشة

2 - يتبع المجلس التدابير التالية لتيسير اجراءاته ولضمان استخدام الوقت المتاح له بالطريقة المثلى.

2-1 الى جانب جدول الأعمال المؤقت، تصدر الأمانة جدول أعمال تفصيلى مؤقت يبين البنود المطلوب:
(أ) مناقشتها و/أو اتخاذ قرار بشأنها فى المجلس،
(ب) العلم بها فقط.

ويراعى ضرورة عدم تفتيت بنود جدول الأعمال بشكل يؤدى الى تداخل المناقشات.

2-2 مع مراعاة أحكام الجملة الأولى من القسم الثالث أدناه، اذا رغب أحد أعضاء المجلس فى فتح باب المناقشة فى بند مقدم للعلم فقط، يجب عليه أن يبلغ الأمين العام فى أقرب فرصة ممكنة، وفى جميع الأحوال قبل بدء النقاش فى هذا البند (انظر أيضا الفقرة 3-4 أدناه).

2-3 وبالنسبة للبنود التى تتطلب اتخاذ قرار (الفقرة 2-1 (أ) أعلاه)، يجوز للرئيس، اذا أظهرت المناقشة الأولية صعوبة الوصول الى قرار، أن يوقف المناقشة لاجراء مشاورات غير رسمية أو أن يعين جماعة عمل فى أثناء الدورة لبحث الموضوع وتقديم التوصيات الى الجلسة العامة. ويتبع رئيس لجنة العموم نفس هذا الاجراء، كلما كان ذلك ضروريا، بعد التشاور مع رئيس المجلس.

2-4 وباستثناء أحكام الفقرة 2-3 السابقة، يتعين فى الظروف العادية الانتهاء من مناقشة البند المعروض قبل الانتقال الى مناقشة البند الذى يليه.

الوثائق

3 - يجب اصدار وثائق المجلس قبل انعقاد دورته بوقت كاف لتمكين الدول الأعضاء من دراستها، ويجب اعداد هذه الوثائق فى صورة تسهل بحثها فى المجلس.

3-1 ترسل جميع الوثائق (باستثناء موجز برنامج العمل والميزانية المقترح، كما هو وارد فى الفقرة 4-1 أدناه) قبل افتتاح الدورة المختصة بشهرين على الأقل، ما لم يكن ذلك مستحيلا بسبب موعد اجتماع الأجهزة المعنية.

3-2 تعقد دورات الأجهزة الأخرى التى يتعين على المجلس دراسة تقاريرها، كلما أمكن ذلك، فى وقت يسمح بمراعاة الموعد النهائى المقرر فى الفقرة 3-1 السابقة.

3-3 ولتسهيل التقسيم الوارد فى الفقرة 2-1 أعلاه، توضع فى مقدمة كل تقارير الأجهزة الفرعية والوثائق الأخرى قائمة تشتمل على النقاط التى تتطلب بحثا من المجلس، وملخص لها كلما كان ذلك مناسبا.

3-4 تقسم النقاط التى تتطلب قرارا من المجلس الى فئتين:
(أ) نقاط سبق لأحد الأجهزة الفرعية اتخاذ توصية أو توصيات بشأنها وتعرض على المجلس لاقرارها؛
(ب) نقاط لم يتخذ فيها قرار بعد وتعرض على المجلس لاتخاذ قرار بشأنها.

وبالنسبة للنقطة (أ) لا داعى لاجراء مناقشة فى المجلس ما لم يرغب أحد الأعضاء فى الحصول على ايضاح معين أو فى ادخال تعديلات على توصية الجهاز الفرعى، وفى هذه الحالة عليه أن يبلغ الأمانة بذلك قبل انعقاد الاجتماع، طبقا لما ورد فى الفقرة 2-2 أعلاه.

3-5 تقارير الأجهزة الفرعية والوثائق الأخرى التى لا تحتوى على نقاط تتطلب بحثها فى المجلس و/أو اتخاذ قرار بشأنها تعرض للعلم فقط.
3-6 يجب أن تحتوى تقارير الأجهزة الفرعية، كلما كان ذلك مناسبا، على قسم خاص بأنشطة المنظمة التى تموّل من خارج الميزانية والتى تدخل فى مجال اختصاص هذه الأجهزة.

برنامج العمل والميزانية

4 - على المجلس أن يبدى رأيه بوضوح فى مشروع برنامج العمل والميزانية.

4-1 يجب تعميم موجز برنامج العمل والميزانية المقترح على الدول الأعضاء، قبل افتتاح الدورة الأولى للمجلس فى سنة المؤتمر بثلاثة أشهر على الأقل.

4-2 يجوز للدول الأعضاء تقديم تعليقات كتابية لتعميمها كوثائق (محدودة التوزيع) فى بداية دورة المجلس. ويجب أن تصل هذه التعليقات الى الأمانة قبل افتتاح الدورة بشهر على الأقل.

4-3 يناقش المجلس مشروع موجز برنامج العمل والميزانية، آخذا فى اعتباره التعليقات المكتوبة المقدمة من الدول الأعضاء، ويوصى المدير العام باجراء التغييرات التى يراها ضرورية.

4-4 وبعد انتهاء المناقشة فى المجلس، يضع المدير العام، طبقا للمادة 37 من اللائحة العامة للمنظمة، الصيغة النهائية لمشروع برنامج العمل والميزانية لعرضها على المؤتمر. أما التعديلات التى يوصى بها المجلس ولا يقبلها المدير العام، فيجب أن توزع فى ضميمة ترفق بمشروع برنامج العمل والميزانية.

تقديم الموضوعات

5 - يجب أن تكون الملخصات الواردة فى الوثائق كافية لتقديم الموضوعات الواردة بها، وبالتالى لا يلزم تقديم الموضوعات شفويا فى الظروف العادية.

5-1 لا تتولى الأمانة تقديم الموضوعات الا اذا طرأت تطورات جديدة هامة بعد اصدار الوثيقة المعنية.

5-2 لا داعى لتقديم تقارير لجنة البرنامج ولجنة المالية ولجنة الشؤون الدستورية والقانونية من جانب رؤساء هذه اللجان. ويجوز لرئيس المجلس دعوتهم الى تقديم البنود الرئيسية. ويجب، كلما أمكن، الاكتفاء بتقديم واحد للبنود المشتركة بين لجنتى البرنامج والمالية.

5-3 لرؤساء اللجان والأمانة الحق فى الرد على النقاط التى تثار خلال المناقشة.

المناقشة والسجلات

6 - يجب تجنب القاء البيانات الطويلة و/أو المكررة.

6-1 على المتحدثين تجنب تكرار الآراء التى عبر عنها الآخرون، ما لم يقتض الأمر اجراء مناقشة مطولة للوصول الى اتفاق فى الرأى. وفى هذه الحالة، يجب على المتحدثين الاكتفاء بالاشارة الى اتفاقهم فى الرأى مع المتحدثين السابقين دون تكرار ما قيل من قبل.

6-2 اذا رغب مراقبون من دول أعضاء غير مشتركة فى عضوية المجلس فى التحدث بشأن أحد البنود، يجب عليهم، كلما أمكن ذلك، ابلاغ الرئيس قبل بدء المناقشة بشأن هذا البند.

6-3 لاتطبع الأمانة بيانات الدول الأعضاء أو توزعها ما لم يقرر المجلس ذلك بصورة محددة.

6-4 يجوز للمراقبين من المنظمات الدولية أن يقدموا، قبل بدء مناقشة بند بذاته، بيانات مكتوبة بالانكليزية أو الفرنسية أو الأسبانية الى الرئيس لتوزيعها، وتقتصر البيانات الشفوية (اذا اقتضى الأمر) على تقديم ملخص قصير لها.

6-5 يظل اشتراك ممثلى منظمات أسرة الأمم المتحدة فى اجتماعات المنظمة خاضعا للاجراءات والممارسات المعمول بها.

6-6 وفى نهاية مناقشة كل بند من البنود، يلخص الرئيس المناقشة، بقدر الامكان، بغية ابراز الاتجاهات الرئيسية التى ظهرت أثناء المناقشة. وهذا التلخيص لايلزم لجنة الصياغة ولكن عليها أن تأخذه فى الاعتبار (أنظر الفقرة 7-1 أدناه).

6-7 تحرر محاضر حرفية للجلسات العامة، وليس لاجتماعات لجنة العموم.

تقارير المجلس

7 - تحرر تقارير المجلس بطريقة موجزة بقدر الامكان، على أن تتضمن جميع القرارات التى توصل اليها المجلس.

7-1 تتولى لجنة الصياغة اعداد مشروع التقرير بمعاونة الأمانة.

7-2 تحرر تقارير المجلس (وتقارير الأجهزة المتفرعة عنه) بصورة موحدة، بقدر الامكان.

7-3 تتصدر كل تقرير من التقارير قائمة بقرارات المجلس وتوجيهاته وتوصياته، بما فى ذلك التوصيات المرفوعة للمؤتمر بخصوص موضوعات السياسات المطروحة للمناقشة.

7-4 تحتوى التقارير على اشارة موجزة لوجهات النظر الرئيسية التى أبديت والى القرارات التى اتخذت بشأن مختلف بنود جدول الأعمال.

7-5 لا تذكر الاقتراحات التى لم تلق تأييدا فى التقارير ما لم يصدر المجلس توجيها بذلك.

7-6 لا تسجل التقارير عادة وجهات النظر تحت اسم الوفد الذى أبداها. ولكن يجوز لأى عضو فى المجلس، اذا أصر على ذلك، أن يسجل فى التقرير تحفظاته على أية نتيجة من النتائج التى توصل اليها المجلس.

7-7 يعد الأمين العام دليلا لقرارات المؤتمر والمجلس يتضمن كل ما يستجد منها ويكون فى متناول الدول الأعضاء.

7-8 يتولى الأمين العام ابلاغ المجلس، عن طريق وثيقة اعلامية، عادة، بما يتعلق بتنفيذ القرارات التى اتخذها المجلس فى دورته السابقة.

المشاركة

8 - يجب أن يبذل جميع الأعضاء جهدهم لضمان مشاركتهم الفعالة فى دورات المجلس.

الالتزام بأسلوب العمل

9 - يجب اتخاذ التدابير اللازمة لضمان احاطة الوفود والأمانة بأسلوب عمل المجلس.

9-1 يجب طبع القواعد الخاصة بأسلوب العمل وتوزيعها مع جدول الأعمال المؤقت، على أن تكون أيضا فى متناول الوفود أثناء دورات المجلس.

9-2 يجب على الرئيس، فى بداية كل دورة، أن يسترعى الانتباه الى أسلوب العمل.

9-3 تطبق الأقسام المناسبة من أسلوب العمل على الأجهزة المتفرعة من المجلس.

الملحق
المواد المطبقة فى اجراءات المجلس

1 - توجد المواد الرئيسية المتعلقة بهيكل المجلس ووظائفه واجراءاته فى: المادة 5 من دستور المنظمة وفى المواد من 22 الى 25 من اللائحة العامة للمنظمة، وكذلك اللائحة الداخلية للمجلس. ومع ذلك، فهناك أحكام أخرى فى النصوص الأساسية للمنظمة لها علاقة بذلك. وفيما يلى قائمة بالموضوعات والأحكام المتعلقة بها⁽²⁾