Comité financier

Ci-joint pour information des membres du Comité financier les comptes vérifiés du Groupement d'achats du personnel de la FAO pour 1999.

Table des matières

ORGANISATION DES NATIONS UNIES POUR L'ALIMENTATION ET L'AGRICULTURE
FONDS DU GROUPEMENT D'ACHATS DU PERSONNEL
COMPTES POUR L'EXERCICE PRENANT FIN LE 31 DÉCEMBRE 1999

Opinion du Commissaire aux comptes

État des recettes et des dépenses pour l'exercice prenant fin au 31 décembre 1999

Bilan au 31 décembre 1999

Situation des liquidités pour l'exercice prenant fin le 31 décembre 1999

Notes relatives aux comptes

Rapport du Commissaire aux comptes

FONDS DU GROUPEMENT D'ACHATS DU PERSONNEL DE LA FAO

OPINION DU COMMISSAIRE AUX COMPTES

ÉTATS FINANCIERS DE L'EXERCICE 1999
(1er JANVIER AU 31 DÉCEMBRE 1999)

J'ai examiné les états financiers figurant aux pages 1 à 11 ci-jointes, comprenant le bilan, le compte de résultats, la situation des liquidités et les notes relatives aux états financiers du Fonds du Groupement d'achats du personnel de la FAO l'exercice financier clos le 31 décembre 1999. Ces états financiers relèvent de la responsabilité de l'administration du Groupement d'achats du personnel. Ma tâche consiste à exprimer une opinion sur ces états financiers, sur la base de la vérification.

La vérification a été menée conformément aux normes communes de vérification des comptes du Groupe des vérificateurs externes des comptes de l'Organisation des Nations Unies, des institutions spécialisées et de l'Agence internationale de l'énergie atomique. Ces normes stipulent que la vérification doit être préparée et menée de façon à obtenir une assurance raisonnable que les états financiers ne contiennent pas d'erreurs matérielles. La vérification comprend l'examen, par sondage, des pièces justificatives à l'appui des montants et renseignements figurant dans les états financiers. La vérification comprend aussi une évaluation des principes comptables utilisés et de la présentation générale des états financiers.

À la suite de cette vérification, j'estime que les états financiers donnent une image fidèle de la situation financière du Fonds du Groupement d'achats du personnel au 31 décembre 1999 et des résultats de ses opérations pendant cette période, qu'ils ont été établis conformément aux principes comptables énoncés, et que les opérations ont été conformes au règlement financier et aux décisions des organes délibérants de la FAO.

Michèle Coudurier
Directrice,
pour le Premier Président de la Cour des Comptes
de la République française
Commissaire aux Comptes

1er février 2001

ORGANISATION DES NATIONS UNIES
POUR L'ALIMENTATION ET L'AGRICULTURE

FONDS DU GROUPEMENT D'ACHATS
DU PERSONNEL

COMPTES POUR L'EXERCICE
PRENANT FIN LE 31 DÉCEMBRE 1999

FONDS DU GROUPEMENT D'ACHATS DU PERSONNEL

État des recettes et des dépenses
pour l'exercice prenant fin au 31 décembre 1999

(milliers de lires)

Les notes de 1 à 13 font partie intégrante de ces comptes.

FONDS DU GROUPEMENT D'ACHATS DU PERSONNEL

Bilan au 31 décembre 1999

(milliers de lires)

Les notes de 1 à 13 font partie intégrante de ces comptes.

FONDS DU GROUPEMENT D'ACHATS DU PERSONNEL

Situation des liquidités pour l'exercice prenant fin le 31 décembre 1999

(milliers de lires)

Les notes de 1 à 13 font partie intégrante de ces comptes.

FONDS DU GROUPEMENT D'ACHATS DU PERSONNEL

COMPTES POUR L'EXERCICE PRENANT FIN LE 31 DÉCEMBRE 1999

NOTES RELATIVES AUX COMPTES

1. Principes comptables

1. Méthode comptable

   Les comptes ont été établis selon la méthode de l'exercice.

2. Amortissement

   L'amortissement est calculé selon la méthode linéaire: on échelonne le coût de l'actif immobilisé sur la durée de vie utile, estimée à cinq ans. L'amortissement des éléments d'actif nouveaux pour la première année est calculé sur la base du nombre effectif de mois de service de ces éléments.

   Note: reconnaissant que l'Organisation estime à quatre ans la durée de vie utile de tout le matériel informatique, l'amortissement de tout le matériel informatique du Groupement d'achats est calculé selon une méthode linéaire de quatre ans en 1999.

3. Coût des biens vendus et des stocks

   Les stocks sont évalués au prix coûtant ou à la valeur réalisable nette, le chiffre le moins élevé étant retenu. Leur coût comprend le coût des marchandises, du transport, du dédouanement et des primes d'assurance. Les stocks sont évalués sur la base du principe "premier entré, premier sorti".

4. Devises

   L'actif et les obligations en monnaies autres que la lire italienne ont été convertis au taux de change en vigueur au 31 décembre 1999. Les recettes et dépenses ont été comptabilisées au taux de change en vigueur à la date des opérations. Toute différence de change entre la date du paiement et celle de la réception est imputée sur le compte profits et pertes.

2. Actif immobilisé

3. Stocks

Ventilation des stocks:

4. Liquidités en banque et en caisse

Ventilation des liquidités en banque et en caisse:

5. Fonds d'aide sociale du personnel

Conformément à la Résolution 18/93 de la Conférence, à compter de l'exercice prenant fin le 31 décembre 1992, le pourcentage du chiffre d'affaires total versé au Fonds d'aide sociale du personnel est porté à 1 pour cent.

La composition de la contribution au Fonds d'aide sociale du personnel au 31 décembre 1999 et les mouvements pour l'exercice prenant fin à cette date étaient les suivants:

6. Provision pour indemnités de cessation d'emploi

A sa dix-huitième session (17-22 mai 1954), le Comité de contrôle financier a décidé d'établir une réserve pour couvrir le coût des indemnités de cessation d'emploi. Par la suite, le Comité financier de la FAO, à sa soixante et unième session (14-25 septembre 1987), a décidé que le niveau du Fonds de réserve pour indemnités de cessation d'emploi serait fixé à 75 pour cent des obligations probables au titre des primes de rapatriement et des congés annuels accumulés. A sa soixante-quatorzième session (14-22 septembre 1992), le Comité financier a décidé, étant donné que le Groupement d'achats du personnel est une unité autonome sur le plan financier qui ne doit pas compter sur l'appui de l'Organisation, d'accumuler les réserves nécessaires pour faire face aux engagements connus conformément aux principes comptables généralement acceptés appliqués aux entreprises commerciales.

Mouvements de la Réserve pour indemnités de cessation d'emploi pendant l'exercice:

7. Fonds de roulement

À sa sixième session (19 novembre - 6 décembre 1951), la Conférence de la FAO a décidé que le Groupement d'achats créerait un fonds pour l'achat de stocks, dont le remboursement s'effectuerait avec le produit de la vente de ces stocks.

À sa quatre-vingt-douzième session (3-5 novembre 1987), le Conseil a décidé de maintenir le Fonds de roulement à 12 pour cent du chiffre d'affaires annuel. Par la suite, le Comité financier a décidé, à sa soixante-douzième session (16-26 septembre 1991), de porter le niveau du Fonds de roulement de 12 à 13 pour cent du chiffre d'affaires et de couvrir l'augmentation pour les années 1988 et 1989 en prélevant le montant nécessaire sur l'excédent non alloué au 31 décembre 1988 et 1989.

Mouvements du Fonds de roulement pendant l'exercice:

8. Excédent non affecté

Conformément à la Résolution 18/93 de la Conférence, les bénéfices nets du Groupement d'achats seront reportés sur l'année suivante ou versés au Fonds d'aide sociale, à la discrétion du Directeur général. Du fait de l'excédent enregistré en 1999, un montant de 41 314 019 lires a été transféré à l'excédent non affecté, sous réserve de l'approbation finale par le Directeur général.

Mouvements de l'excédent non affecté pendant l'exercice:

9. Revenus

Autres revenus

10. Dépenses de personnel

a) Les dépenses de personnel reflètent les montants des fiches de paie, tels qu'établies par la FAO. La provision pour indemnités de cessation d'emploi est comptabilisée séparément comme le montre la note 6.

Les montants figurant sur les fiches de paie incluent les traitements des fonctionnaires du Groupement d'achats du personnel, notamment les deux fonctionnaires de la catégorie des services généraux qui s'occupent des privilèges liés aux importations de véhicules. Leur coût est compensé par la marge bénéficiaire sur les bons d'essence, ce qui garantit ainsi que les clients du Groupement d'achats qui n'ont pas droit aux bons d'essence ne subventionnent pas les services du Bureau d'importation des véhicules.

Conformément à la description de leur emploi, le gérant du Groupement d'achats du personnel et son adjoint consacrent une part de leurs activités à la supervision de la restauration.

Il convient de noter que les dépenses de personnel ont augmenté de 5,4 pour cent en 1999, même s'il n'y a pas eu d'augmentation des effectifs du Groupement d'achats. Cette augmentation est nettement supérieure au taux d'inflation; par ailleurs, il faut préciser que le nombre de titulaires de cartes d'accès au Groupement d'achats a, quant à lui, baissé de 3,7 pour cent. Toutefois, dans le cadre du système commun des Nations Unies, le Groupement d'achats n'a guère de contrôle sur ses dépenses de personnel et pourrait être contraint de réduire son personnel ou d'augmenter les prix si cette tendance se poursuivait.

Les dépenses de personnel temporaire (COASE) ont augmenté de 7,6 pour cent en 1999, pour plusieurs raisons: 1) il y a eu une augmentation de 5 pour cent de toutes les dépenses fixes journalières par personne à la suite du remplacement du contrat d'assistance temporaire d'Eurogroup par un contrat conclu avec COASE en août 1998; 2) les congés de maladie dûment certifiés de certains fonctionnaires ont exigé l'utilisation de personnel temporaire supplémentaire dans les salles du Groupement d'achats ou dans l'entrepôt; 3) l'augmentation des coûts de nettoyage (qui étaient auparavant inclus dans le contrat Eurogroup).

b) Ventilation des dépenses de personnel:

c) Les frais d'exploitation comprennent un montant de 42 332 590 lires facturé par la FAO pour les services de sécurité en 1999.

11. Remboursement des dépenses d'appui de la FAO

La Conférence de la FAO, à sa vingt-cinquième session (11 au 30 novembre 1989) a décidé que le Groupement d'achats rembourserait à la FAO tous les services qu'elle lui fournirait et que, dorénavant, les coûts effectifs correspondants lui seraient imputés sur une base estimative. Le remboursement des dépenses d'appui de la FAO est ainsi ventilé :

12. Pertes et profits

La composition du compte des pertes et profits au 31 décembre 1999 était la suivante:

À partir du 31 décembre 1999, les montants passés par pertes et profits ont été incorporés dans le coût des marchandises, conformément à la recommandation formulée lors de la vérification des comptes.

13. Situation des liquidités

a) Différences entre l'excédent d'exploitation et les entrées/(sorties) nettes de liquidités provenant des activités d'exploitation

b) Analyse des modifications des liquidités

RAPPORT DU COMMISSAIRE AUX COMPTES

FONDS DU GROUPEMENT D'ACHATS DU PERSONNEL DE LA FAO

ÉTATS FINANCIERS 1999

Généralités

1. Le Groupement d'achats du personnel de la FAO a été créé en 1951 pour faciliter l'importation hors taxes de certains produits par les fonctionnaires internationaux de l'Organisation en exécution des dispositions de l'Article XII, Section 27 (j) (ii), et de l'Annexe D de l'Accord de Siège conclu entre le Gouvernement de la République italienne et la FAO.

Bien qu'il soit partie intégrante de la FAO, le Groupement d'achats est financièrement autonome et publie annuellement des états financiers distincts présentés en lires italiennes. J'exprime séparément mon opinion sur ces états financiers.

En 1999, le Groupement a réalisé un chiffre d'affaires de 20,7 milliards de lires (0,3 milliard de lires de plus qu'en 1998), et il dispose d'actifs s'élevant à 4,8 milliards de lires (soit une hausse de 0,5 milliard par rapport à 1998).

Présentation du bilan et de l'état des recettes et dépenses

2. Conformément aux normes comptables des Nations Unies, l'état des recettes et dépenses est maintenant présenté comme Pièce I et le bilan comme Pièce II. Je crois comprendre que, dans les états financiers pour l'exercice 2000, les actifs seront présentés par ordre de liquidité décroissante, conformément aux normes comptables des Nations Unies.

Politique de comptabilisation des amortissements

3. Comme indiqué à la note 1b des états financiers, l'amortissement est calculé selon la méthode linéaire: on échelonne le coût de l'actif immobilisé sur la durée de vie utile, estimée à quatre ans pour le matériel informatique et à cinq ans pour les autres actifs. Compte tenu de l'obsolescence du matériel informatique, je recommanderais, pour la méthode d'amortissement, de passer de la méthode linéaire à la méthode accélérée pour tous les nouveaux achats de matériel informatique.

Achats de produits italiens en franchise de droits

4. En juillet 1994, il a été indiqué au Commissaire aux comptes ce qui suit : «En 1993, la valeur des produits italiens achetés par le Groupement d'achats en Italie représentait 17 pour cent des achats totaux pour l'année en question. L'objectif de la FAO est de réduire la part des produits italiens de 17 à 10-12 pour cent du volume total des achats en faveur de produits en provenance d'autres pays qui ne sont pas aisément disponibles sur place».

Les statistiques qui m'ont été fournies indiquent qu'en 1999, le nombre total d'articles italiens vendus au Groupement d'achats représentait 10 pour cent du nombre total des articles mis en vente (contre 11 pour cent en 1998). La vente de ces articles représentait en valeur 6,2 milliards de lires, alors que les ventes totales étaient de 20,7 milliards de lires (soit 30 pour cent du total, contre 43 pour cent en 1998). La part de ces articles dans les bénéfices bruts du Groupement d'achats était de 37 pour cent (59 pour cent en 1998).

Si les coupons d'essence étaient retirés de la liste des articles italiens, le nombre total d'articles italiens vendus par le Groupement d'achats représenterait toujours 10 pour cent de tous les articles mis en vente, mais leur part dans le chiffre d'affaires et les bénéfices bruts du Groupement d'achats tomberait à 19 et 26 pour cent du total, respectivement.

Inventaire

5. Les stocks de marchandises s'élevaient à 3,04 milliards de lires à la fin 1999, et représentaient 63 pour cent des actifs du Groupement d'achats.

Considérant le montant des divergences entre les inventaires permanents et les décomptes physiques de fin d'année en 1997 et 1998, j'ai recommandé ce qui suit dans des rapports précédents: «même si leur effet sur le calcul de la valeur des stocks de marchandises n'était pas important, ces divergences devraient faire l'objet d'enquêtes car on ne saurait écarter l'éventualité de vols ou d'escroqueries». J'ai aussi ajouté que «les mesures prises en 1998 pour augmenter les contrôles et la sécurité concernant les articles séduisants se sont révélées inefficaces».

Le décompte matériel des stocks au 31 décembre 1999 s'est fait sous le contrôle d'une équipe conjointe de fonctionnaires de vérification interne et externe. Le décompte matériel des marchandises a révélé que le stock effectif avait une valeur inférieure de 22,4 millions de lires à ce qu'il aurait dû être selon l'inventaire permanent. La même différence, évaluée au prix coûtant des marchandises, était de 33,3 millions en 1997 et 41 millions l'année dernière. La tendance a été inversée et les pertes sur les stocks en 1999 ont été réduites de 45 pour cent par rapport à 1998. Cette diminution des divergences peut être attribuée principalement aux articles congelés/réfrigérés et au tabac.

Cette amélioration est probablement due aux contrôles plus stricts et plus fréquents effectués sur les biens inventoriés que j'ai recommandés l'année dernière et à la mise en service de dispositifs antivol en août (matériel acheté en mai pour un coût total de 30 millions de lires). Cet effort doit être poursuivi et le matériel antivol, qui a été autorisé par la Direction générale pour une période initiale de six mois, doit rester en fonction.

Pertes et profits

6. Les années précédentes, les ajustements des inventaires en fin d'année étaient indiqués dans la rubrique "Coût des marchandises" de l'état des recettes et dépenses, alors que les pertes dues au bris et aux quantités manquantes pendant l'année apparaissent sous une rubrique séparée intitulée "Pertes et profits". J'ai pensé, comme le Bureau de l'Inspecteur général, que la présentation de ces deux rubriques devrait être combinée et harmonisée et ai recommandé que toutes les pertes soient indiquées sous la rubrique "Ventes, coûts des marchandises". Ce changement est mentionné dans les notes 1c et 12 relatives aux états financiers.

Dépenses de personnel

7. L'Organisation considère que le Groupement d'achats doit supporter le coût de certains services tels que la gestion des privilèges reconnus par l'Accord de Siège en matière d'importation d'automobiles et la supervision des activités de restauration. Cette pratique en vigueur depuis longtemps est exposée dans la note 10a des états financiers.

8. En 1998, l'Organisation a commencé à facturer au Groupement d'achats les services de sécurité (décision prise en 1997, mais suspendue pour cette première année, les montants dus à ce titre ayant été supprimés en 1998). J'ai approuvé cette décision prise conformément, d'une part, au principe selon lequel, dans le système des Nations Unies, les activités non essentielles (y compris les groupements d'achats) devraient déclarer la totalité de leurs coûts et ne devraient pas être subventionnées par le budget ordinaire et, d'autre part, à la Résolution 16/89 de la Conférence de la FAO adoptée le 28 novembre 1989.

En 1999, on a imputé au Groupement d'achats les services de sécurité dont il bénéficie, sur la même base que pour 1998 (50 pour cent du coût d'un agent de sécurité) et je crois comprendre que l'Organisation continuera à appliquer cette pratique.

9. Les dépenses de personnel s'élevaient à 2,7 milliards de lires en 1999. Comme indiqué dans la note 10a, cela constitue une augmentation de 5,4 pour cent par rapport à 1998, "même si les effectifs n'ont pas augmenté et alors que le nombre total de titulaires de cartes d'accès du Groupement d'achats baissait de 3,7 pour cent". Pour donner une idée plus complète des dépenses de personnel, la nouvelle note 10b présente une ventilation des coûts de personnel remboursés à la FAO pour les fonctionnaires permanents, ainsi que le personnel payé par la société COASE (personnel temporaire). Les raisons de la forte augmentation du coût du personnel temporaire (7,6 pour cent) sont expliquées à la note 10a.

Financement du Fonds de roulement

10. En 1999, les opérations se sont soldées par un excédent net de 70,8 millions de lires. Ce montant a été transféré au Fonds de roulement et à l'excédent non affecté. De ce fait, l'excédent non affecté est passé de 270 millions de lires au 31 décembre 1998 à 312 millions de lires au 31 décembre 1999.

Remerciements

11. Je tiens à remercier le Directeur général et le personnel de l'Organisation pour la coopération et l'assistance qu'ils m'ont apportées pendant ma vérification.

1er février 2001