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Quatre-vingt-quatorzième session |
Rome, 8 - 12 mai 2000 |
Rapport du Bureau de l'Inspecteur général sur ses activités en 1999 |
Les membres du Comité financier trouveront ci-après pour information le Rapport du Bureau de l'Inspecteur général sur ses activités en 1999.
Table des matières
2 Questions revêtant une importance particulière
a) Activités au siège
b) Activités décentralisées
c) Missions spéciales confiées par la Direction4 Opérations du Groupe des appels d'offres
Annexe A - Rapports de vérification intérieure
i) Activités au siège et missions spéciales confiées par la Direction
ii) Activités décentraliséesAnnexe B - Structure du Bureau
Bureau de l'Inspecteur général
Rapport annuel
1999
Initialement, le rapport annuel avait pour objet principal de regrouper les rapports trimestriels présentés au Directeur général sur les activités du Bureau de l'Inspecteur général. Il fournit, sous une forme simple, un aperçu des grandes questions traitées par le Bureau, accompagné de remarques sur la suite donnée par l'Organisation. Il donne également une idée de la grande variété des questions dont s'occupe le Bureau et du volume de travail pendant l'année écoulée.
Conformément à la décision, prise par le Directeur général, de mettre le rapport d'activité annuel à la disposition des membres du Comité financier, le présent rapport est le quatrième qui soit communiqué ainsi; il sera diffusé pour information avant la prochaine session du Comité, en mai 2000. Le rapport sur les activités de 1998 a suscité de très amples débats à la dernière session et un certain nombre de propositions ont été formulées quant aux questions qui seraient abordées dans les prochains rapports. À cet égard, nous nous sommes efforcés d'indiquer le degré d'acceptation des recommandations des vérificateurs par la Direction et les rapports que nous établirons au cours du prochain exercice devraient être encore plus riches d'informations à ce sujet. Nous avons également incorporé une brève section consacrée aux "activités extérieures" afin de mettre en évidence le degré de coopération avec d'autres systèmes de contrôle, qu'ils concernent des institutions ayant leur siège à Rome ou d'autres instances internationales. Le présent rapport contient aussi, en annexe, une liste de tous les rapports de vérification établis pendant l'année, plutôt que le récapitulatif numérique et la liste détaillée des projets ayant fait l'objet d'un rapport spécifique qui figuraient dans les rapports des années précédentes.
Cette section met en relief quelques-unes des questions importantes soulevées dans les rapports de vérification des comptes ou à la suite d'autres activités du Bureau pendant l'année. Chaque fois que possible, elle expose brièvement les mesures prises à différents niveaux par la Direction pour y répondre.
En mai 1999, le Directeur général a informé le Comité du Programme et le Comité financier qu'une charte du Bureau de l'Inspecteur général serait établie et mise à la disposition du Comité financier. À sa session de septembre 1999, le Comité financier a examiné la Charte et a formulé plusieurs propositions en la matière. La Charte fait maintenant partie intégrante du cadre réglementaire de l'Organisation, sous forme d'une annexe à la section 107 du Manuel de la FAO.
Nous avons fourni les services de deux vérificateurs principaux des comptes pour aider à la mise en place des nouvelles dispositions de gestion financière et avons suivi de près l'élaboration et l'adoption des nouveaux systèmes. Il est également à noter qu'une partie importante du travail lié à l'adoption des systèmes Oracle/Atlas a été effectuée par le vérificateur régional des comptes au Caire. Bien qu'il ne s'agisse pas à proprement parler d'un rapport de vérification des comptes, un rapport détaillé et une assistance sur place ont été fournis. Ils ont été très appréciés par le Sous-Directeur général chargé du Bureau régional pour le Proche-Orient et par l'équipe Oracle au siège.
Plusieurs anomalies nécessitant une attention particulière ont été portées à notre connaissance pendant l'année. Il s'agit notamment d'un accès illicite à des ordinateurs ayant abouti à des paiements irréguliers, de la perte de chèques en blanc ayant manifestement conduit à des falsifications, de la perte d'espèces lors de l'accident d'une voiture qui transportait des fonds, d'un dépassement de crédits non autorisé concernant un projet précis et de l'utilisation abusive du téléphone. Des enquêtes sur toutes ces affaires sont en cours, dont certaines aboutiront peut-être à des inculpations ou à des mesures disciplinaires, selon les résultats des enquêtes.
Pendant l'année, nous avons suivi de près les dispositions prises par la Direction pour les questions relatives aux principaux contrats au siège. Il s'agit en particulier des services bancaires (intéressant à la fois l'Organisation et les fonctionnaires), de la sélection des gestionnaires du portefeuille de placement de la FAO et des conditions de voyage officiel et personnel. Non seulement la participation du Bureau à ces activités améliore les résultats, mais elle nous permet aussi d'acquérir des connaissances et une expérience qui nous seront utiles pour nos travaux techniques de vérification comptable.
Nous avons continué à suivre ce programme, qui est probablement le plus vaste jamais entrepris par l'Organisation. Nous avons présenté deux rapports spécifiques en 1999 et un troisième était en préparation à la fin de l'année. En substance, nous avons conclu que les difficultés de contrôle de la trésorerie se sont considérablement atténuées et que de façon générale, les contrôles internes ont été satisfaisants (nous avons cependant formulé plusieurs propositions d'amélioration). En outre, nous avons le plaisir d'indiquer que la Direction est en train de prendre les mesures nécessaires au siège et sur le terrain pour donner suite aux recommandations que nous avons faites au sujet des procédures de passation des marchés, de certaines questions d'effectifs et de langues et de la mise en place de critères fonctionnels et simples d'évaluation de l'efficacité.
Le Bureau de l'Inspecteur général (AUD) a joué un rôle essentiel dans ce domaine en veillant à la mise en place des mécanismes appropriés permettant de résoudre tous les problèmes informatiques découlant du passage à l'an 2000. Cet important effort, qui a commencé pendant l'été de 1997, a été mené à bien dans les délais impartis. Il a culminé avec un plan de fin d'année conçu pour limiter le plus possible tout éventuel problème lié au passage à l'an 2000. Pendant cette période critique, l'équipe était présente ou mobilisable et elle n'a dû faire face qu'à quelques incidents mineurs tels que la défaillance de la liaison de courrier électronique de deux bureaux extérieurs qui n'avaient pas installé comme il convenait les corrections de programmes. La vigilance sera maintenue, mais la FAO peut d'ores et déjà se féliciter d'un projet qui, outre le passage à l'an 2000, nous laisse une infrastructure et un système informatiques plus à jour, plus efficaces et plus fiables.
Notre plan de vérifications pour 1999 prévoyait un examen approfondi des MSU, que ce soit au siège ou dans les bureaux régionaux. Pendant l'année, il a été annoncé qu'à l'exception de celles des bureaux régionaux (et par conséquent de celle du Bureau de coordination des activités normatives, opérationnelles et décentralisées), les MSU départementales seraient regroupées en un Service administratif de soutien unique desservant l'ensemble de l'Organisation, qui serait rattaché au Département de l'administration et des finances. Nous avons néanmoins terminé les vérifications déjà en cours et nombre de nos conclusions et recommandations ont déjà été adoptées ou sont examinées à la lumière du nouveau contexte.
Nous avons effectué une vérification des comptes bancaires de TeleFood et des opérations correspondantes depuis le lancement de cette initiative et nous avons remis notre rapport en juillet 1999. Nous avons recommandé la mise à jour du relevé des opérations et le renforcement des moyens de contrôle interne des comptes bancaires. Nous avons formulé des observations sur divers aspects de la gestion de trésorerie et émis des recommandations en vue de son amélioration. Nous avons fait des propositions sur la rationalisation de la gestion des comptes bancaires de TeleFood. La Direction est en train d'examiner les opérations de comptabilité financière de TeleFood afin de répondre à nos préoccupations et d'améliorer la gestion générale des comptes de TeleFood. Un examen des opérations de TeleFood a également été effectué et un rapport sera présenté dans les premiers mois de 2000.
Dans le cadre de notre approche globale de la vérification des comptes, nous avons examiné la question du renforcement de la planification stratégique, sur la nécessité duquel le Directeur général et les organes directeurs avaient insisté. Nous avons en particulier abordé la question au niveau du Programme monnaies et médailles et du Fonds spécial des produits d'information. Dans les deux cas, nous avons examiné les plans d'opérations et nous nous sommes interrogés sur la pertinence de la méthode financière et comptable utilisée jusque-là et nous avons formulé des propositions d'améliorations et de modifications. La Direction s'est activement penchée sur ces questions et elle a préparé des plans d'opérations comme ceux du secteur privé pour les prochaines années.
Pendant l'année écoulée, nous avons examiné deux éléments différents de la couverture linguistique. L'un concernait la nécessité de renforcer la capacité en langue arabe lors de l'engagement de personnel affecté au programme pétrole contre vivres en Iraq, et l'autre touchait aux opérations des cinq groupes de traduction au siège. Nous avons émis des recommandations spécifiques pour ces deux éléments et avons le plaisir d'annoncer que la Direction a pris une série d'initiatives concrètes pour résoudre les problèmes soulevés dans nos rapports.
Nous avons examiné certaines opérations de la Mutuelle de crédit et avons remis notre rapport en octobre 1999. Nous avons conclu que les contrôles et procédures appliqués dans les domaines considérés fonctionnaient de manière satisfaisante et nous avons donc axé l'essentiel de notre rapport sur la gestion ou les questions d'optimisation des ressources et avons formulé des recommandations en vue d'améliorer l'efficacité et les rapports au Conseil d'administration. Le rapport a été accueilli favorablement par la direction de la Mutuelle de crédit, qui a pris les mesures appropriées pour donner suite à nos propositions.
L'Inspecteur général a continué à participer activement à la réunion annuelle des chefs des services de vérification intérieure des comptes de l'Organisation des Nations Unies, des institutions spécialisées, de l'AIEA et d'autres organisations internationales, ainsi que des institutions nées des Accords de Bretton Woods et d'autres institutions bancaires multilatérales. Il a également représenté le Bureau à une conférence internationale sur les meilleures pratiques en matière de vérification intérieure des comptes. Il y a eu en 1999 plusieurs réunions avec les chefs des services de vérification des comptes des autres organisations ayant leur siège à Rome, et des réunions conjointes avec l'Unité des services d'évaluation ont été régulièrement organisées. Les responsables du Bureau ont aussi participé à une session de mise au courant des représentants permanents des États Membres sur la question du dispositif de contrôle à la FAO. En outre, il y a eu pendant l'année plusieurs réunions avec les commissaires aux comptes, ainsi qu'avec des représentants du Corps commun d'inspection.
Les activités de vérification du Bureau sont organisées, gérées et font l'objet de comptes rendus par élément de programme, conformément au plan de travail officiel pour les vérifications. Le plan de vérification est conçu comme une opération allant du haut vers le bas et se référant au Cadre stratégique, au Plan à moyen terme, au Programme de travail et budget, aux décisions et résolutions de la Conférence et du Conseil, aux débats du Comité du Programme et du Comité financier et aux diverses déclarations d'orientation générale et initiatives du Directeur général. Le plan est ensuite élaboré plus en détail par le Bureau, en remontant du bas vers le haut, et présenté au Directeur général pour approbation.
Les activités de vérification donnent principalement lieu à des rapports de vérification spécifiques mais ceux-ci ne représentent nullement l'ensemble de la contribution du Bureau de l'inspecteur général au processus global de contrôle de la gestion au sein de l'Organisation. Les sections ci-après exposent brièvement la nature et l'ampleur des travaux effectués au cours de l'année. On trouvera également à l'Annexe A la liste des rapports spécifiques remis en 1999.
L'unité du siège constitue la principale source de compétences du Bureau pour les fonctions financières, comptables et de trésorerie. Elle sert aussi de centre de liaison pour la bureautique et les autres secteurs des systèmes d'information et du traitement électronique des données. Elle a pour première tâche d'effectuer des vérifications complètes au siège et de donner des avis à la Direction, à tous les niveaux, sur les questions de sa compétence. Elle effectue aussi un certain nombre de vérifications pour le PAM, conformément aux dispositions d'un accord biennal négocié.
L'unité est également chargée d'examiner les états financiers et les prévisions de trésorerie qui sont régulièrement présentés au Directeur général et d'émettre des opinions à leur sujet.
Des vérifications spécifiques ont été réalisées et des rapports relatifs à sept domaines ont été remis pendant l'année, comme il est indiqué dans l'Annexe A au présent rapport.
Cette unité est responsable de l'ensemble des vérifications, examens spéciaux, inspections et enquêtes effectués dans des bureaux extérieurs et des activités connexes gérées à partir du siège. Elle couvre non seulement les bureaux régionaux et sous-régionaux et les bureaux de liaison, mais encore les représentations de la FAO et des projets particuliers sur le terrain. Elle constitue aussi la principale source de compétences du Bureau pour les questions de décentralisation et de régionalisation et les travaux liés à l'emploi de cabinets de vérification locaux. C'est le principal centre de liaison pour les vérificateurs des quatre grands bureaux régionaux qui non seulement sont chargés de toutes les vérifications dans leur région, mais donnent aussi des avis sur les questions de gestion (effectifs, recrutement et sélection du personnel), ainsi que sur les questions d'organisation et de contrôle interne qui peuvent se poser de temps à autre.
Cette unité participe aussi activement au programme d'information et d'orientation de tous les représentants de la FAO récemment nommés, fournit des éléments d'information utiles pour l'évaluation de leurs résultats professionnels et participe aux procédures de transfert des responsabilités à la fin de leur affectation.
Pendant l'année, cette unité a préparé 14 rapports ayant trait à divers aspects des bureaux régionaux et sous-régionaux, 12 rapports sur les bureaux des représentants de la FAO et bureaux de liaison et 11 rapports consacrés à des projets spécifiques. La nature de ces rapports est indiquée à l'Annexe A.
c) Missions spéciales confiées par la Direction
Ce groupe s'occupe de la majorité des demandes d'informations, d'inspections et d'enquêtes émanant de la Direction générale ou d'autres fonctionnaires de la Direction ou, à l'occasion, de tel ou tel fonctionnaire. Ces activités, notamment les enquêtes spéciales, n'aboutissent pas toujours à des rapports officiels mais se concluent le plus souvent par un exposé verbal ou une note de service confidentielle. Ce groupe est la source des compétences juridiques du Bureau et suit également les questions de passation des marchés (notamment les demandes d'exemption du processus d'appel d'offres et les opérations du Groupe des appels d'offres), de communications, de voyages, d'assurance-maladie et de prestations dont bénéficient les fonctionnaires. En outre, il représente la Direction générale au Comité de recours de la FAO.
Ce groupe examine et commente en outre les états mensuels des dépenses du Bureau rapproché du Directeur général (y compris les rapports sur les dépenses du Directeur général) ainsi que les dépenses connexes imputées sur les budgets des départements. Sept rapports spécifiques de vérification ont été établis pendant l'année, comme il est indiqué à l'Annexe A.
L'achat du matériel, des fournitures et des services est régi par les principes et procédures énoncés dans le Manuel de la FAO. Celui-ci dispose que le Bureau de l'inspecteur général est responsable de la réception, de l'ouverture, de l'enregistrement et de la conservation en lieu sûr de toutes les offres reçues en réponse aux appels d'offres. Cela garantit l'indépendance, l'objectivité, la sécurité et la transparence du processus de passation des marchés.
Pendant l'année écoulée, le Groupe des appels d'offres s'est réuni 97 fois et a traité 279 appels d'offres. Pour ces appels d'offres, 3 652 sociétés ont été invitées à soumissionner et 1 519 offres ont été reçues. Le volume d'activités, au point de vue des sessions du Groupe et du nombre d'appels d'offres, correspond à peu près à celui des années précédentes, mais il y a eu une augmentation considérable du nombre de sociétés invitées à soumissionner, et donc du nombre d'offres reçues.
Le Bureau participe activement, en tant que membre ou observateur, aux travaux d'un certain nombre de "comités permanents" importants de l'Organisation: Conseil de direction, Comité des technologies de gestion de l'information (et ses sous-comités), Comité WAICENT, Comité des achats, Comité consultatif sur la couverture médicale, Comité des placements et son Comité consultatif, Comité consultatif pour les emprunts, Comité directeur pour la mise en place d'Oracle, Comité mixte des services de restauration et Conseil d'administration de la Mutuelle de crédit. Il est également appelé à participer aux travaux des groupes d'étude ad hoc, équipes spéciales, groupes d'évaluation etc. intérieurs à l'Organisation. En outre, il suit avec attention les délibérations du Comité du Programme, du Comité financier, du Conseil et de la Conférence et tient de temps en temps des réunions avec des personnalités officielles et des représentants des États Membres.
En ce qui concerne les effectifs, le Bureau a fait l'objet d'une importante rationalisation qui a abouti à une réorganisation interne, pour tenir compte de la nécessité de mettre davantage l'accent sur les activités décentralisées et de recentrer les vérifications au siège et les missions spéciales confiées par la Direction. On trouvera un graphique de ces modifications à l'Annexe B au présent document. Il nous reste encore deux postes vacants du cadre organique et nous sommes maintenant pratiquement au complet et disposons d'une équipe bien équilibrée de fonctionnaires du cadre organique et des services généraux hautement qualifiés et expérimentés. En 1999, cependant, nous avons été gravement pénalisés par les sous-effectifs, en particulier aux grades supérieurs au siège, mais nous avons pu faire face à la situation en ayant recours aux divers programmes de partenariat, aux contrats d'experts de brève durée et à des changements de la composition du personnel, selon le cas. L'Annexe B au présent rapport donne des renseignements détaillés sur la dotation en personnel, avec quelques précisions sur sa composition.
La formation et le perfectionnement constituent un aspect important des activités de gestion du Bureau qui a comporté trois éléments en 1999: formation professionnelle à la vérification des comptes, formation linguistique et formation à l'utilisation de la bureautique. Pour les fonctionnaires du cadre organique, nous avons organisé un séminaire "sur place" sur la communication dans la vérification des comptes (séminaire dirigé par un éminent spécialiste). Plusieurs organisations du système des Nations Unies ont participé aux travaux en partageant les coûts. Un programme "interne" de formation linguistique a été mis en place pour le personnel d'AUD réunissant les conditions requises et nous avons largement utilisé les moyens disponibles à la FAO même pour assurer la formation nécessaire à la bureautique. Un vérificateur des comptes suit un programme d'enseignement à distance dans une université du Royaume-Uni et nous participons aussi à d'autres programmes de formation pour cadres supérieurs organisés par la Division du personnel.
Nous continuons aussi d'organiser régulièrement des réunions thématiques pour les fonctionnaires au cours desquelles des experts de l'Organisation exposent au personnel des services de vérification l'évolution récente de leur spécialité, et les questions de vérification intérieure et d'administration (y compris le suivi du budget) sont discutées.
En conclusion, le Bureau tient à adresser ses remerciements à la Direction et aux fonctionnaires de tous les niveaux qui lui ont apporté leur coopération et leur aide pour exécuter les diverses missions dont il a été chargé pendant l'année.
Liste des rapports de vérification intérieure des comptes remis en 1999
Activités au siège
Missions spéciales confiées par la Direction
Liste des rapports de vérification intérieure des comptes remis en 1999
Activités décentralisées
i) relatives aux bureaux régionaux et sous-régionaux
ii) relatives aux bureaux des représentants de la FAO (et aux bureaux de liaison)
iii) relatives à des projets spécifiques
Bureau de l'Inspecteur général
Organisation des Nations Unies pour l'alimentation et l'agriculture
G. Peter Wilson (D-2)
|
| Personnel de secrétariat |
|
Personnel administratif |
| V. Brooke G-3 K. Travers (80% G-4) (1) G-3 |
C. Bricknell G-6 M. T. Baiani (Bureau des |
| | | ACTIVITÉS |
| | ||
| ACTIVITÉS AU SIÈGE |
O.C. Khanna D-1 Y.
Ogino (RAP) P-4 |
MISSIONS SPÉCIALES CONFIÉES PAR LA
DIRECTION |
||
| L. Elliott P-5 Poste vacant P-4 |
A. Lo Faso P-5 A. Jansson P-4 |
Notes: 1) M. Ciocca remplace Mme Travers, en congé de longue durée.
2) La sélection a été approuvée, mais le fonctionnaire n'a pas encore été nommé.
s:organ8.doc
4.1.2000
Tableau d'effectifs du Bureau de l'Inspecteur général
Janvier 2000
| Classe | Hommes | Femmes | Postes vacants | Total | |
| Postes du cadre organique | 15 | ||||
| 1 Directeur 1 Vérificateur en chef des comptes 2 Vérificateurs principaux des comptes 4 Vérificateurs régionaux 2 Vérificateurs 3 Vérificateurs 2 Vérificateurs |
D2 D1 P5 P4 P4 P3 P2 |
1 1 3 2 1 |
2 1 1 1 |
1 1 |
|
| Postes para-professionnels | 3 | ||||
| 1 Assistant de vérification 1 Commis à la vérification 1 Commis à la vérification |
G6 G5 G4 |
1 | 1 1 |
||
| Personnel de secrétariat | 3 | ||||
| 1 Secrétaire de direction 1 Dactylographe bilingue (80%) 1 Sténographe |
G6 G3 G3 |
1 1 1 |
|||
| Autre personnel d'appui | 1 | ||||
| 1 Commis aux registres | G4 | 1 | |||
| 9 | 11 | 2 | 22 | ||
Les pays ci-après sont représentés au sein du personnel:
| Pays | Cadre organique | Services généraux | Total | |
| Siège | Région | |||
| Antigua Canada Inde Italie Jamaïque Japon Pakistan Suède Royaume-Uni États-Unis Postes vacants |
1 2 1 1 1 1 1 1 2 |
1 (RNE) 1 (RAF) 1 (RAP) 1 (RLC) |
4 3 |
1 3 1 5 1 1 1 1 4 2 2 |
11 |
4 |
7 |
22 |
|
N.B. La moyenne d'âge du personnel s'établit à 45 ans.
c:/aud
