La préparation de l'avant-projet est une étape clé, que le projet émane d'une communauté, d'un groupe ou même d'un individu. Elle aidera les porteurs de projet à se faire une idée plus claire d'aspects clés du projet qu'ils se proposent de réaliser: le montant total de l'investissement nécessaire; les coûts de fonctionnement; etc. La préparation de l'avant-projet obligera les porteurs de projet à réfléchir aux marchés auxquels les produits devront correspondre et aux recettes qu'ils pourront potentiellement dégager dans le cas d'un projet générateur de revenus, à l'ampleur de la demande et aux coûts par bénéficiaire dans le cas de projets ne générant pas de revenus. Cette étape permettra également au groupe ou à la communauté d'évaluer si le projet paraît faisable, s'ils sont susceptibles de générer les recettes prévues et d'assumer les dépenses nécessaires dès que le projet fonctionnera pleinement. Arrivé à ce stade, beaucoup de discussions au sein du groupe et même de compromis seront nécessaires, car la taille du projet et le nombre de ses activités devront souvent être repensés pour correspondre à la réalité.
Le processus d'évaluation ne retiendra pas tous les avant-projets. Cela ne veut pas dire que les idées rejetées doivent être immédiatement abandonnées. Changer le nombre ou l'envergure des activités peut permettre de rendre un projet viable; dans d'autres cas, il peut être nécessaire de repenser la nature des produits afin qu'elle corresponde mieux à la demande. Rappelez-vous cependant que «bricoler» les résultats afin qu'ils apparaissent positifs n'aide personne. L'un des rôles des techniciens locaux est d'aider les porteurs de projet à distinguer les idées de projet qui ont un sens et celles qui n'en ont pas. Si un projet semble ne pas avoir de sens, et si les promoteurs de projet insistent, c'est vraisemblablement qu'ils ont des raisons de soutenir leurs propositions qui ne sont pas apparues durant la préparation de l'avant-projet. Le groupe n'est pas toujours honnête avec les techniciens, ou bien il se peut simplement qu'il n'ait pas exprimé clairement les raisons pour lesquelles il souhaite réaliser le projet. Quoi qu'il en soit, c'est le travail du technicien d'essayer de comprendre ces raisons sous-jacentes et de les faire émerger, afin que l'avant-projet reflète au mieux la situation réelle.
Un autre problème peut apparaître lorsque plus d'une proposition semble viable et que le groupe n'a la possibilité de préparer et de soumettre pour financement qu'un seul projet détaillé. Sauf si les différences entre les avant-projets sont très importantes (par exemple si le coût d'investissement est remboursé en deux ans et demi dans un avant-projet et en quinze ans dans l'autre), le processus d'évaluation présenté ici n'est pas assez détaillé pour faire un choix entre différentes propositions. Lorsque les avant-projets viables incluent à la fois des projets générant et ne générant pas de revenus, le processus d'évaluation ne peut servir à faire un choix: ces deux types de projets ne sont tout simplement pas comparables. Si la production d'oeufs pour le marché local et la construction d'une structure de soins pour une communauté semblent toutes les deux présenter des chances de succès, un autre mode de sélection devient nécessaire. L'importance du plan de développement élaboré par la communauté devient alors évidente; si les objectifs et les priorités du groupe ont été sérieusement identifiés, ils constitueront une base pour choisir entre ces deux possibilités.
Dans la plupart des cas, l'avant-projet devra être approuvé à un niveau supérieur avant que la communauté ne bénéficie des ressources nécessaires à la formulation détaillée du projet (décrite dans le Module 3 de la méthodologie RuralInvest) ou, lorsque le projet est très petit, avant qu'il ne soit financé. Normalement, le technicien qui a travaillé avec les porteurs de projet devra présenter l'avant-projet au comité de financement ou au comité des projets de l'institution financière; il est toujours préférable que l'un des porteurs de projet puisse assister à la réunion, afin d'assurer une réelle participation de la communauté ou du groupe intéressé. Plus le processus d'approbation est rapide, plus il est facile de maintenir l'intérêt et l'engagement des porteurs de projets. Si le technicien ne peut revenir vers les promoteurs avec l'approbation permettant de passer au stade suivant qu'après un délai de plus de six mois, la proposition peut alors avoir été complètement oubliée, au détriment des préoccupations quotidiennes. Le travail du technicien pour mobiliser à nouveau le groupe, afin de démarrer le processus de préparation avec sa participation effective, sera alors beaucoup plus difficile.
