ANNEXE I: POINTS PRINCIPAUX DE LA PROCÉDURE DE
RETRAIT DU MARCHÉ D’UN PRODUIT

1. Sommaire - Retrait du marché d’un produit

Des éventuels retraits d’un produit devraient être rapidement notifiés à un responsable. Après avoir enquêté sur la situation, il doit avoir l’autorité pour attribuer une classification de retrait. Le cas échéant, il faudrait instaurer un comité de retrait.

Ce comité et son président devraient être rapidement convoqués quand une situation de classe I, II ou III se présente.

Toutes les informations reçues et les communications sur le retrait rendues publiques devraient être approuvées par le président du comité de retrait.

Le responsable de production devrait tenir sous contrôle une documentation complète et des échantillons. La communication est tellement décisive dans une situation de retrait que probablement, dans ses phases initiales, les membres du Comité de retrait devront se dédier à plein temps à cette situation critique. Une ligne ouverte vingt-quatre heures sue vingt-quatre pourrait être nécessaire pour le client et pour d’autres renseignements.

La conduite à suivre et les procédures de retrait devraient être réexaminées chaque année.

2. Définitions

Les définitions possibles pour la procédure de retrait d’un produit sont les suivantes:

Retrait de classe I - Grave situation de retrait d’émergence d’un produit qui pourrait avoir des conséquences immédiates ou à long terme sur la vie ou la santé des animaux aquatiques ou sur l’homme.

Retrait de classe II - Situation prioritaire où un produit pourrait représenter un danger potentiel pour la vie ou la santé humaine ou animale.

Retrait de classe III - Situation où un produit ne constitue pas une menace pour la santé mais peut avoir des implications graves et de grande portée sur la relation avec le client ou le public.

Retrait extérieur - Retrait d’un produit du marché où la distribution a été faite hors du contrôle de l’organisation du producteur alimentaire.

Retrait intérieur - Retrait du marché d’un produit ayant toujours été sous le contrôle direct du producteur.

Rétention - Opération par laquelle on empêche qu’un produit n’arrive sur le marché, ou qu’il ne soit encore produit ou expédié, lorsqu'il est prouvé que sa qualité ou son étiquetage ne sont pas conformes à la formule requise pour l'espèce à alimenter.

3. Procédures

Quand la possibilité d’un retrait devient évidente, le responsable de production et du contrôle de la qualité devraient en être informés immédiatement.

Le directeur de la garantie de qualité peut prendre la responsabilité d’évaluer immédiatement si la situation est de classe I, II, ou III ou de priorité inférieure, utilisant toutes les ressources disponibles dans l'entreprise. Il devra alors décider aussi vite que possible de la classification du retrait.

Si la décision prise concerne un retrait de classe I, II ou III, le directeur du contrôle de qualité devrait convoquer immédiatement le comité de retrait. Son président devrait alors coordonner toutes les activités de retrait, tout en tenant les membres du comité constamment informés de l'évolution de la situation. Une situation de niveau inférieur peut être gérée dans l’entreprise sans convoquer le comité de retrait.

Le comité de retrait devrait être composé de personnes expertes dans les domaines suivants:

• Médiation
• Production
• Vente
• Contrôle de qualité
• Relations publiques
• Législation
• Achat
• Nutrition

Le comité de retrait devrait décider de la procédure globale la plus rapide pour gérer le retrait. Puisque chaque situation est unique, les directives suivantes peuvent se révéler utiles:

• Déterminer les codes d’identification du produit suspect et les dates de sa production.
• Établir où se trouve actuellement la totalité du produit.
• Informer immédiatement tous les emplacements où le produit a été expédié. Envoyer un «arrêt de vente». Si le produit a été vendu au consommateur, contacter les vendeurs (distribution) et demander d’établir la liste de tous les consommateurs qui ont reçu le produit.
• Le comité de retrait devrait indiquer comment gérer les contacts en dehors de l'entreprise, tels que les consommateurs, les agents, les fournisseurs, les médias, etc.
• Décider s’il faut informer les médias. Si c’est le cas, c'est le département des relations publiques ou la personne chargée qui doit s’en occuper.
• Décider si les organismes gouvernementaux doivent être avertis immédiatement. Ils peuvent être utiles, mais ils peuvent compliquer la situation si les fonctionnaires pensent qu’il y a eu une tentative d’occultation.
• Il faudrait recueillir et conserver une documentation précise de ce qui a été produit, expédié et, plus tard, justifié et en fin arrangé. Pour s’assurer une protection légale, il serait également nécessaire de tenir une documentation sur les actions prises dans le cadre du retrait, ainsi que la date et l’heure auxquelles elles ont été accomplies.
• S’assurer que tous les échantillons pris sont correctement identifiés et conservés; les mettre dans le réfrigérateur si nécessaire, pour en éviter la dégradation. Si des analyses de ces échantillons sont requises, il faut les faire rapidement et conserver toujours des duplicata de chaque lot d’échantillons présenté à l'analyse.
• Communication. Tenir informés le Comité de retrait, l’administrateur de l'usine, tous les clients, et (si nécessaire) les médias, de façon à éviter des informations inexactes ou une mauvaise interprétation des faits.
• Il pourrait être nécessaire d’installer un numéro de téléphone actif 24 heures sur 24, pour répondre à toutes les questions des consommateurs.

4. Comité de retrait Nom Téléphone

Président : ______________________ ___________

Relations publiques : ________________________ ___________

Production : ________________________ ___________

Ventes (au détail) : ________________________ ___________

Contrôle de qualité : ________________________ ___________

Achat : ________________________ ___________

Législation : ________________________ ___________

Médiation : ________________________ ___________

Nutrition : ________________________ ___________

Contacts supplémentaires pour le retrait d’un produit :

Assurance : ________________________ N˚ téléphone ___________

Ligne 24 heures sur 24: Département national de l’agriculture

Les organismes gouvernementaux ne devraient être contactés que par le président du comité de retrait. Quand on informe une institution d’un retrait, il faut enregistrer la date et l’heure de la communication téléphonique et le nom du fonctionnaire avec lequel on a parlé.

5. Liste de contrôle facultative

Oui Non Commentaires

1. Le Comité de retrait a-t-il été activé? ____ ___ __________

2. Le produit suspect a-t-il été identifié? _____ ___ __________

3. La date et le code d’identification ont-ils été fixés? _____ ___ __________

4. Sait-on où le produit se trouve actuellement? _____ ____ __________

5. A-t-on avisé tous les emplacements intéressés? _____ ___ __________

6. Le produit a-t-il été envoyé au consommateur?

Dans ce cas, une liste des consommateurs

a-t-elle été faite? ___ ___ __________

7. Les consommateurs ont-ils été avisés ? ___ ___ __________

8. Si nécessaire, les médias ont-ils été contactés? ___ ___ __________

9. Les institutions ont-elles été averties?

Si non, pourquoi? ___ ___ __________

10. Possède-t-on les documents suivants?

• Documentation sur la production en lots ___ ___ __________
• Documentation sur l’expédition ___ ___ __________
• Documentation sur les ingrédients ___ ___ __________
• Documentation sur les aliments non ensachés ___ ___ __________
• Documentation sur la mise en sacs ___ ___ __________
• Documentation sur l’étiquetage ___ ___ __________
• Comptes rendus du Comité de retrait ___ ___ __________

11. A-t-on reçu, identifié correctement et

conservé des échantillons? ___ ___ __________

12. Ces échantillons sont-ils conservés en lieu sûr? ___ ___ __________

13. Des échantillons ont-ils été analysés pour découvrir

la source suspecte et/ou la cause de l’accident? ___ ___ __________

Quand on avise un client, un consommateur ou un distributeur, il est important de se rappeler de:

• Mettre en garde sans alarmer;
• Être franc et honnête; 
• Spécifier le numéro des lots en question (ID);
• Avoir un programme d’aliments de remplacement fonctionnant;
• Être préparé à répondre aux questions et aux plaintes;
• Documenter en détails toute conversation.