4.1 Principes généraux
4.2 Structure de l'administration
4.3 Description des emplois
4.4 Formation du personnel
4.5 Comportement professionnel
4.6 Personnel auxiliaire
4.7 Documentation pour le Programme d'AQ
Chaque tâche est exécutée par un employé qui: sait ce que l'on attend de lui; a été suffisamment formé; est actuellement compétent pour l'exécuter.
Le programme d'AQ comprendra des documents attestant ces points.
Un organigramme à jour indiquant la structure organisationnelle et la répartition des responsabilités du laboratoire est un élément important du programme d'assurance de la qualité et doit figurer dans le Manuel d'assurance de la qualité (voir annexe 4.1). Lorsque le laboratoire fait partie d'une organisation plus vaste, il peut également être souhaitable d'avoir un organigramme indiquant les liens entre l'administration et le personnel d'exécution qui régissent le contrôle de l'apport de travail nécessaire et la production de résultats du laboratoire, les attributions globales du laboratoire et les ressources disponibles pour ce faire (voir annexe 4.2).
Un laboratoire d'analyse des aliments comporte généralement deux grandes catégories de personnel technique: les analystes, qui effectuent les analyses proprement dites, et le personnel auxiliaire qui, après avoir reçu une formation appropriée et sous l'autorité des analystes, prépare les solutions, nettoie la verrerie et les instruments et pèse les prises d'essai.
Les analystes et le personnel auxiliaire doivent être conscients de l'importance de leurs fonctions et de la nécessité de signaler à leurs supérieurs hiérarchiques toute situation qui dépasse leurs compétences, leurs connaissances ou dont la maîtrise leur échappe. La description des fonctions et responsabilités de chaque poste du laboratoire doit faire partie du programme d'assurance de la qualité. L'organigramme et les descriptions des emplois doivent mettre en évidence les interactions qui entrent enjeu dans le système d'assurance de la qualité - il s'agit de savoir qui donne les instructions pour effectuer un travail et s'il a été ou non effectué convenablement. Cette "boucle d'information en retour" permet de garantir que d'éventuels problèmes sont immédiatement identifiés et qu'on y remédie et c'est là un élément important du programme d'AQ. Il peut être nécessaire de veiller soigneusement à ce que les descriptions d'emploi englobent des activités autres que les activités ordinaires (par exemple réparation de matériel, problèmes d'environnement).
La description de chaque emploi du laboratoire doit contenir au moins trois éléments. D'abord, un paragraphe liminaire décrivant brièvement les attributions, indiquant exactement où ce poste se situe dans l'ensemble de l'organigramme. Ensuite, la description détaillée de toutes les fonctions et responsabilités de l'analyste. Enfin, la description du degré de supervision générale du supérieur hiérarchique et le degré d'indépendance de l'analyste dans son travail.
Outre une formation et une expérience appropriées, l'analyste doit être physiquement apte à s'acquitter de ses fonctions. De nombreux postes de laboratoire nécessitent une aptitude à manipuler des flacons et autres verreries rapidement et sans danger, à faire fonctionner et à entretenir du matériel de laboratoire et à rester debout et/ou assis pendant des périodes prolongées.
Il faut tenir compte des qualités tant personnelles que professionnelles nécessaires pour un poste donné. Certains postes d'analyste nécessitent un travail d'équipe et, dans ces cas, l'analyste doit être en mesure de travailler en bonne intelligence avec ses collègues pour atteindre un objectif commun. D'autres postes d'analystes nécessitent un travail indépendant, et comportent peu ou pas de travail d'équipe.
La formation du personnel doit être une activité continue pour tous les grades de personnel et doit tenir compte des besoins à court et à long termes.
Le supérieur hiérarchique direct, qui connaît très bien la nature du poste et travaille quotidiennement avec l'analyste, doit avoir son mot à dire lors de la sélection finale de celui-ci.
La sélection du personnel est habituellement axée sur la recherche de la personne la plus appropriée (soit recrutée à l'extérieur, soit nommée de l'intérieur) pour un travail donné -et ensuite, à des fins d'assurance de la qualité, sur la démonstration et la documentation de leurs compétences. Cela n'a peut-être pas d'incidence importante au point de vue d'un complément de formation. Cependant, il y a aussi des considérations plus générales qu'il ne faut pas perdre de vue. Par exemple, il peut y avoir un employé prometteur dont la carrière et l'utilité à long terme pour le laboratoire seront meilleures s'il peut acquérir de nouvelles compétences et de l'expérience. Ou bien, pour garantir que l'on a une "réserve" suffisante de personnel expérimenté dans un domaine particulier, il peut être souhaitable d'affecter à tel ou tel poste une personne n'ayant pas une expérience directement pertinente. Dans ces cas, les besoins de formation peuvent être plus importants.
La formation doit donc être organisée pour atteindre des objectifs définis intéressant l'ensemble du laboratoire et, en tant que telle doit être confiée à un employé d'assez haut niveau. Les objectifs généraux de la formation peuvent être définis comme suit: veiller à ce que:
- pour chacune des techniques analytiques appropriées, le laboratoire ait une réserve suffisante d'analystes qualifiés;- les analystes mettent en pratique leurs compétences de recherche et perfectionnent leurs aptitudes à l'interprétation;
- chaque employé connaisse le but de son propre travail;
- chaque employé comprenne la nécessité d'appliquer les critères du programme d'AQ;
- les analystes produisent des données analytiques dont l'exactitude est connue, qui soient significatives et aident à réaliser les objectifs du laboratoire.
II faudra donner une formation à des méthodes analytiques particulières, généralement sur place, les institutions voisines n'ayant probablement pas d'activité identique. Il faut également veiller à ce que les analystes aient une connaissance fondamentale de la science sur laquelle reposent les procédés qu'ils utilisent. Ces connaissances devraient avoir été obtenues lors d'études universitaires, mais s'il y a des lacunes, elles doivent être identifiées et comblées par des cours de brève durée et des séminaires, par des lectures ou par une formation interne. Le niveau de formation le plus élevé correspond à l'interprétation des données. Cette formation sera probablement en grande partie organisée dans le laboratoire et relativement peu académique, car il se peut que l'on ne puisse la donner que lorsque des exemples particuliers se présentent.
Un employé nouvellement recruté doit bénéficier d'une mise au courant à propos de son nouveau cadre de travail. Les questions suivantes doivent être examinées: horaires, volume de travail, présentation aux collègues et au personnel administratif, emplacement de la bibliothèque, locaux où il peut prendre ses repas, congés, traitement, emplacement des laboratoires, enlèvement des déchets ou matières contaminées, programme de sécurité et tenue appropriée de laboratoire.
Après cette mise au courant, le nouvel analyste peut commencer un programme de formation scientifique. Un supérieur hiérarchique ou un analyste principal doit être chargé de la formation de l'analyste. Cette formation doit être directe, c'est-à-dire effectuée sans intermédiaire entre le formateur et l'analyste. La formation de l'analyste doit être donnée en plusieurs volets. Pendant le premier volet, il se familiarise avec tous les aspects du programme d'assurance de la qualité et en particulier le fonctionnement et l'entretien du matériel, la' documentation concernant la responsabilité des échantillons, la préparation des comptes rendus d'analyse, etc. Selon le degré et/ou la précision du programme d'assurance de la qualité, cette période de formation peut durer 2 à 4 semaines.
Le deuxième volet de la formation peut comporter l'étude des techniques générales d'analyse, une bonne pratique d'analyse à la "paillasse", l'utilisation du matériel et la préparation des solutions, étalons, etc. Il doit aussi comporter la familiarisation avec les procédures précises de tenue des livres du laboratoire, comptes rendus, registres, etc. Cette phase de formation peut demander jusqu'à deux semaines.
Le troisième volet est souvent plus long. Il concerne les techniques analytiques spécifiques utilisées au laboratoire. La familiarisation avec un bon usage de la spectrophotométrie, de la chromatographie en phase gazeuse, de la chromatographie en couche mince et de la chromatographie en phase liquide à haute résolution peut souvent être un élément essentiel de la formation à ce stade, mais la liste des techniques doit correspondre aux exigences du laboratoire.
En enseignant ces techniques d'analyse, le formateur doit non seulement faire la démonstration d'une technique, mais encore mentionner les précautions pratiques à prendre (par exemple éviter la formation d'une émulsion, les pertes issues de la concentration d'extraits jusqu'à l'état sec lorsque la mention "à faible volume" est spécifiée, ou mener certaines analyses en lumière diffuse), la nécessité d'analyser certains produits immédiatement, et les exigences concernant le stockage des échantillons avant l'analyse à une température donnée.
Lorsqu'il décrit une méthode, le formateur doit indiquer les précautions à prendre, et en souligner les limites. Par exemple, une méthode peut ne pas être applicable à l'analyse de tous les types d'aliments, ne pas être suffisamment précise ou avoir une sensibilité limitée.
Pendant toutes les phases de la période de formation, le formateur et le stagiaire doivent avoir des entretiens quotidiens. La période de formation doit démontrer les raisons et modalités de chaque étape de l'analyse. Si l'analyste ne pose pas de question pendant la période de formation, le formateur peut être amené à susciter une discussion en interrogeant l'analyste pour tester ses connaissances des divers éléments de la formation.
Le compte rendu de formation fournit les preuves documentaires que la mise au courant initiale a été effectuée, que l'intéressé s'est familiarisé avec les principes et concepts d'assurance de la qualité, qu'il a une compétence générale dans les techniques de laboratoire et les principales techniques instrumentales. En ce qui concerne les méthodes analytiques spécifiques, il doit indiquer la date à laquelle de bonnes prestations ont été démontrées (et à laquelle l'analyste a été autorisé à utiliser cette méthode) et celle à laquelle ces connaissances doivent être réexaminées, date qui dépendra de la complexité de l'analyse et du degré de compétence nécessaire. Avant d'être autorisé à utiliser la méthode pendant une nouvelle période, l'analyste sera invité à montrer que pendant la période d'utilisation autorisée, il a appliqué la méthode avec succès à un certain nombre minimal d'échantillons. S'il s'avère que l'analyste n'a pas effectué ce nombre minimal d'analyses, l'autorisation n'est pas renouvelée tant que sa compétence n'a pas été de nouveau démontrée sous supervision. Si la méthode a beaucoup évolué depuis la première autorisation, il faudra consigner par écrit la mise à jour de la formation. Cette documentation donne la garantie que les données analytiques ne sont produites que par des analystes qui sont compétents pendant la période considérée pour la méthode analytique en question.
La formation doit également être consignée dans les comptes rendus des utilisateurs autorisés pour chaque instrument. Cette documentation donne la garantie que les données analytiques sont produites seulement par des analystes connaissant les instruments en question pendant la période considérée. Un avantage opérationnel important est qu'elle fournit aussi à l'administration des informations à jour sur les personnes qui sont effectivement compétentes pour effectuer des travaux supplémentaires imprévus au cas où ils se présenteraient.
L'examen du comportement professionnel, de la formation reçue et de celle dont a besoin chaque employé peut être effectué de manière planifiée et des procédures en la matière doivent être incorporées dans le Manuel d'AQ. Chaque analyste et son directeur de secteur doivent examiner la situation; le responsable de la formation du personnel devra aussi participer au processus, mais pas nécessairement à la même occasion. Des examens devraient être organisés au moins chaque année, mais probablement à intervalle de 6 mois, voire de 3 mois, pendant les premières étapes de la formation. Il faudrait faire en sorte que les examens ne soient pas perçus comme négatifs ou menaçants par l'analyste. L'évaluation n'est pas uniquement destinée à tester les connaissances de l'analyste, elle doit aussi servir à établir les besoins à court et à long termes en matière de formation, donner à l'analyste la possibilité unique d'exposer divers problèmes liés à son travail, permettre au superviseur de reconnaître, louer et documenter le rendement suffisant de l'analyste et fournir à l'un et à l'autre l'occasion de proposer des améliorations.
La gestion et la formation du personnel auxiliaire doivent être fondées sur les mêmes principes, à savoir qu'il ne faut leur confier que les tâches pour lesquelles ils ont reçu des instructions précises et ont fait la preuve qu'ils sont compétents pendant la période considérée. Un nettoyage de la verrerie laissant à désirer ou la mauvaise utilisation d'une balance peuvent compromettre les résultats d'une analyse aussi sûrement qu'une mauvaise technique analytique - et peuvent être plus difficiles à identifier du fait de leur impact intermittent sur la qualité. Les procédures de mise en oeuvre et de compte rendu de formation du personnel auxiliaire peuvent être moins poussées que celles concernant les analystes - mais elles ne doivent pas être moins rigoureuses.
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1. |
Structure administrative d'un laboratoire |
Annexe 4.1 |
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2. |
Organigramme indiquant les relations avec l'organisation mère et les clients, ainsi que les autres partenaires |
Annexe 4.2 |
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3. |
Description de chaque poste |
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4. |
Compte rendu de formation pour chaque employé indiquant: |
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- la mise au courant initiale; |
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- les cours suivis à l'extérieur (avec tous les résultats); |
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- les techniques générales de laboratoire, la tenue des registres, les principes d'AQ; |
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- la compétence en matière d'instruments, y compris les dates de revalidation (voir aussi chapitre 6, section 6.3); |
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- la compétence concernant les méthodes d'analyse, et les dates de revalidation (voir aussi chapitre 7, section 7.5.3). |
