ObjectifAider les formateurs stagiaires à identifier les éléments essentiels pour «faire passer le message» et à se familiariser avec ceux-ci pour devenir un bon communicateur oral. Méthodes d'instruction suggérées
Supports
Durée
Contenu
Suggestions de présentationLe formateur doit préparer la présentation de ce module avec beaucoup d'attention. La présentation doit commencer par une discussion basée sur une série de questions bien préparées par le formateur, par exemple:
Il est important que les stagiaires identifient les caractéristiques et les conceptualisent eux mêmes. Au fur et à mesure que chaque caractéristique est identifiée, elle est discutée en détail. Le formateur peut projeter des transparents montrant les éléments d'une communication efficace afin de les renforcer dans la mémoire des stagiaires, mais seulement après qu'ils aient été identifiés par ces derniers. ExerciceDemander à chaque stagiaire de faire une présentation improvisée de trois à quatre minutes. Les exemples suivants peuvent faire l'objet de sujets de présentation:
En faisant cette présentation, le stagiaire devra tenir compte des éléments essentiels pour transmettre efficacement un message. Des informations écrites pourront être fournies aux stagiaires pour les aider à préparer leurs courtes présentations. En voici un exemple:
But de la leçonLes participants doivent se familiariser avec les éléments essentiels d'une communication orale efficace. |
En tant que formateur, une grande partie de votre efficacité est mesurée à travers votre capacité à parler clairement, et avec conviction, pour faire passer votre message.
Les formateurs sont appelés à être hautement qualifiés pour présenter des idées, donner des directives et expliquer des procédures. En fait, pour être un bon formateur, il faut en particulier être un bon communicateur.
L'information que vous donnez en tant que formateur est souvent cruciale pour les gens que vous formez et pour les travaux de l'organisation en général. La façon d'expliquer les procédures ou de donner des directives peut être discriminante pour des employés faisant le travail en toute sécurité ou bien sans aucune sécurité, efficacement ou non, correctement ou non.
La façon dont vous présentez, même la plus brillante des idées, peut faire que l'on vous écoute ou non. La façon dont vous interprétez et transmettez l'information concernant la stratégie de l'institution, ses buts, ses valeurs et procédures, a une grande influence sur la façon dont votre personnel ou vos subordonnés développent leurs perceptions et leurs engagements envers l'organisation.
Communiquer clairement - «faire passer votre message» - n'est pas une habilité héritée; ce n'est pas inné. C'est une compétence qui s'acquiert et se développe à travers la planification et la pratique.
Établir l'objet et les points essentiels de votre message
Cela encourage les receveurs (auditeurs) à se concentrer sur votre information et à être plus réceptifs. Ils ne seront pas distraits en essayant de deviner où vous voulez en venir, mais seront plutôt préparés mentalement à vous suivre tout au long du développement de votre discussion.
Énoncer le point essentiel de votre message dès le début attire l'attention du public et l'aide à se rappeler la partie la plus importante.
Des phrases d'introduction comme celles qui suivent aident à clarifier vos intentions dès le début.
Une fois le point essentiel présenté, il peut être mis en exergue avec des expressions comme:
Vos explications, instructions ou idées sont plus attrayantes quand elles sont appuyées par des faits et des observations clairs. Votre objectif est de gagner le respect et la confiance de vos auditeurs et de leur permettre d'avoir une idée sur les détails du message que vous communiquez.
Les lignes directrices suivantes vont permettre une transmission plus claire de votre message.
Vous devez savoir si vous avez fait passer votre message. Cela peut vous aider à cerner des points de vue de vos auditeurs qui ne vous étaient pas apparus évidents ou des malentendus qui doivent être résolus au plus vite. Souvent, qui plus est, la vérification fait que les auditeurs se sentent impliqués: ils sont consultés, leurs réponses peuvent vous éclairer sur certains problèmes que vous n'aviez pas vus auparavant.
Les questions sont la meilleure façon de vérifier. Par exemple:
Il est important que vos stagiaires vous perçoivent comme une personne honnête envers eux. Une bonne illustration de cette qualité d'ouverture se reflète dans la manière dont vous répondez aux questions sur vos propos, vos instructions et opinions.
Les auditeurs questionnent les orateurs car ils n'ont pas reçu (pas compris) le message, ou bien parce que celui ci n'est pas clair ou que les détails sont vagues. Généralement, ils ont confiance en l'orateur en tant que personne, mais ils aspirent seulement à plus de clarification.
En répondant à une question, assurez-vous de l'avoir bien comprise. Si ce n'est pas le cas, demandez à celui qui l'a posée de répéter sa question. Si vous ne la comprenez toujours pas, commencez vous-même par poser des questions à la personne qui vous a questionné.
Parfois vous pouvez avoir compris la question mais vous sentez que ce n'est pas le cas d'autres auditeurs. Formulez alors de nouveau la question à votre manière, mais assurez-vous que votre version est correcte en demandant confirmation à la personne qui l'a posée.
Ne jamais se moquer de quelqu'un qui a mal interprêté le sens de votre message. Accordez peu d'importance à ce manque de compréhension, et répétez le message afin de l'aider à mieux comprendre. Vous pourriez introduire votre message de la façon suivante:
Vos auditeurs ne vont probablement pas être capables de se rappeler de tout ce que vous avez dit, notamment si vous avez présenté plusieurs idées. Une répétition courte et simple de l'essentiel du ou des messages aidera les auditeurs à se rappeler et à s'impliquer.
La nervosité, l'oubli et la perte du fil conducteur
À un moment ou un autre, tous les formateurs (transmetteurs) rencontrent ces problèmes. Deux façons de prévenir ces difficultés:
Les orateurs qui maîtrisent leurs sujets ne souffrent que rarement, voire jamais, de cette grave interférence.
Ne soyez jamais sur la défensive lorsqu'un stagiaire vous pose des questions ou fait une remarque qui vous semble être une critique ou une attaque contre vous. En tant que formateur et communicateur, vous devez garder votre objectivité. Être sur la défensive ou être subjectif montre rapidement aux auditeurs que vous n'êtes pas sûr de vous-même ou de ce que vous dites. Ils peuvent donc penser que vous n'êtes pas sûr de vous et cela peut entraîner une perte de crédibilité.
Prenez les critiques ou les questions comme une forme de réaction. L'information qui y est contenue peut vous révéler si vous êtes sur le bon chemin ou non. Quelle que soit la difficulté, comportez vous avec courtoisie et diplomatie, en utilisant des réponses telles que:
